Four Seasons: Βελτιστοποιήσεις Dynamics 365 Finance & SCM για τη λογιστική ξενοδοχείων

Η ομάδα οικονομικών ξενοδοχείων της Four Seasons στη Φινλανδία προσέλαβε την Awara IT για να σταθεροποιήσει και να βελτιστοποιήσει το περιβάλλον Microsoft Dynamics NAV 2009 και να προετοιμάσει το σύστημα για μια ελεγχόμενη πορεία προς το Dynamics 365 Finance & SCM. Η συνεργασία επικεντρώθηκε στη βελτίωση της λογιστικής αποτελεσματικότητας, την επιβολή πρόσβασης βασισμένης σε ρόλους και τη μείωση του χειροκίνητου συμφωνητικού στις καθημερινές λειτουργίες του ξενοδοχείου.

Η Awara IT πραγματοποίησε αποκατάσταση διαδικασιών, ενίσχυση ασφαλείας και λειτουργικές ενσωματώσεις, ώστε το προσωπικό οικονομικών και του ξενοδοχείου να μπορεί να βασίζεται σε συνεπή δεδομένα και ταχύτερες διαδικασίες κλεισίματος μήνα. Το αποτέλεσμα ήταν σαφέστερος διαχωρισμός καθηκόντων, μετρήσιμη μείωση του χρόνου επεξεργασίας και στέρεες βάσεις για μελλοντική μετεγκατάσταση και ενοποίηση του Dynamics 365 Finance & SCM σε ολόκληρη την ιδιοκτησία.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Four Seasons is a global luxury hotels and resorts operator; this engagement was delivered for a Four Seasons hotel in Finland within the Hospitality & Transportation sector serving corporate and leisure guests. The project supported finance and accounting teams and operational staff at a single-property scale, aligned with the global brand’s local accounting requirements.

Επιχειρηματική πρόκληση

Το ξενοδοχείο χρησιμοποιούσε το Microsoft Dynamics NAV 2009 με αρκετές τοπικά υλοποιημένες προσαρμογές διαδικασιών και περιορισμένη διακυβέρνηση των δικαιωμάτων χρήστη. Αυτό οδήγησε σε ασυνεπείς πρακτικές καταχώρησης, μακροχρόνιες χειροκίνητες συμφωνίες μεταξύ του PMS και του καθολικού, και αργά κλεισίματα μήνα. Η παλιά εγκατάσταση NAV δεν διέθετε επίσης ένα σαφές μοντέλο ασφαλείας, το οποίο αύξησε τον κίνδυνο ελέγχου και δυσκόλεψε την επιβολή του διαχωρισμού ρόλων για τις βάρδιες του ξενοδοχείου.

Η ηγεσία των οικονομικών χρειαζόταν πραγματικές βελτιώσεις χωρίς πλήρη επανυλοποίηση: ταχύτερη επεξεργασία τιμολογίων, αξιόπιστες οικονομικές καταχωρήσεις συνδεδεμένες με τις λειτουργίες του ξενοδοχείου (F&B, POS, προμήθειες), σαφώς καθορισμένα δικαιώματα πρόσβασης για το προσωπικό υποδοχής και back-office, και μια επαναλαμβανόμενη διαδρομή αναβάθμισης στο Dynamics 365 Finance & SCM που δεν θα διέκοπτε τις υπηρεσίες που αντιμετωπίζουν τους επισκέπτες.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η συνέχιση εντός του Microsoft stack ήταν μια στρατηγική απαίτηση: το υπάρχον τοπίο NAV, η χρήση του Microsoft 365 σε όλο το ξενοδοχείο και η επιθυμία για μια υποστηριζόμενη διαδρομή αναβάθμισης κατέστησαν το Dynamics 365 Finance & SCM τον λογικό μακροπρόθεσμο στόχο. Το Dynamics 365 προσφέρει εγγενείς οικονομικές δυνατότητες που απαιτεί το ξενοδοχείο — Γενικό Καθολικό, Λογαριασμοί Πληρωτέοι/Ληπτέοι, πάγια περιουσιακά στοιχεία και προμήθειες — καθώς και σύγχρονα χαρακτηριστικά ασφαλείας και αναφορών.

Η Awara IT συνέστησε και παρείχε βελτιστοποιήσεις στο περιβάλλον NAV 2009, ενώ ταυτόχρονα δημιούργησε πρότυπα διαδικασιών ασφαλή για μετεγκατάσταση και ρόλους ασφαλείας ευθυγραμμισμένους με τις βέλτιστες πρακτικές του Dynamics 365. Αυτή η προσέγγιση ελαχιστοποίησε τον λειτουργικό κίνδυνο, διατήρησε ιστορικά δεδομένα και μείωσε το εύρος και το κόστος οποιασδήποτε μελλοντικής αναβάθμισης σε Finance & SCM.

Υλοποιημένες ενότητες

• Βασικές Οικονομικές Λειτουργίες (Γενικό Καθολικό, Λογαριασμοί Πληρωτέοι, Λογαριασμοί Ληπτέοι)
• Διαχείριση Μετρητών & Συμφιλίωση Τραπεζικών Λογαριασμών
• Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία και Διαδικασίες Αποσβέσεων
• Έλεγχοι Προμηθειών και Εντολών Αγοράς
• Διαχείριση Ασφάλειας & Ρόλων (διαχωρισμός καθηκόντων)
• Reporting and Month‑End Consolidation routines
• Operational interfaces (night audit / posting workflow support)

Ενσωματώσεις

• Ενοποίηση Property Management System (PMS) για νυχτερινό έλεγχο και καταχωρήσεις
• Διασύνδεση Point-of-Sale (POS) και F&B για καταχώρηση εσόδων
• Ενοποίηση Microsoft 365 (εξαγωγές Excel, ροές εργασίας Outlook)
• Τραπεζικές διασυνδέσεις για αρχεία πληρωμών SEPA
• Διασύνδεση εξαγωγής μισθοδοσίας/HR για τρίτο πάροχο μισθοδοσίας

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Awara IT implemented localization features and routines required for Finland, including VAT handling consistent with Finnish rules, statutory reporting exports and formatting aligned with local accounting practices. The team enabled SEPA-compliant payment file generation and validated e-invoicing formats commonly used in Finland to ensure supplier and bank compatibility.

Language and date formats were configured to match local requirements, and access controls were designed to satisfy audit and regulatory expectations for hospitality operations. These changes reduced compliance risk while keeping the ledger consistent with corporate reporting standards.

Επιχειρηματική αξία

Η Awara IT προσέφερε μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις χωρίς μια διασπαστική αντικατάσταση. Με την αποκατάσταση διαδικασιών και την εφαρμογή ελέγχων πρόσβασης βασισμένων σε ρόλους στο υπάρχον περιβάλλον NAV, το ξενοδοχείο μείωσε τους χρόνους επεξεργασίας, μείωσε τον φόρτο εργασίας συμφωνιών και ενίσχυσε τους οικονομικούς ελέγχους — όλα αυτά διατηρώντας τη συνέχεια για τα συστήματα που αντιμετωπίζουν τους επισκέπτες. Η συνεργασία μείωσε τον κίνδυνο ελέγχου και βελτίωσε την αξιοπιστία των δεδομένων για καθημερινές λειτουργίες και αναφορές διαχείρισης.

Κριτικά, το έργο καθιέρωσε μια τεκμηριωμένη, ασφαλή για μετεγκατάσταση βάση ευθυγραμμισμένη με το Dynamics 365 Finance & SCM, μειώνοντας τη μελλοντική αβεβαιότητα και το κόστος αναβάθμισης. Το ξενοδοχείο διαθέτει πλέον τυποποιημένες διαδικασίες, ασφαλή διαχείριση πρόσβασης και ξεκάθαρα πρότυπα ενσωμάτωσης για την κλιμάκωση των οικονομικών λειτουργιών ή την ενοποίηση πολλαπλών ιδιοκτησιών στο μέλλον.