Η Unilever βελτιώνει τις εγκρίσεις εκπτώσεων με Dynamics 365 CRM

Η Unilever συνεργάστηκε με την Awara IT για να υλοποιήσει μια λύση Dynamics 365 CRM που αυτοματοποιεί τους υπολογισμούς έκπτωσης, τις εγκρίσεις και τις ροές εργασίας δημιουργίας παραγγελιών σε όλα τα κανάλια λιανικής. Το έργο αντιμετώπισε ένα μεγάλο πλήθος μονάδων SKUs και διαδικασίες έγκρισης πολλών τμημάτων για να μειώσει τη χειροκίνητη εργασία, να εξαλείψει τις λανθασμένες εκπτώσεις και να παρέχει ένα πλήρες ιστορικό ελέγχου.

Η Awara IT υλοποίησε το Dynamics 365 CRM και τα στοιχεία του Power Platform για να κεντροποιήσει τη λογική των εκπτώσεων για περίπου 70.000 θέσεις προϊόντων, να επιτρέψει την ταυτόχρονη εργασία σε 20 τμήματα και να δημιουργήσει παραγγελίες εκπτώσεων καταστημάτων απευθείας από το CRM. Το αποτέλεσμα: ταχύτερες εγκρίσεις, λιγότερα σφάλματα τιμολόγησης και συνεπής, ελεγχόμενη εκτέλεση εκπτώσεων σε όλο το Καζακστάν και την Αγγλία.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Unilever είναι μια παγκόσμια εταιρεία προϊόντων προσωπικής φροντίδας που δραστηριοποιείται στις λιανικές αγορές. Αυτή η συνεργασία επικεντρώθηκε στις ομάδες της Unilever στο Καζακστάν και την Αγγλία, συντονίζοντας τις περιφερειακές λειτουργίες εκπτώσεων σε ~20 τμήματα και χιλιάδες καταστήματα λιανικής.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η διαδικασία εκπτώσεων της Unilever απαιτούσε τον υπολογισμό μεταβλητών εκπτώσεων για αγαθά με ημερομηνίες λήξης, την έγκριση υπολογισμένων τιμών σε 20 τμήματα και την παραγωγή παραγγελιών για εκπτώσεις εντός καταστήματος. Ο κατάλογος κάλυπτε περίπου 70.000 θέσεις, πολλές με χρονικά ευαίσθητους κανόνες τιμολόγησης που συνδέονται με τον χρόνο ζωής στο ράφι.

Οι διαδικασίες ήταν κατατετμημένες: οι ομάδες εργάζονταν με υπολογιστικά φύλλα και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι εγκρίσεις ήταν διαδοχικές και δεν υπήρχε αξιόπιστο ιστορικό ελέγχου για τις αλλαγές. Αυτό προκάλεσε αργή προετοιμασία εγγράφων, λανθασμένες εκπτώσεις που έφταναν στα καταστήματα και αυξημένη προσπάθεια συμβιβασμού μεταξύ των εμπορικών και των λειτουργικών τμημάτων των καταστημάτων. Ο πελάτης απαιτούσε ταυτόχρονες ροές εργασίας πολλών τμημάτων, αυστηρό διαχωρισμό καθηκόντων και έλεγχο αλλαγών για τη μείωση των οικονομικών διαρροών και την επιτάχυνση των εκπτώσεων στο ράφι.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Unilever επέλεξε το Microsoft Dynamics 365 CRM επειδή παρέχει μια αποδεδειγμένη πλατφόρμα για πωλήσεις και εμπορικές διαδικασίες με εγγενή ενσωμάτωση στο Power Platform και στο οικοσύστημα του Microsoft 365. Το μοντέλο οντοτήτων του Dynamics 365 και το Dataverse επέτρεψαν στην Awara IT να κεντροποιήσει τους κανόνες εκπτώσεων, διατηρώντας παράλληλα τα κύρια δεδομένα προϊόντων σε 70.000 SKUs.

Τα βασικά κριτήρια επιλογής περιλάμβαναν ασφάλεια βασισμένη σε ρόλους, ελέγξιμα αρχεία καταγραφής αλλαγών, αυτοματοποίηση χαμηλού κώδικα (Power Automate) για την ενορχήστρωση εγκρίσεων πολλών τμημάτων και τη δυνατότητα ενσωμάτωσης με υπάρχοντα συστήματα αποθέματος και καταστήματος. Ως συνεργάτης της Microsoft, η Awara IT υλοποίησε το Dynamics 365 για να αξιοποιήσει αυτές τις δυνατότητες και να διασφαλίσει τη συντηρησιμότητα από τις περιφερειακές ομάδες IT της Unilever.

Υλοποιημένες ενότητες

• Βασικό Dynamics 365 Sales (CRM) για διαχείριση εμπορικών οντοτήτων και ροών εργασίας
• Dataverse για κεντρική αποθήκευση κανόνων προϊόντων και εκπτώσεων
• Power Apps προσαρμοσμένο UI για διαμόρφωση εκπτώσεων και χειρισμό εξαιρέσεων
• Ροές εργασίας Power Automate για εγκρίσεις πολλών τμημάτων και δημιουργία παραγγελιών
• Ασφάλεια και έλεγχος βασισμένος σε ρόλους (αρχεία καταγραφής ελέγχου Dynamics 365)
• Επιχειρησιακοί πίνακες εργαλείων Power BI για εγκρίσεις, ποσοστά σφαλμάτων και συμμόρφωση

Ενσωματώσεις

• Εισαγωγή αποθέματος/κύριων δεδομένων (παρτίδα CSV και API) για την ενσωμάτωση ~70.000 SKUs
• Ενσωμάτωση συστήματος παραγγελιών καταστήματος (API/flat-file) για τη δημιουργία παραγγελιών εκπτώσεων
• Συνδέσεις POS/συνεργατών λιανικής για ενημερώσεις κατάστασης παραγγελιών
• Azure AD για SSO και διαχείριση ρόλων
• Microsoft 365 (Teams και Outlook) για ειδοποιήσεις έγκρισης και συνεργασία
• Power Platform connectors για αναφορές μεταγενέστερων σταδίων και αυτοματοποίηση

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η λύση περιλάμβανε τοπική προσαρμογή για το Καζακστάν και το Ηνωμένο Βασίλειο: χειρισμό νομισμάτων (KZT και GBP), τοπικούς κανόνες τιμολόγησης και ζητήματα ΦΠΑ όπου ισχύουν. Οι ρυθμίσεις ελέγχου και διατήρησης διαμορφώθηκαν ώστε να πληρούν τις απαιτήσεις του GDPR του Ηνωμένου Βασιλείου και τις τοπικές πρακτικές τήρησης αρχείων στο Καζακστάν. Οι διεπαφές χρήστη και η τεκμηρίωση παρασχέθηκαν στα Αγγλικά και τα Ρωσικά για να καλύψουν τις περιφερειακές γλωσσικές ανάγκες.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση του Dynamics 365 CRM μείωσε την επιχειρησιακή τριβή στη διαχείριση εκπτώσεων και μείωσε ουσιαστικά τον κίνδυνο να φτάσουν στα καταστήματα λανθασμένες τιμές. Με την κεντρική διαχείριση κανόνων και την αυτοματοποίηση των εγκρίσεων, η Unilever συντόμευσε τους κύκλους προετοιμασίας εγγράφων και αύξησε την παραγωγικότητα των παραγγελιών εκπτώσεων χωρίς να προσθέσει προσωπικό. Η πλήρης δυνατότητα ελέγχου και ο διαχωρισμός των ρόλων μείωσαν την έκθεση σε θέματα συμμόρφωσης και απλοποίησαν τον μηνιαίο συμβιβασμό μεταξύ των εμπορικών και των λειτουργικών τμημάτων των καταστημάτων.

Τα λειτουργικά οφέλη περιλάμβαναν ταχύτερο χρόνο εκπτώσεων, λιγότερες διαγραφές από λανθασμένες μειώσεις τιμών και μια επεκτάσιμη πλατφόρμα που μπορεί να επεκταθεί σε πρόσθετες γραμμές προϊόντων και αγορές στην περιοχή της Μέσης Ανατολής.