Αυτοματοποίηση εισαγωγής βιογραφικών σημειωμάτων με Dynamics 365 CRM και Azure AI για την BOLASHAK

Η BOLASHAK (AI), μια εταιρεία στελέχωσης προσωπικού με έδρα το Καζακστάν, επεξεργαζόταν μεγάλους όγκους βιογραφικών σημειωμάτων υποψηφίων μέσω ιστοσελίδας, email και προσωπικών καναλιών αναζήτησης. Η χειροκίνητη εξέταση και καταχώρηση δεδομένων δημιουργούσε ένα "μποτιλιάρισμα" στην πρόσληψη: ασυνεπή προφίλ υποψηφίων, αργή διαλογή και περιορισμένη ορατότητα της "γραμμής" προσλήψεων στο περιβάλλον τους Dynamics 365 CRM. Η Awara IT ανέλαβε να παραδώσει μια ολοκληρωμένη λύση που αυτόματα εισάγει, αναγνωρίζει και δομεί δεδομένα βιογραφικών σημειωμάτων χρησιμοποιώντας Azure AI και τα αντιστοιχίζει στο Dynamics 365 CRM.

Η υλοποίηση μετέτρεψε μη δομημένα έγγραφα (Word, PDF, JPG, PNG) σε δομημένες εγγραφές υποψηφίων, επιτρέποντας στους υπεύθυνους προσλήψεων να φιλτράρουν, να βαθμολογούν και να επικοινωνούν με υποψηφίους γρηγορότερα. Τα αποτελέσματα επικεντρώθηκαν σε μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις — μειωμένο χρόνο διαλογής ανά βιογραφικό, υψηλότερη καταγραφή δομημένων δεδομένων, σαφέστερες «γραμμές» υποψηφίων και μια ελεγχόμενη, ασφαλή διαδικασία εισαγωγής σύμφωνα με τις απαιτήσεις δεδομένων του Καζακστάν. Η Awara IT ηγήθηκε του σχεδιασμού, της κατασκευής και της ενσωμάτωσης ως συνεργάτης υλοποίησης.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

BOLASHAK (AI) is a professional services company specializing in human out-staffing, operating from Kazakhstan with recruiting activity across the Middle East region. The firm manages thousands of candidate CVs from multiple channels and supports regional placements for corporate clients.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η BOLASHAK λάμβανε βιογραφικά σε πολλαπλές μορφές και μέσω πολλαπλών καναλιών (μεταφορτώσεις ιστοσελίδων, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσωπική αναζήτηση). Οι υπεύθυνοι προσλήψεων αφιέρωναν σημαντικό χρόνο χειροκίνητα για το άνοιγμα, την ανάγνωση και την εισαγωγή δεδομένων υποψηφίων στο Dynamics 365 CRM, δημιουργώντας ασυνεπείς εγγραφές και καθυστερήσεις που μείωναν την ταχύτητα αξιολόγησης και επικοινωνίας.

Τα βασικά σημεία προβλήματος ήταν: χαμηλή καταγραφή δομημένων δεδομένων από βιογραφικά, μεγάλη χειροκίνητη προσπάθεια για εργασίες ρουτίνας ανάλυσης, αργός χρόνος πλήρωσης για επείγοντες ρόλους και κακή ορατότητα των «γραμμών» υποψηφίων στο Dynamics 365. Η κατακερματισμένη διαδικασία εισαγωγής καθιστούσε επίσης δύσκολη την εφαρμογή συνεπών κανόνων διαλογής και τη διατήρηση μιας ελεγχόμενης διαδρομής για τη συμμόρφωση.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Dynamics 365 CRM επιλέχθηκε ως το κανονικό σύστημα διαχείρισης σχέσεων υποψηφίων επειδή η BOLASHAK χρησιμοποιούσε ήδη το Microsoft stack και απαιτούσε μια κεντρική, ασφαλή πλατφόρμα για προφίλ υποψηφίων, δραστηριότητες και αναφορές «γραμμής» προσλήψεων. Το Dynamics 365 παρέχει ασφάλεια βασισμένη σε ρόλους, διαμορφώσιμες οντότητες και αναφορές που ευθυγραμμίζονται με τις ροές εργασίας προσλήψεων και τις λειτουργίες HR.

Το Azure AI επιλέχθηκε για να χειριστεί την εισαγωγή εγγράφων και την εξαγωγή οντοτήτων λόγω των ισχυρών δυνατοτήτων OCR και Form Recognizer και του εγγενούς δυναμικού ενσωμάτωσης με το Dynamics 365 μέσω Dataverse και Power Platform. Η Awara IT συνέστησε την αρχιτεκτονική που επικεντρώνεται στη Microsoft για να ελαχιστοποιήσει τις επιβαρύνσεις ενσωμάτωσης, να μειώσει την επιφάνεια επίθεσης στην ασφάλεια και να διασφαλίσει την επεκτασιμότητα για μελλοντική αυτοματοποίηση και ανάλυση.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Customer Engagement (προσαρμοσμένα Leads/Contacts/Activities για προσλήψεις)
• Azure Cognitive Services: Form Recognizer + OCR για ανάλυση βιογραφικών
• Microsoft Dataverse ως κανονικό χώρο αποθήκευσης δεδομένων υποψηφίων
• Ροές Power Automate για εισαγωγή, επικύρωση και εμπλουτισμό
• Azure Functions for file processing and orchestration
• Power Apps candidate intake dashboard for recruiters
• Role-based security and audit logging (Dynamics 365 / Azure AD)

Ενσωματώσεις

• Σημείο τελικής σύνδεσης αποστολής αρχείων ιστοσελίδας (HTTP endpoint → Blob storage)
• Εισαγωγή εταιρικού email (κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Office 365 → Azure Function)
• Χειροκίνητες μεταφορτώσεις από προσωπική αναζήτηση (SFTP και πύλη)
• Microsoft 365 / Outlook (παρακολούθηση δραστηριοτήτων και ειδοποιήσεις)
• Azure Blob Storage για πρωτότυπα έγγραφα και τεχνουργήματα
• Αναφορές HR μέσω αναφορών Dynamics 365 και Power BI (προγραμματισμένο)

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

The solution was implemented with Kazakhstan data protection considerations in mind. Sensitive personal data extracted from CVs is stored in Dynamics 365/Dataverse with field-level encryption and access restricted by Azure AD roles. Document retention and consent flags were added to candidate records to support auditability. Where required, data residency and export controls were configured to use the nearest compliant Azure regions and to minimize cross-border transfers in accordance with local regulations.

Επιχειρηματική αξία

Με την αυτοματοποίηση της εισαγωγής και εξαγωγής βιογραφικών σημειωμάτων, η BOLASHAK μείωσε την επαναλαμβανόμενη χειροκίνητη εργασία και μετατόπισε την προσπάθεια των υπευθύνων προσλήψεων προς την επικοινωνία και την αξιολόγηση υποψηφίων. Τα υψηλής ποιότητας δομημένα δεδομένα στο Dynamics 365 επέτρεψαν ταχύτερη αναζήτηση, συνεπείς κανόνες διαλογής και βελτιωμένη αναφορά της «γραμμής» προσλήψεων. Η αυτοματοποίηση μείωσε επίσης τον λειτουργικό κίνδυνο που σχετίζεται με τον χειροκίνητο χειρισμό προσωπικών δεδομένων και παρήγαγε μια ελεγχόμενη διαδρομή εισαγωγής.

Η συνδυασμένη αρχιτεκτονική Dynamics 365 + Azure AI παρέχει μια επεκτάσιμη βάση για μελλοντικές βελτιώσεις — συμπεριλαμβανομένης της αυτοματοποιημένης βαθμολόγησης υποψηφίων, των Power BI dashboards για μετρήσεις προσλήψεων και στενότερων ενσωματώσεων με τις διαδικασίες τοποθέτησης και τιμολόγησης — επιτρέποντας στην BOLASHAK να αυξήσει την ταχύτητα τοποθέτησης, διατηρώντας παράλληλα τη συμμόρφωση σε όλο το Καζακστάν και την περιοχή.