Υλοποίηση του Dynamics 365 Finance & SCM για την επέκταση της Sokos Hotels στην ΚΑΚ

Η Sokos Hotels συνεργάστηκε με την Awara IT για τον εκσυγχρονισμό των οικονομικών και λειτουργικών διεργασιών, καθώς ο όμιλος εισερχόταν στην αγορά της ΚΑΚ. Το έργο απαιτούσε τη μετάβαση και αναβάθμιση από το Microsoft Dynamics NAV στο Dynamics 365 Finance & SCM, την ενσωμάτωση με τα συστήματα front-office ξενοδοχείων και την παροχή ρωσικής νομοθετικής λογιστικής και φορολογικής συμμόρφωσης – διατηρώντας παράλληλα τα πρότυπα εταιρικής αναφοράς της Sokos και επιτρέποντας την ενοποίηση IFRS για τη فنlandική μητρική εταιρεία.

Η Awara IT υλοποίησε μια λύση που συνέδεσε τα Opera (PMS) και Micros Material Control με το Dynamics 365, αυτοματοποίησε τις ροές εργασίας του ταμείου και τις εγκρίσεις πληρωμών και παρείχε ένα επίπεδο μετασχηματισμού για τη μετατροπή των ρωσικών νομοθετικών καταστάσεων σε IFRS. Το αποτέλεσμα ήταν ταχύτερο κλείσιμο στο τέλος του μήνα, χαμηλότερη προσπάθεια χειροκίνητης συμφωνίας για τους διακανονισμούς επισκεπτών και το απόθεμα, και ένα ενιαίο, ελεγχόμενο καθολικό που υποστηρίζει τόσο την τοπική συμμόρφωση όσο και την ομαδική αναφορά.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Sokos Hotels είναι ένας όμιλος οικονομικών ξενοδοχείων με έδρα τη Φινλανδία, που επεκτείνει τις δραστηριότητές της στην περιοχή της ΚΑΚ. Η συνεργασία επικεντρώθηκε σε οικονομικά και λειτουργικά συστήματα που εκτείνονται σε πολλαπλές νομικές οντότητες και ξενοδοχειακές μονάδες που λειτουργούν υπό την επωνυμία Sokos.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η επιχειρηματική πρόκληση ήταν τριπλή: πρώτον, η Sokos χρειαζόταν ολοκληρωμένες διαδικασίες πωλήσεων, οικονομικών και υπηρεσιών που να συμμορφώνονται με τη ρωσική νομοθεσία, τις λογιστικές και φορολογικές απαιτήσεις· δεύτερον, τα βασικά συστήματα ξενοδοχείων (Opera PMS και Micros Material Control) έπρεπε να ενσωματωθούν στενά για να διασφαλιστεί η ακριβής διευθέτηση επισκεπτών, η απογραφή και η καταχώρηση εσόδων· τρίτον, η μητρική εταιρεία απαιτούσε ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις σε IFRS, ενώ οι τοπικές οντότητες παρήγαγαν νομοθετικές ρωσικές αναφορές.

Λειτουργικά, το παλιό αποτύπωμα του Dynamics NAV περιόριζε την ενοποίηση πολλαπλών οντοτήτων, είχε χειροκίνητες μεταφορές δεδομένων μεταξύ PMS/POS και ERP, και δεν διέθετε αυτοματοποιημένους ελέγχους ταμείου για εγκρίσεις πληρωμών και πρόβλεψη ταμειακών ροών. Η συμφωνία των διακανονισμών επισκεπτών και η χρήση αποθήκης ήταν χειροκίνητη και επιρρεπής σε λάθη, αυξάνοντας τον χρόνο του κύκλου στο τέλος του μήνα και τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης με τις τοπικές φορολογικές δηλώσεις.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Dynamics 365 Finance & SCM επιλέχθηκε επειδή παρέχει έναν σύγχρονο, υποστηριζόμενο δρόμο αναβάθμισης από Dynamics NAV/BC, ισχυρές δυνατότητες πολλαπλού καθολικού και πολλαπλών νομισμάτων, και εγγενείς ενότητες για χρηματοδότηση, απογραφή και προμήθειες που πληρούν τις ανάγκες ενοποίησης της επιχείρησης. Η επεκτασιμότητα και το πλαίσιο ενσωμάτωσής του επέτρεψαν στην Awara IT να δημιουργήσει αξιόπιστους συνδέσμους με τα Opera και Micros, διατηρώντας παράλληλα τις βασικές οικονομικές διαδικασίες σε ένα ενιαίο σύστημα καταγραφής.

Πρόσθετα κριτήρια επιλογής περιλάμβαναν ενσωματωμένες παγκόσμιες δυνατότητες ρυθμιστικής αναφοράς, τη δυνατότητα υλοποίησης ροών εργασίας ταμείου και έγκρισης πληρωμών, και το οικοσύστημα της Microsoft (Azure, Power Platform) για ασφαλείς ενσωματώσεις και αυτοματοποιημένες εγκρίσεις. Η συνεργασία με την Awara IT εξασφάλισε μια πραγματιστική υλοποίηση που εξισορρόπησε την τοπική νομική συμμόρφωση για τη Ρωσία με τις απαιτήσεις αναφοράς IFRS του ομίλου Sokos.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Καθολικό και αντιστοίχιση Λογαριασμών (τοπικό + IFRS)
• Λογαριασμοί Πληρωτέοι και Λογαριασμοί Εισπρακτέοι
• Διαχείριση Μετρητών & Τράπεζας και Χρηματοκιβώτιο (ροές εργασίας έγκρισης)
• Διαχείριση Αποθεμάτων και διαδικασίες Αποθήκης
• Προμήθειες και Διαδικασία αγοράς προς πληρωμή (Purchase-to-Pay)
• Πάγια περιουσιακά στοιχεία και αποσβέσεις
• Ενοποίηση πολλών εταιρειών και Αναφορές νομικών οντοτήτων
• Κανονιστικές αναφορές και Υποχρεωτικές ρωσικές αναφορές
• Ενδοεταιρικές συναλλαγές και λογική εξάλειψης
• Αναφορές / Οικονομικοί πίνακες εργαλείων Power BI

Ενσωματώσεις

• Opera Property Management System (PMS) — guest folio και κρατήσεις
• Micros Material Control — διαχείριση αποθεμάτων και κινήσεις αποθήκης
• Συνδεσιμότητα τράπεζας/πύλης πληρωμών για εκτέλεση και εγκρίσεις πληρωμών
• Τροφοδοσία ενοποίησης μητρικής εταιρείας (μονάδα μετασχηματισμού IFRS)
• Azure-based middleware (Logic Apps) για αξιόπιστη δρομολόγηση μηνυμάτων
• Διασυνδέσεις τοπικής φορολογικής υποβολής/εξαγωγής για νομοθετική αναφορά

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η Awara IT προσέφερε εναρμόνιση για την κάλυψη των ρωσικών νομικών απαιτήσεων λογιστικής και φορολογίας, συμπεριλαμβανομένης μιας τοπικής παραλλαγής λογιστικού σχεδίου, κανόνων καταχώρισης ΦΠΑ και φόρων, και νομικών μορφών αναφορών που απαιτούνται από τις τοπικές αρχές. Η υλοποίηση περιλάμβανε ετικέτες ρωσικής γλώσσας όπου χρειαζόταν και παραμετροποιήσιμα πρότυπα αναφορών, ώστε να μπορούν να παράγονται νόμιμες δηλώσεις απευθείας από το Dynamics 365.

Για να συμφιλιωθούν οι τοπικές πρακτικές με την αναφορά του ομίλου, η Awara IT δημιούργησε ένα στρώμα μετασχηματισμού που αντιστοιχίζει τα ρωσικά νόμιμα αποτελέσματα στο λογιστικό σχέδιο IFRS της φινλανδικής μητρικής και στη δομή αναφοράς. Η λύση διατήρησε τα ίχνη ελέγχου τόσο για τις νόμιμες όσο και για τις ενοποιημένες αναφορές και υποστήριξε τον ρυθμό υποβολής που απαιτείται από τις ρωσικές φορολογικές και λογιστικές αρχές.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση επέτρεψε στην Sokos Hotels να λειτουργεί στη Ρωσία με ένα συμβατό, ελεγχόμενο οικονομικό και αποθεματικό στήριγμα, διατηρώντας παράλληλα τα πρότυπα αναφοράς σε επίπεδο ομίλου. Οι αυτοματοποιημένες ενσωματώσεις από Opera και Micros εξάλειψαν τις περισσότερες χειροκίνητες καταχωρήσεις και συμφωνίες, μειώνοντας σημαντικά τις εξαιρέσεις και επιταχύνοντας τον κύκλο κλεισίματος στο τέλος του μήνα. Οι ροές εργασίας του Ταμείου έδωσαν τον έλεγχο των εγκρίσεων πληρωμών και βελτίωσαν την ορατότητα των ταμειακών ροών σε όλες τις οντότητες.

Τα λειτουργικά οφέλη περιελάμβαναν μειωμένο λειτουργικό κόστος στις ομάδες λογιστηρίου ξενοδοχείων, αυστηρότερους ελέγχους αποθεμάτων στις λειτουργίες φαγητού και ποτού, και αξιόπιστη, επαναλαμβανόμενη ενοποίηση IFRS για τη μητρική εταιρεία. Η λύση παρείχε μια επεκτάσιμη πλατφόρμα για περαιτέρω επέκταση στην ΚΑΚ χωρίς την επαναπαραγωγή βασικών οικονομικών διαδικασιών.