Η HAYS αναβαθμίζει σε Dynamics 365 NAV με την Awara IT

Η HAYS, μια παγκόσμια εταιρεία στελέχωσης που δραστηριοποιείται σε 33 χώρες και με περισσότερους από 9.000 υπαλλήλους, βασιζόταν στο Microsoft Dynamics NAV 2009 σε μέρη των εγκαταστάσεών της, ενώ οι ρυθμιστικές και φορολογικές αλλαγές επιταχύνονταν στις διευθύνσεις της στις ΗΠΑ. Η παλαιότερη πλατφόρμα NAV 2009 ήταν μη υποστηριζόμενη και όλο και πιο δαπανηρή στη συντήρηση. Η HAYS ανέθεσε στην Awara IT να ενοποιήσει, να αναβαθμίσει και να επεκτείνει τις ροές πληροφοριών χρηματοοικονομικών, πωλήσεων και HR στο Microsoft Dynamics 365 NAV.

Η Awara IT προσέφερε μια στοχευμένη στρατηγική μετεγκατάστασης, προσαρμοσμένες αναπτύξεις για φορολογικές και αναφορικές απαιτήσεις, καθώς και ενσωματώσεις με τα οικοσυστήματα CRM και payroll της HAYS. Το έργο μείωσε τον κίνδυνο συμμόρφωσης, συντόμευσε τους κύκλους τέλους του μήνα και βελτίωσε την ενοποιημένη αναφορά — παρέχοντας στην HAYS ΗΠΑ μια υποστηριζόμενη, επεκτάσιμη πλατφόρμα Dynamics 365 ως βάση για μελλοντική αυτοματοποίηση με Power Platform και παγκόσμια τυποποίηση.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

HAYS is a global recruitment company (Professional Services) with 9,000+ staff operating from 252 offices in 33 countries. This case focuses on the United States operations, where HAYS required a supported, compliant finance and CRM platform to replace legacy Dynamics NAV 2009 instances.

Επιχειρηματική πρόκληση

Ο κύριος λόγος ήταν ότι το Microsoft Dynamics NAV 2009 δεν υποστηρίζεται πλέον από τη Microsoft, αφήνοντας την HAYS εκτεθειμένη σε κινδύνους ασφάλειας, συμμόρφωσης και συντήρησης. Ταυτόχρονα, πολλαπλές φορολογικές λογιστικές αλλαγές σε επίπεδο πολιτείας και νέες απαιτήσεις αναφοράς αύξησαν τον όγκο των χειροκίνητων προσαρμογών, των ειδικών λογιστικών εγγραφών και των ειδικών αναφορών που απαιτούνταν από τις οικονομικές ομάδες.

Η HAYS αντιμετώπιζε κατακερματισμένα οικονομικά δεδομένα μεταξύ των διευθύνσεων, αργή ενοποίηση στο τέλος του μήνα και ένα αυξανόμενο ανεκτέλεστο ειδικών αναφορών και τροποποιήσεων. Η ομάδα IT στερούνταν μιας τυποποιημένης διαδρομής αναβάθμισης που θα διατηρούσε τα ιστορικά δεδομένα ενώ θα επέτρεπε τη νέα φορολογική λογική, τις αναφορές 1099/παρακρατήσεων και τις ενσωματώσεις με σύγχρονες πλατφόρμες της Microsoft. Η απαίτηση ήταν για έναν συνεργάτη που θα μπορούσε να μεταφέρει, να επανεφαρμόσει την επιχειρηματική λογική και να προσφέρει συντηρήσιμες επεκτάσεις και αναφορές χωρίς να διαταράξει τις λειτουργίες στελέχωσης.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η HAYS επέλεξε το Dynamics 365 NAV επειδή παρέχει την πιο απλή διαδρομή αναβάθμισης από το NAV 2009 εντός του οικοσυστήματος της Microsoft, ενώ προσφέρει σύγχρονες δυνατότητες χρηματοοικονομικών, πωλήσεων και επεκτασιμότητας. Το Dynamics 365 NAV (προέλευση Business Central) υποστηρίζει τις απαιτούμενες ροές εργασιών GL/AP/AR, την ενοποίηση πολλαπλών οντοτήτων και τις τοπικές φορολογικές διαμορφώσεις που απαιτούνται για τις δραστηριότητες στις ΗΠΑ, και ενσωματώνεται εγγενώς με το Microsoft 365 και την Power Platform.

Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης λόγω της εμπειρίας της στη μετεγκατάσταση πελατών NAV σε λύσεις Dynamics 365 και την παροχή ελεγχόμενων αναβαθμίσεων χαμηλού κινδύνου. Τα κριτήρια επιλογής έθεσαν ως προτεραιότητα τη συνέχεια των επιχειρηματικών διαδικασιών, τις συντηρήσιμες προσαρμογές με χρήση πλαισίων επέκτασης, την εύρωστη αναφορά (Power BI) και τις ασφαλείς ενσωματώσεις με payroll, ATS και τραπεζικές ροές.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Καθολικό, Λογαριασμοί Πληρωτέοι, Λογαριασμοί Εισπρακτέοι
• Διαχείριση Μετρητών και Συμφωνία Τραπεζών
• Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία και Αποσβέσεις
• Intercompany and Multi-entity Consolidation
• Sales module with CRM integration for recruitment operations
• HR interface and payroll integration points
• Reporting & Analytics (Power BI datasets and operational reports)
• Localization and tax extensions (state withholding, 1099 support)
• Approval workflows and automated journal templates

Ενσωματώσεις

• Μεταφορά και ETL από την παλαιότερη έκδοση Dynamics NAV 2009
• Ενοποίηση παρόχου μισθοδοσίας (ασφαλής ανταλλαγή αρχείων/API)
• Ενοποίηση Applicant Tracking System (ATS) για παρακολούθηση εσόδων/καναλιών
• Microsoft 365 (Outlook, Teams) και Azure AD SSO
• Power BI και Power Automate για αναφορές και αυτοματοποίηση διαδικασιών
• Παροχές τραπεζικών μεταφορών και ενοποίηση πύλης πληρωμών
• Φορολογική μηχανή τρίτου μέρους για υπολογισμούς παρακρατήσεων πολιτείας

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Awara IT implemented US-specific localization across the Dynamics 365 NAV deployment: state withholding and multi-state tax logic, 1099 reporting structures, and GAAP-aligned posting profiles. The solution included statutory report templates, audit trails for tax adjustments and configurable posting logic to accommodate state-driven tax changes.

As part of the migration, Awara IT provided financial consulting to harmonize chart of accounts and intercompany rules, ensuring consolidated reporting met US statutory and internal governance requirements. All deliverables included documentation to support external auditors and in-country tax advisors.

Επιχειρηματική αξία

Η αναβάθμιση σε Dynamics 365 NAV μείωσε τους κινδύνους συμμόρφωσης και λειτουργίας μεταφέροντας την HAYS ΗΠΑ από μια μη υποστηριζόμενη πλατφόρμα και ενσωματώνοντας την ειδική λογική φορολογίας ανά πολιτεία σε συντηρήσιμες επεκτάσεις. Το ταχύτερο κλείσιμο του μήνα και οι ενοποιημένες αναφορές σχεδόν σε πραγματικό χρόνο βελτίωσαν τους κύκλους λήψης οικονομικών αποφάσεων και μείωσαν την τριβή σε επίπεδο πρακτορείου και γραφείου για την αναγνώριση εσόδων που συνδέονται με τις τοποθετήσεις στελέχωσης.

Πέρα από τα άμεσα κέρδη αποδοτικότητας, το έργο καθιέρωσε μια τυποποιημένη, υποστηριζόμενη βάση Dynamics 365 για μελλοντικές αναπτύξεις σε άλλες περιοχές της HAYS, επέτρεψε αναλύσεις Power BI για την ηγεσία και δημιούργησε σημεία ενσωμάτωσης με βάση API για payroll, ATS και τραπεζικούς συνεργάτες — μειώνοντας το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας και επιτρέποντας σταδιακό ψηφιακό μετασχηματισμό.