Υλοποίηση Dynamics 365 Finance & SCM για τη SELENA στο Καζακστάν

Η SELENA KZ, μέρος του διεθνούς ομίλου Selena Group, χρειαζόταν ένα ενοποιημένο, συμβατό ERP για τη διαχείριση των οικονομικών, των προμηθειών, των πωλήσεων και της παραγωγής σε όλες τις δραστηριότητές της στο Καζακστάν. Το έργο επικεντρώθηκε στην υλοποίηση του Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM για την αυτοματοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και των φορτωτικών, την ενσωμάτωση με τις εθνικές κυβερνητικές πύλες και την τυποποίηση των διαδικασιών για την παραγωγή χημικών προϊόντων κατασκευών.

Η Awara IT παρέδωσε μια σταδιακή υλοποίηση του Dynamics F&O που συνδύαζε βασικές ενότητες Finance και SCM με τοπική ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων και ενσωμάτωση τελωνείων. Το αποτέλεσμα: ταχύτερο κλείσιμο μήνα, αναφορές συμμόρφωσης σε σχεδόν πραγματικό χρόνο, μειωμένος χειρισμός χειρόγραφων τιμολογίων και βελτιωμένη ακρίβεια αποθεμάτων — επιτρέποντας στη SELENA να ανταποκριθεί στη νομοθεσία του Καζακστάν ενώ παράλληλα επεκτείνει τον επιχειρησιακό έλεγχο.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η SELENA είναι η θυγατρική στο Καζακστάν του Ομίλου Selena, ενός παγκόσμιου κατασκευαστή χημικών προϊόντων για κατασκευές. Η υλοποίηση κάλυψε τις λειτουργίες της SELENA KZ στο Καζακστάν και εναρμονίστηκε με τις απαιτήσεις αναφοράς του ομίλου σε 30 εταιρείες σε 19 χώρες με περίπου 1.800 υπαλλήλους.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η SELENA KZ λειτουργούσε με κατακερματισμένα υπολογιστικά φύλλα και παλιά οικονομικά συστήματα που δημιουργούσαν χειροκίνητη εργασία για φορολογικές αναφορές, εγκρίσεις προμηθειών και τεκμηρίωση πωλήσεων. Η εταιρεία χρειαζόταν να ενσωματώσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση (e-invoices) και τις φορτωτικές στις ροές συναλλαγών για να συμμορφωθεί με τις εντολές ψηφιακής αναφοράς του Καζακστάν και να μειώσει τη διαχείριση εγγράφων σε όλα τα κανάλια διανομής.

Τα λειτουργικά προβλήματα περιλάμβαναν αργούς κύκλους προμήθειας-πληρωμής, περιορισμένη ορατότητα στο απόθεμα και την κατάσταση παραγωγής, και ένα οικονομικό κλείσιμο μήνα που απαιτούσε υπερβολική χειροκίνητη συμφιλίωση. Η ομάδα IT χρειαζόταν επίσης μια λύση που θα ενσωμάτωνε τις κυβερνητικές πύλες του Καζακστάν για φόρους, τελωνεία και ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων χωρίς να διακόπτει τις λειτουργίες παραγωγής.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM επιλέχθηκε για τις αρθρωτές δυνατότητες Finance και Supply Chain Management, την εγγενή υποστήριξη για εργαλεία τοπικής προσαρμογής του Dynamics F&O και μια στιβαρή στοίβα ενσωμάτωσης (Power Platform, Azure) κατάλληλη για σύνδεση με κυβερνητικά API. Η λύση υποστηρίζει την ενοποίηση πολλαπλών οντοτήτων, κάτι που ήταν σημαντικό για την ομαδική αναφορά της SELENA και τις ενδοεταιρικές ροές.

Η Awara IT συνέστησε το Dynamics 365 επειδή επέτρεψε στη SELENA να τυποποιήσει τις διαδικασίες προμηθειών και παραγωγής, να εφαρμόσει ένα συγκεκριμένο λογιστικό σχέδιο για τη χώρα και να αξιοποιήσει τις δυνατότητες ηλεκτρονικής αναφοράς και τα πρότυπα ενσωμάτωσης της Microsoft για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης και τελωνείων του Καζακστάν, παραμένοντας παράλληλα cloud-centric και επεκτάσιμη.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Finance (Γενικό Καθολικό, Λογαριασμοί Πληρωτέοι, Λογαριασμοί Εισπρακτέοι, Πάγια Στοιχεία)
• Dynamics 365 Supply Chain Management (Απόθεμα, Διαχείριση Αποθήκης, Κεντρικός Σχεδιασμός)
• Procure-to-Pay και Προμήθειες
• Διαχείριση Παραγγελιών Πωλήσεων και Τιμολόγηση
• Manufacturing (Ρύθμιση επεξεργασίας διεργασιών και παρακολούθηση παρτίδων)
• Electronic Reporting (τοπικές φορολογικές μορφές, ηλεκτρονική τιμολόγηση, συνοδευτικά δελτία)
• Power Platform (ροές Power Automate για δρομολόγηση εγγράφων και ειδοποιήσεις)
• Λειτουργικά και οικονομικά ταμπλό του Power BI

Ενσωματώσεις

• Κυβερνητική πύλη ηλεκτρονικής τιμολόγησης και φορτωτικών του Καζακστάν (πύλη API/EDI)
• Ενσωμάτωση συστήματος τελωνειακής διασάφησης για εξαγωγές/εισαγωγές
• Εισαγωγή τραπεζικών λογαριασμών και επεξεργασία πληρωμών (SWIFT/Εθνικές τράπεζες)
• Azure Active Directory single sign-on με Microsoft 365
• Ροή ενοποίησης ομίλου στην αναφορά του Selena Group (ενδοεταιρικά)
• Συσκευές σάρωσης γραμμωτού κώδικα/WMS για συναλλαγές αποθήκης

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Το έργο παρείχε ειδικές για τη χώρα ηλεκτρονικές αναφορές και ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων διαμορφωμένες για τη νομοθεσία του Καζακστάν, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και των ηλεκτρονικών συνοδευτικών δελτίων. Η Awara IT εφάρμοσε τοπικό λογιστικό σχέδιο, χειρισμό ΦΠΑ, τοπικά προφίλ καταχώρισης και μορφές XML που απαιτούνται από τις εθνικές πύλες. Η λύση περιλάμβανε επίσης ετικέτες ρωσικής/καζακικής γλώσσας και τοπικό χειρισμό ημερομηνίας/νομίσματος (KZT) όπως απαιτείται από τους τοπικούς λογιστικούς κανόνες.

Η συμμόρφωση κάλυψε την αυτοματοποιημένη υποβολή φορολογικών εντύπων, τους κανόνες επικύρωσης για ηλεκτρονικά έγγραφα και τα ίχνη ελέγχου για τελωνειακές δηλώσεις. Η Awara IT παρείχε μεθοδολογική καθοδήγηση στην οικονομική ομάδα της SELENA για να διασφαλίσει τη συνεχή ευθυγράμμιση με τις ρυθμιστικές αλλαγές και να μειώσει τον κίνδυνο συμμόρφωσης κατά τις καθημερινές λειτουργίες και τους εξωτερικούς ελέγχους.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση του Dynamics 365 Finance & SCM μείωσε τη χειροκίνητη επεξεργασία και τον κίνδυνο συμμόρφωσης, ενώ έδωσε στη SELENA KZ ορατότητα σε πραγματικό χρόνο στα οικονομικά, τις προμήθειες και την παραγωγή. Η αυτοματοποίηση των ροών ηλεκτρονικής τιμολόγησης και φορτωτικών αφαίρεσε ένα βασικό λειτουργικό εμπόδιο και μείωσε τον χρόνο επεξεργασίας για τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, επιτρέποντας ταχύτερη διαχείριση ταμειακών ροών και βελτιωμένες σχέσεις με τους προμηθευτές.

Τα τυποποιημένα κύρια δεδομένα, η ενσωματωμένη σάρωση αποθήκης και η παρακολούθηση παρτίδων βελτίωσαν την ακρίβεια των αποθεμάτων και τον σχεδιασμό παραγωγής. Το συντομευμένο κλείσιμο μήνα και η κεντρική αναφορά απελευθέρωσαν επίσης πόρους των χρηματοοικονομικών για να επικεντρωθούν στην ανάλυση αντί για τον συμβιβασμό, υποστηρίζοντας καλύτερη λήψη αποφάσεων για την τιμολόγηση, τις προμήθειες και το κεφάλαιο κίνησης σε όλες τις δραστηριότητες της SELENA στο Καζακστάν.