Υλοποίηση Dynamics 365 NAV για την YE International

Η YE International, ένας διαδικτυακός λιανοπωλητής ηλεκτρονικών ειδών, IT και αξεσουάρ LAN στη Λετονία, χρειαζόταν ένα επεκτάσιμο ERP για να ενοποιήσει τις πωλήσεις, τα logistics και τις λειτουργίες αποθήκης και να βοηθήσει το προσωπικό να διαχειριστεί έναν μεγάλο και αυξανόμενο κατάλογο προϊόντων. Η Awara IT υλοποίησε ένα Dynamics 365 NAV στο Azure που συνέδεσε τα κανάλια παραγγελιών, αυτοματοποίησε τη δημιουργία πλέγματος προϊόντων και τιμών και παρείχε πρόσβαση σε επιχειρησιακά δεδομένα βάσει ρόλων για ταχύτερη λήψη αποφάσεων.

Το έργο επικεντρώθηκε στη μείωση της μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων, στη βελτίωση της ακρίβειας του αποθέματος και στη συντόμευση των κύκλων παραγγελίας προς παράδοση, ενώ ενσωματώθηκε με το Office 365 και Power BI για επιχειρησιακές αναφορές. Εντός του χρονοδιαγράμματος του έργου, η YE International πέτυχε μετρήσιμες μειώσεις στον χρόνο επεξεργασίας παραγγελιών και στα λάθη συλλογής, ενώ απέκτησε σχεδόν σε πραγματικό χρόνο ορατότητα αποθέματος σε όλες τις αποθήκες της.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η YE International είναι ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με έδρα τη Λετονία, που ειδικεύεται στα ηλεκτρονικά είδη ευρείας κατανάλωσης, τον εξοπλισμό IT και τα αξεσουάρ LAN, εξυπηρετώντας πελάτες B2C και μικρούς B2B σε ολόκληρη τη Λετονία και τις γειτονικές αγορές της Δυτικής Ευρώπης.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η YE International διαχειριζόταν μεγάλο αριθμό SKU και συχνές ενημερώσεις τιμών σε πολλά κανάλια πωλήσεων. Τα πλέγματα προϊόντων και τιμών δημιουργούνταν χειροκίνητα, γεγονός που κατανάλωνε σημαντικό χρόνο προσωπικού και εισήγαγε ασυνέπειες. Ο πελάτης αντιμετώπιζε επίσης κατακερματισμένες διαδικασίες σε συστήματα πωλήσεων, αποθήκης και logistics που οδηγούσαν σε ανακρίβειες αποθέματος, καθυστερημένες αποστολές και περιορισμένες επιχειρησιακές αναφορές.

Οι εργαζόμενοι δυσκολεύονταν να εργαστούν αποτελεσματικά με μεγάλους όγκους δεδομένων: η επεξεργασία παραγγελιών απαιτούσε πολλαπλές χειροκίνητες συμφωνίες, το προσωπικό αποθήκης στερούνταν αξιόπιστων λιστών συλλογής και ροών σάρωσης, και τα οικονομικά χρειάζονταν ενοποιημένα, ελεγχόμενα συναλλακτικά δεδομένα για αναφορές ΦΠΑ. Ο πελάτης ζήτησε ένα ενιαίο σύστημα που να καλύπτει τις διαδικασίες πωλήσεων, logistics και αποθήκης και να καθιστούσε τους εργαζόμενους παραγωγικούς με μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Dynamics 365 NAV επιλέχθηκε καθώς ταίριαζε με το προφίλ λιανικής μεσαίας αγοράς της YE International: ενσωματωμένες ενότητες για διαχείριση πωλήσεων, αποθέματος και αποθήκης, απλή ενσωμάτωση με το Azure και το Office 365, και μια επεκτάσιμη πλατφόρμα για την αυτοματοποίηση τιμολόγησης και καταλόγου προϊόντων. Η πλατφόρμα NAV υποστήριζε επίσης την υπάρχουσα στοίβα Microsoft του πελάτη, μειώνοντας τον κίνδυνο ενσωμάτωσης και επιταχύνοντας την ανάπτυξη.

Η Awara IT πρότεινε το Dynamics 365 NAV για την παροχή τυποποιημένων διαδικασιών order-to-cash και purchase-to-pay, αυτοματοποιημένη δημιουργία πλέγματος προϊόντων/τιμολόγησης και ενσωματωμένη επεκτασιμότητα για σάρωση γραμμωτού κώδικα και ενσωματώσεις αποστολών. Η επιλογή έδωσε προτεραιότητα σε γρήγορο χρόνο προς αξία, ισχυρούς ελέγχους αποθέματος λιανικής και συμβατότητα με το Power BI για επιχειρησιακές αναφορές.

Υλοποιημένες ενότητες

• Διαχείριση Παραγγελιών Πωλήσεων
• Διαχείριση Αποθέματος & Αποθήκης (θέσεις αποθήκευσης, συλλογή & παραλαβή)
• Αγορές & Διαχείριση Προμηθευτών
• Pricing & Discount Management (αυτοματοποιημένη δημιουργία πινάκων τιμών)
• Finance & General Ledger (καταχώρηση έτοιμη για ΦΠΑ)
• Reporting & Analytics (ενσωμάτωση Power BI)
• Ασφάλεια βάσει ρόλων και εξατομίκευση χρήστη

Ενσωματώσεις

• Πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου (κατάλογος ηλεκτρονικού καταστήματος και εισαγωγή παραγγελιών)
• Πύλη πληρωμών (συμφωνία ηλεκτρονικών πληρωμών)
• Μεταφορείς (αναζήτηση τιμών και ενημερώσεις παρακολούθησης)
• Σαρωτές γραμμωτού κώδικα και κινητά τερματικά αποθήκης
• Βάση δεδομένων SQL Dynamics NAV φιλοξενούμενη στο Azure
• Office 365 (έλεγχος ταυτότητας χρήστη, ενσωμάτωση Outlook)
• Power BI (πίνακες εργαλείων λειτουργίας και αναφορές αυτοεξυπηρέτησης)

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε τοπική προσαρμογή στη Λετονία για τη διαχείριση ΦΠΑ, τη μορφοποίηση τιμολογίων και τις υποχρεωτικές αναφορές που απαιτούνται από την Κρατική Υπηρεσία Εσόδων. Οι ρυθμίσεις λογιστικού σχεδίου και καταχώρησης ΦΠΑ διαμορφώθηκαν ώστε να πληρούν τους λετονικούς φορολογικούς κανόνες και τους κύκλους αναφοράς. Οι διεπαφές χρήστη και τα εκτυπωμένα έγγραφα παραδόθηκαν στα λετονικά και τα αγγλικά για να υποστηρίξουν τόσο το τοπικό προσωπικό όσο και τις διασυνοριακές λειτουργίες.

Επιχειρηματική αξία

Με την ενοποίηση των πωλήσεων, της αποθήκης και των οικονομικών στο Dynamics 365 NAV, η YE International μείωσε τη χειρωνακτική εργασία και εξάλειψε τα κενά συμφωνίας μεταξύ καναλιών και αποθηκών. Η αυτοματοποίηση των πλεγμάτων προϊόντων και τιμών μείωσε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και βελτίωσε τη συνέπεια των τιμών σε όλα τα κανάλια πωλήσεων. Η τυποποίηση των διαδικασιών αποθήκης με σάρωση γραμμωτού κώδικα και βελτιστοποιημένες λίστες συλλογής μείωσε τους χρόνους εκπλήρωσης και τους ρυθμούς σφαλμάτων.

Τα οικονομικά και οι λειτουργίες απέκτησαν έγκαιρα, ελεγχόμενα δεδομένα για αναφορές ΦΠΑ και διαχείριση μετρητών. Οι πίνακες εργαλείων Power BI παρείχαν στους διαχειριστές την επιχειρησιακή ορατότητα που απαιτείται για την προσαρμογή των επιπέδων αποθέματος και των προωθητικών τιμών γρήγορα, υποστηρίζοντας καλύτερο έλεγχο του κεφαλαίου κίνησης και βελτιωμένους χρόνους εκπλήρωσης των παραγγελιών των πελατών.