Υποστήριξη & Επέκταση του Dynamics 365 Business Central στην COST

Η COST | European Cooperation in Science and Technology διαχειρίζεται δίκτυα χρηματοδότησης σε όλη την Ευρώπη. Καθώς η πανευρωπαϊκή τους δραστηριότητα επεκτάθηκε, το χρηματοοικονομικό και προμηθευτικό τοπίο αυξήθηκε σε πολυπλοκότητα: πολλαπλά καθεστώτα ΦΠΑ, τραπεζικές σχέσεις σε πολλές χώρες και αποκεντρωμένες αγορές για χρηματοδοτούμενα έργα. Η COST διέθετε ένα υπάρχον περιβάλλον Dynamics NAV/Business Central, αλλά απαιτούσε στοχευμένη επιχειρησιακή υποστήριξη, αυτοματοποίηση φόρων και αυστηρότερο χειρισμό τραπεζών για να αναπτυχθεί χωρίς αύξηση προσωπικού.

Η Awara IT προσλήφθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης και υποστήριξης για να σταθεροποιήσει το περιβάλλον του Business Central, να εφαρμόσει τη διαχείριση ευρωπαϊκών φορολογικών συντελεστών και να εξορθολογίσει τις διαδικασίες αγορών, αποθεμάτων και τραπεζικών συναλλαγών. Η συνεργασία παρείχε συνεχή υποστήριξη και στοχευμένες λειτουργικές επεκτάσεις που μείωσαν τις χειροκίνητες φορολογικές προσαρμογές, βελτίωσαν τον τραπεζικό συμφωνισμό στο τέλος του μήνα και τυποποίησαν τις ροές εργασίας προμηθειών για τις δραστηριότητες χρηματοδότησης της COST σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

COST | European Cooperation in Science and Technology είναι ένας οργανισμός χρηματοδότησης με έδρα το Βέλγιο, που συντονίζει δίκτυα έρευνας και καινοτομίας σε όλη την Ευρώπη. Ο οργανισμός λειτουργεί ως οντότητα επαγγελματικών υπηρεσιών που υποστηρίζει δεκάδες διακρατικά έργα και απαιτεί κεντρικό οικονομικό έλεγχο με συμμόρφωση σε πολλαπλές δικαιοδοσίες.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η COST λειτουργούσε μια έκδοση Business Central που κληρονομήθηκε από προηγούμενες αναπτύξεις NAV, αλλά στερούνταν ενός βιώσιμου μοντέλου υποστήριξης και των λειτουργικών επεκτάσεων που απαιτούνταν για πανευρωπαϊκές λειτουργίες. Βασικά σημεία προβληματισμού ήταν οι συχνές χειροκίνητες προσαρμογές του ΦΠΑ σε διασυνοριακές συναλλαγές, οι διαφορετικές διαδικασίες χειρισμού τραπεζών σε όλες τις δικαιοδοσίες και οι μεγάλοι κύκλοι αγοράς-πληρωμής που οφείλονταν σε χειροκίνητες εντολές αγοράς και εξαιρέσεις αντιστοίχισης τριών σημείων.

Η ομάδα χρηματοοικονομικών δαπανούσε σημαντικό χρόνο διορθώνοντας φορολογικούς κωδικούς, συμφιλιώνοντας τραπεζικά αντίγραφα από πολλές χώρες και επιλύοντας διαφορές αποθεμάτων για προμήθειες έργων. Αυτά τα ζητήματα αύξησαν τον χρόνο κλεισίματος του μήνα, δημιούργησαν κίνδυνο ελέγχου για την αναφορά ΦΠΑ και μείωσαν την ικανότητα της ομάδας χρηματοοικονομικών να επικεντρωθεί στις αποφάσεις χρηματοδότησης προγραμμάτων. Η COST προσέλαβε την Awara IT για να παρέχει τόσο βραχυπρόθεσμη σταθεροποίηση όσο και μεσοπρόθεσμη αυτοματοποίηση διαδικασιών, διασφαλίζοντας παράλληλα τη συμμόρφωση με τις ευρωπαϊκές απαιτήσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης και προστασίας δεδομένων.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η COST επέλεξε το Dynamics 365 Business Central ως την πλατφόρμα στόχο επειδή ο οργανισμός ήδη λειτουργούσε Dynamics NAV/BC και χρειαζόταν μια λύση που να υποστηρίζει χρηματοοικονομικές λειτουργίες πολλαπλών εταιρειών, πολλαπλών νομισμάτων και πολλαπλών δικαιοδοσιών. Το Business Central προσφέρει εγγενείς δυνατότητες για βασικά χρηματοοικονομικά στοιχεία, ευέλικτη διαμόρφωση φόρων και επεκτασιμότητα για ενσωμάτωση με ευρωπαϊκά πρότυπα ηλεκτρονικής τιμολόγησης όπως το Peppol, τα οποία ήταν απαραίτητες απαιτήσεις για τις λειτουργίες της COST σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ.

Ένας άλλος αποφασιστικός παράγοντας ήταν η ευθυγράμμιση με το οικοσύστημα της Microsoft της COST — Microsoft 365 για διαχείριση εγγράφων και Azure Active Directory για ταυτότητα — επιτρέποντας ένα ενιαίο μοντέλο ασφάλειας και συνεργασίας. Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης για την εμπειρία της στην μετεγκατάσταση περιβαλλόντων NAV/BC, την εφαρμογή της αυτοματοποίησης ΦΠΑ σε όλη την Ευρώπη και την παροχή υπηρεσιών υποστήριξης που συνδυάζουν λειτουργική εμπειρογνωμοσύνη με ασφαλείς πρακτικές ενσωμάτωσης.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Καθολικό & Βασικά Χρηματοοικονομικά
• Λογαριασμοί Πληρωτέοι & Λογαριασμοί Εισπρακτέοι
• Διαχείριση ΦΠΑ / Φορολογικών Συντελεστών (ΕΕ πολλαπλών δικαιοδοσιών)
• Διαχείριση & Συμφωνία Τραπεζικών Λογαριασμών
• Purchase-to-Pay (Αγορές και Εγκρίσεις)
• Διαχείριση αποθεμάτων και αποθήκης
• Λογιστική Έργων για επιχορηγήσεις έρευνας
• Διαμόρφωση συμμόρφωσης και ασφάλειας (πρόσβαση βάσει ρόλων, διαδρομές ελέγχου)

Ενσωματώσεις

• Peppol e‑invoicing gateway για ηλεκτρονικές τιμολογήσεις στην ΕΕ
• Διεπαφές τραπεζών πολλαπλών χωρών (ασφαλής ανταλλαγή αρχείων και συνδέσεις API)
• Microsoft 365 (SharePoint/Teams) για αποθήκευση εγγράφων και εγκρίσεις
• Azure Active Directory για έλεγχο ταυτότητας και SSO
• Power BI για ενοποιημένη χρηματοοικονομική αναφορά και αναφορά έργων
• Παρακολούθηση και καταγραφή αιτημάτων της Awara IT για διαχειριζόμενη υποστήριξη

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η συνεργασία περιλάμβανε τη διαμόρφωση των κανόνων ΦΠΑ της ΕΕ και ενός κεντρικού πίνακα φόρων για τη διαχείριση μεταβλητών συντελεστών ΦΠΑ και σεναρίων αντίστροφης χρέωσης μεταξύ των κρατών μελών. Η Awara IT εφάρμοσε την ενσωμάτωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης Peppol για να καλύψει τις απαιτήσεις υποβολής διασυνοριακών τιμολογίων και να μειώσει τον χειροκίνητο χειρισμό των τιμολογίων.

Η προστασία δεδομένων και η τοπική συμμόρφωση αντιμετωπίστηκαν με την επιβολή πρόσβασης βάσει ρόλων, διαδρομών ελέγχου και ασφαλούς ελέγχου ταυτότητας Azure AD, ευθυγραμμίζοντας τις λειτουργίες του Business Central με τις υποχρεώσεις του GDPR. Τα πακέτα αναφοράς διαμορφώθηκαν για να υποστηρίζουν τις φορολογικές αρχές του Βελγίου και να παράγουν αναφορές ΦΠΑ έτοιμες για έλεγχο για υποβολές σε πολλαπλές δικαιοδοσίες.

Επιχειρηματική αξία

Η συνεργασία με την Awara IT σταθεροποίησε το περιβάλλον του Business Central της COST και παρείχε στοχευμένη αυτοματοποίηση που μείωσε τις χειροκίνητες φορολογικές διορθώσεις και συντόμευσε τους κύκλους συμφωνίας και προμηθειών. Με την κεντρική διαχείριση φορολογικών συντελεστών και την ενσωμάτωση του Peppol e‑invoicing, η COST μείωσε την έκθεση σε λάθη ΦΠΑ και βελτίωσε την επικαιρότητα της επεξεργασίας τιμολογίων — οφέλη που υποστηρίζουν άμεσα την ακριβή λογιστική επιχορηγήσεων και την ετοιμότητα ελέγχου.

Ο κεντρικός χειρισμός τραπεζικών συναλλαγών και οι αυτοματοποιημένες εισαγωγές συντόμευσαν το κλείσιμο του μήνα και απελευθέρωσαν την οικονομική ικανότητα για ανάλυση χρηματοδότησης προγραμμάτων. Οι τυποποιημένες αγορές και η βελτιωμένη ακρίβεια αποθεμάτων μείωσαν τις καθυστερήσεις έργων και τις εξαιρέσεις προμηθειών. Οι συνδυασμένες βελτιώσεις μείωσαν τον λειτουργικό κίνδυνο, βελτίωσαν τη συμμόρφωση σε όλες τις δικαιοδοσίες της ΕΕ και παρείχαν ένα βιώσιμο μοντέλο υποστήριξης για την κλιμάκωση των δραστηριοτήτων χρηματοδότησης της COST χωρίς αναλογικές αυξήσεις προσωπικού.