Εντοπισμός Dynamics 365 στο Καζακστάν για τη ROYAL CANIN

Η ROYAL CANIN επέκτεινε τις πωλήσεις και τη διανομή της στο Καζακστάν και απαιτούσε πλήρη οικονομική και λογιστική συμμόρφωση με τους τοπικούς κανονισμούς. Το έργο επικεντρώθηκε στην προσαρμογή του Microsoft Dynamics 365 Business Central για την υποστήριξη των υποχρεωτικών διαδικασιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ηλεκτρονικών φορτωτικών του Καζακστάν, ενός μοντέλου εικονικής αποθήκης και ειδικών τοπικών προσαρμογών για τα οικονομικά, ώστε να επιτραπεί στην επιχείρηση να λειτουργεί χωρίς χειροκίνητες παρεμβάσεις ή κινδύνους συμμόρφωσης.

Η Awara IT συνεργάστηκε με τη ROYAL CANIN για να σχεδιάσει και να υλοποιήσει μια τοπική προσαρμογή του Business Central που ενσωματώνεται απευθείας με το κρατικό σύστημα ηλεκτρονικών τιμολογίων του Καζακστάν, αυτοματοποιεί την υπογραφή και την παρακολούθηση τιμολογίων και παρέχει ένα επίπεδο εικονικής αποθήκης για διασυνοριακές διαδικασίες logistics. Η υλοποίηση παρείχε αυτοματοποίηση από άκρο σε άκρο των ηλεκτρονικών εγγράφων, μείωσε τον χειρωνακτικό φόρτο εργασίας στα οικονομικά, και εξασφάλισε συμμόρφωση έτοιμη για έλεγχο για την είσοδο στη νέα αγορά.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η ROYAL CANIN είναι ένας Γαλλικός κατασκευαστής τροφών για γάτες και σκύλους που εισέρχεται στην αγορά του Καζακστάν. Ως εταιρεία παραγωγής διεργασιών που επεκτείνει τις δραστηριότητές της στην περιοχή της Μέσης Ανατολής/Κεντρικής Ασίας, η εταιρεία χρειαζόταν μια τοπική πλατφόρμα χρηματοοικονομικών και logistics για την υποστήριξη της νομικής συμμόρφωσης και των καθημερινών εμπορικών λειτουργιών.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η είσοδος στο Καζακστάν εξέθεσε τη ROYAL CANIN σε υποχρεωτικούς κανονισμούς ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ηλεκτρονικών φορτωτικών που διαφέρουν ουσιαστικά από την πρακτική της ΕΕ. Η υπάρχουσα εγκατάσταση του Business Central της εταιρείας απαιτούσε προσαρμογή του λογιστικού σχεδίου, της λογικής καταχώρησης φόρων, του χειρισμού του κύκλου ζωής των τιμολογίων και της υπογραφής εγγράφων για να πληροί τις τοπικές νομικές απαιτήσεις. Οι χειροκίνητες λύσεις δημιουργούσαν καθυστερήσεις και κίνδυνο συμμόρφωσης κατά την έναρξη λειτουργίας.

Λειτουργικά, η επιχείρηση χρειαζόταν μια δυνατότητα εικονικής αποθήκης για τη διαχείριση αποθεμάτων που διασχίζουν τελωνειακά σύνορα και για συντονισμό με τοπικούς μεταφορείς. Η οικονομική ομάδα απαιτούσε ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο για την κατάσταση των ηλεκτρονικών τιμολογίων (δημιουργία, υπογραφή, υποβολή, αποδοχή) για να συμφιλιώσει τις απαιτήσεις και να αναφέρει με ακρίβεια τις φορολογικές υποχρεώσεις. Η αδυναμία αυτοματοποίησης αυτών των ροών κινδύνευε να προκαλέσει καθυστερήσεις στην επεξεργασία, πρόστιμα και μειωμένη ορατότητα των ταμειακών ροών.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Business Central (Dynamics NAV/BC) ήταν ήδη η επιλεγμένη βάση ERP της ROYAL CANIN και παρείχε τα απαραίτητα οικονομικά modules, το μοντέλο απογραφής και την επεκτασιμότητα. Η επιλογή του εντοπισμού του Dynamics 365 Business Central ελαχιστοποίησε την διακοπή των υφιστάμενων διαδικασιών, διατήρησε τα κύρια δεδομένα και μείωσε την πολυπλοκότητα της ενσωμάτωσης σε σύγκριση με την ανάπτυξη ενός ξεχωριστού τοπικού ERP.

Το μοντέλο επέκτασης του Dynamics 365 και το οικοσύστημα της Microsoft (Azure και Power Platform) επέτρεψαν στην Awara IT να υλοποιήσει ασφαλείς ενσωματώσεις βασισμένες σε API με την κρατική πύλη ηλεκτρονικής τιμολόγησης του Καζακστάν, να προσθέσει ηλεκτρονική υπογραφή και να δημιουργήσει ροές Power Automate για παρακολούθηση κατάστασης χωρίς να αλλάξει την κεντρική λογική της εφαρμογής. Αυτή η προσέγγιση διατήρησε τη λύση αναβαθμίσιμη και εναρμονισμένη με τα παγκόσμια πρότυπα IT του πελάτη.

Υλοποιημένες ενότητες

• Οικονομικά: Γενικό Λογιστικό, Γραμμάτια Πληρωτέα, Γραμμάτια Εισπρακτέα, Φορολογική Καταχώρηση
• Business Central εντοπισμός Καζακστάν (φορολογικοί κανόνες, λογιστικό σχέδιο, αναφορές)
• Ηλεκτρονική Τιμολόγηση (δημιουργία, υπογραφή, υποβολή, παρακολούθηση κατάστασης)
• Ηλεκτρονικές Φορτωτικές (δημιουργία, υπογραφή, υποβολή, παρακολούθηση κύκλου ζωής)
• Διαχείριση Αποθεμάτων & Εικονικής Αποθήκης
• Πωλήσεις & Διανομή με κύκλο ζωής ηλεκτρονικού εγγράφου
• Υπηρεσίες ενσωμάτωσης και παρακολούθησης
• Ιστορικό ελέγχου και ρύθμιση ασφαλείας

Ενσωματώσεις

• Ενσωμάτωση με το Κρατικό Σύστημα Πληροφοριών του Καζακστάν για ηλεκτρονικά τιμολόγια (API connector)
• Πάροχος κατάλληλων ηλεκτρονικών υπογραφών για υπογραφή τιμολογίων και φορτωτικών
• Προσαρμοσμένος σύνδεσμος εικονικής αποθήκης με συστήματα logistics/μεταφορέων
• Microsoft Power Automate ροές για ειδοποιήσεις κατάστασης και επαναλήψεις
• Azure Function middleware για μετασχηματισμό και καταγραφή μηνυμάτων
• Microsoft 365 για αρχείο εγγράφων και ειδοποιήσεις χρηστών

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση εξασφάλισε τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία του Καζακστάν για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και τις ηλεκτρονικές φορτωτικές: μορφές ηλεκτρονικών εγγράφων, υπογραφή με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, υποβολή στην κρατική πύλη και διαχείριση της κατάστασης του κύκλου ζωής (αποδεκτό/απορριφθέν). Η Awara IT ρύθμισε τους κανόνες καταχώρισης φόρων, την παρακράτηση και τη διαχείριση ΦΠΑ στο Business Central και εφάρμοσε τον τοπικό λογιστικό σχεδιασμό και τα πρότυπα υποχρεωτικών αναφορών. Η λύση περιλαμβάνει υποστήριξη για τις τοπικές γλώσσες (Ρωσικά/Καζακικά) στα έγγραφα που απευθύνονται στους χρήστες και διατηρεί τα αρχεία ελέγχου και τη διατήρηση αποθήκευσης για την κάλυψη των τοπικών νομικών απαιτήσεων.

Επιχειρηματική αξία

Η εντοπισμένη εφαρμογή του Dynamics 365 Business Central αφαίρεσε τον κίνδυνο συμμόρφωσης που σχετίζεται με τις υποχρεωτικές ροές ηλεκτρονικών εγγράφων του Καζακστάν και μείωσε τον χειρωνακτικό φόρτο εργασίας της οικονομικής ομάδας. Η αυτοματοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και των φορτωτικών βελτίωσε την ορατότητα των ταμειακών ροών και συντόμευσε τους διοικητικούς κύκλους, επιτρέποντας στη ROYAL CANIN να λειτουργεί στη νέα αγορά με ένα ελεγχόμενο κόστος.

Λειτουργικά, η εικονική αποθήκη και οι ενσωματώσεις βελτίωσαν τον συντονισμό των logistics με μεταφορείς και τελωνεία, μειώνοντας τις καθυστερήσεις στη διανομή. Η προσέγγιση που βασίζεται σε επεκτάσεις διατήρησε τη δυνατότητα αναβάθμισης του Business Central, δίνοντας στη ROYAL CANIN μια διατηρήσιμη, έτοιμη για έλεγχο πλατφόρμα για περαιτέρω επέκταση στην περιοχή.