Κεντρική διαχείριση χρηματοοικονομικών και λογιστικής έργων με το Dynamics 365 Finance & SCM

Η GHELAMCO επέλεξε μια παγκόσμια υλοποίηση ERP για να εξαλείψει τις κατακερματισμένες χρηματοοικονομικές διαδικασίες στις δραστηριότητές της στον κατασκευαστικό και κτηματομεσιτικό τομέα στο Βέλγιο και τη Δυτική Ευρώπη. Η Awara IT υλοποίησε το Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM για να διασφαλίσει ότι όλες οι συναλλαγές καταγράφονται σε ένα ενιαίο καθολικό, επιτρέποντας την υποβολή νόμιμων και φορολογικών αναφορών από δεδομένα συστήματος και βελτιώνοντας τον έλεγχο σε έργα, προμήθειες και χρηματοοικονομικά.

Η παράδοση επικεντρώθηκε στην βαθιά αυτοματοποίηση των χρηματοοικονομικών και την αναφορά: τυποποιημένη καταγραφή συναλλαγών, αυτοματοποιημένοι ΦΠΑ και νόμιμες εκροές, ενσωματωμένη λογιστική έργων και σχεδόν πραγματικού χρόνου αναλύσεις μέσω του Power BI. Η ενοποιημένη πλατφόρμα μείωσε τις χειροκίνητες συμφιλιώσεις και συντόμευσε το κλείσιμο του μήνα, παρέχοντας στην ηγεσία των χρηματοοικονομικών έγκαιρες, ελεγχόμενες πληροφορίες για λειτουργικές και επενδυτικές αποφάσεις.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η GHELAMCO είναι επενδυτής και προγραμματιστής ακινήτων με έδρα το Βέλγιο, που δραστηριοποιείται στη Δυτική Ευρώπη, υλοποιώντας μεγάλα έργα κατασκευής και ανάπτυξης ακινήτων. Η εταιρεία διαχειρίζεται πολύπλοκα οικονομικά πολλών εταιρειών, παρακολούθηση κόστους έργων και οικοσυστήματα προμηθευτών, τα οποία είναι τυπικά για τον κατασκευαστικό τομέα.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από το έργο, η GHELAMCO διατηρούσε διάσπαρτα χρηματοοικονομικά σύνολα δεδομένων και ειδικές λύσεις για τον έλεγχο έργων, τις προμήθειες και την αναφορά. Οι συναλλαγές καταγράφονταν σε πολλαπλά υπολογιστικά φύλλα και παλαιά συστήματα, παράγοντας χειροκίνητες καταχωρήσεις ημερολογίου, διπλασιασμό προσπάθειας και εκκρεμότητες συμφιλίωσης. Αυτό το κατακερματισμένο τοπίο επιμήκυνε το κλείσιμο του μήνα και καθυστέρησε την ενοποιημένη χρηματοοικονομική αναφορά που απαιτείται για την εποπτεία των επενδυτών και τις φορολογικές δηλώσεις.

Οι ειδικές ανάγκες των κατασκευών ενέτειναν την πρόκληση: η ακριβής λογιστική έργων και η αναγνώριση κόστους σε πολυφασικές αναπτύξεις, οι έγκαιρες πληρωμές υπεργολάβων και οι ανιχνεύσιμες ροές εργασίας αγοράς-πληρωμής ήταν ασυνεπείς. Η εταιρεία απαιτούσε μια βάση ERP όπου κάθε χρηματοοικονομική συναλλαγή ρέει στο Dynamics 365 F&O για να παράσχει συμβατή φορολογία και ενοποιημένες χρηματοοικονομικές αναφορές απευθείας από το σύστημα.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η GHELAMCO επέλεξε το Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM επειδή παρέχει ένα ενιαίο, συμβατό με IFRS γενικό καθολικό, εγγενή λογιστική έργων και επεκτάσιμη υποστήριξη πολλών εταιρειών κατάλληλη για χαρτοφυλάκια κατασκευών και ακινήτων. Η τεχνολογική στοίβα της Microsoft (Dynamics F&O, Microsoft 365, Azure) ταίριαζε με το υπάρχον περιβάλλον του πελάτη, μειώνοντας την τριβή ενσωμάτωσης και επιταχύνοντας την υιοθέτηση.

Πρόσθετα κριτήρια επιλογής περιλάμβαναν ισχυρές δυνατότητες αναφοράς ΦΠΑ και νόμιμης αναφοράς για το Βέλγιο και τις γειτονικές δικαιοδοσίες, ισχυρό οικοσύστημα προμηθευτών για διαδικασίες κατασκευών και επεκτασιμότητα μέσω του Power Platform για προσαρμοσμένες αναφορές και αυτοματοποίηση ροών εργασίας. Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την τεχνογνωσία της στο Dynamics 365 και την εμπειρία της στην υλοποίηση μετασχηματισμών χρηματοοικονομικής και λογιστικής έργων στην περιοχή.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Καθολικό και Προηγμένα Χρηματοοικονομικά
• Λογαριασμοί Πληρωτέοι και Λογαριασμοί Εισπρακτέοι
• Διαχείριση και Λογιστική Έργων (Κοστολόγηση Έργων)
• Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Προμήθειες και Προμήθειες)
• Πάγια και Αποσβέσεις
• Διαχείριση Μετρητών και Τραπεζών
• Λογιστική Κόστους και Πρόβλεψη Έργων
• Επίπεδο αναφορών: ενσωμάτωση Power BI

Ενσωματώσεις

• Microsoft 365 (Teams, SharePoint) για διαχείριση εγγράφων και συνεργασία
• Azure Active Directory για SSO και διαχείριση ρόλων
• Power BI για ενοποιημένους πίνακες ελέγχου και αναλύσεις
• Κέντρο τραπεζικών/πληρωμών για ηλεκτρονικές πληρωμές και εισαγωγές τραπεζικών δηλώσεων
• Τοπικά κανάλια ηλεκτρονικής τιμολόγησης και αναφοράς ΦΠΑ για το Βέλγιο
• Καταγραφή χρόνου και εξόδων για κατανομή κόστους έργου (ενσωμάτωση φύλλων χρόνου)

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση αντιμετώπισε τις βελγικές και διασυνοριακές απαιτήσεις διαμορφώνοντας κανόνες καταχώρισης ΦΠΑ, ρυθμίσεις ενδοκοινοτικού εμπορίου και νόμιμες προβολές καθολικού που απαιτούνται για τις τοπικές φορολογικές υποβολές. Εφαρμόστηκαν πολύγλωσσες (Ολλανδικά/Γαλλικά/Αγγλικά) ετικέτες και ρόλοι χρηστών για την υποστήριξη των τοπικών οικονομικών ομάδων σε όλες τις δικαιοδοσίες.

Όπου απαιτήθηκε, η Awara IT παρείχε τοπικές αναφορές ΦΠΑ και διεπαφές ηλεκτρονικής τιμολόγησης για να ανταποκριθεί στις προσδοκίες του βελγικού δημόσιου τομέα και της αναφοράς προμηθευτών. Η διαμόρφωση έδωσε προτεραιότητα σε ελεγχόμενα ίχνη και διατήρησε τα έγγραφα πηγής στο SharePoint για την υποστήριξη τοπικών ελέγχων και φορολογικών ερωτημάτων.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση παρείχε μια ενιαία πηγή αλήθειας για τα χρηματοοικονομικά και τη λογιστική έργων σε όλο το χαρτοφυλάκιο ανάπτυξης της GHELAMCO. Η κεντρική καταγραφή συναλλαγών εξάλειψε τα σημεία συμφόρησης συμφιλίωσης, παρήγαγε ελεγχόμενες αναφορές ΦΠΑ και νόμιμες αναφορές απευθείας από το σύστημα και μείωσε τον κίνδυνο συμμόρφωσης. Οι ταχύτερες ολοκληρώσεις και οι τυποποιημένες διαδικασίες απελευθέρωσαν τη χρηματοοικονομική ικανότητα για να επικεντρωθεί σε ανάλυση προστιθέμενης αξίας αντί για χειροκίνητη ενοποίηση δεδομένων.

Οι διαχειριστές έργων απέκτησαν έγκαιρη ορατότητα κόστους και ακρίβεια προβλέψεων, βελτιώνοντας το ρυθμό εξόφλησης των υπεργολάβων και τον έλεγχο των προμηθειών. Η ενσωματωμένη αναφορά μέσω του Power BI επέτρεψε πίνακες ελέγχου για τη ροή μετρητών, τα περιθώρια κέρδους έργων και την ενοποιημένη οικονομική υγεία—υποστηρίζοντας στρατηγικές αποφάσεις για επενδύσεις και κατανομή κεφαλαίων.