Prysmian Group: Dynamics 365 CRM για Κεντρικές Προμήθειες στην Ιταλία

Ο Prysmian Group ανέθεσε στην Awara IT να τυποποιήσει και να αυτοματοποιήσει τις ροές αιτημάτων προμηθειών σε 17 νομικές οντότητες στην Ιταλία. Ο στόχος ήταν να συνδεθούν οι αιτούντες των μονάδων παραγωγής με τους κεντρικούς αγοραστές, να επιβληθούν έλεγχοι προϋπολογισμού κατά τον χρόνο του αιτήματος και να παρέχεται ορατότητα σε πραγματικό χρόνο στις παραδόσεις και το απόθεμα για τη μείωση του κινδύνου παραγωγής.

Η Awara IT εφάρμοσε το Microsoft Dynamics 365 CRM ως το επίπεδο αιτημάτων και εγκρίσεων προμηθειών, το ενσωμάτωσε με το τοπικό ERP της Prysmian και το Microsoft 365. Η λύση συντόμευσε τους κύκλους έγκρισης, μείωσε τις έκτακτες αγορές και παρείχε στους ενδιαφερόμενους CIO/CFO ενοποιημένους πίνακες ελέγχου για τη συμμόρφωση του προϋπολογισμού και την απόδοση των προμηθευτών.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Ο Όμιλος Prysmian είναι ένας παγκόσμιος κατασκευαστής που ειδικεύεται στην παραγωγή ηλεκτρικών καλωδίων. Αυτή η συνεργασία κάλυψε τις ιταλικές δραστηριότητες της Prysmian σε 17 νομικές οντότητες (περιοχή Δυτικής Ευρώπης), εστιάζοντας σε ροές εργασιών πωλήσεων/CRM και προμηθειών που υποστηρίζουν πολλαπλές εγκαταστάσεις παραγωγής.

Επιχειρηματική πρόκληση

Οι προμήθειες σε επίπεδο μονάδας ήταν κατακερματισμένες: οι υπεύθυνοι παραγωγής υπέβαλλαν ανάγκες αγορών μέσω άτυπων καναλιών, οι αγοραστές χειρίζονταν αιτήματα σε διαφορετικές μορφές και οι εγκρίσεις ήταν χειρωνακτικές. Αυτό δημιούργησε μεγάλους χρόνους παράδοσης για την απόκτηση υλικών, συχνές επείγουσες παραγγελίες και μετρήσιμο κίνδυνο διακοπής της παραγωγής λόγω έλλειψης ειδών.

Ο έλεγχος του προϋπολογισμού ήταν επίσης ασυνεπής. Όταν ένα αίτημα αγοράς υπερέβαινε τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό, δεν υπήρχε αυτοματοποιημένη πύλη που να απαιτεί πρόσθετη διαδρομή έγκρισης, οπότε οι ομάδες χρηματοοικονομικών και προμηθειών έπρεπε να αφιερώνουν χρόνο για να συμφιλιώνονται οι υπερβάσεις. Με 17 νομικές οντότητες, υπήρχε περιορισμένη ενοποιημένη ορατότητα στα αιτήματα αγορών, στις ανοιχτές PO και στην απόδοση παράδοσης των προμηθευτών.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Prysmian απαιτούσε μια λύση που θα μπορούσε να αναπτυχθεί γρήγορα, να ενσωματωθεί στενά με το Microsoft 365 και το υπάρχον τοπικό ERP, και να παρέχει ισχυρούς ελέγχους ροής εργασιών και ασφάλειας. Το Dynamics 365 CRM κάλυψε αυτές τις ανάγκες: υποστηρίζει διαμορφώσιμες ροές εργασιών έγκρισης, λειτουργεί στο Microsoft stack για απρόσκοπτη SSO και ενσωμάτωση Outlook, και παρέχει οντότητες και ασφάλεια βασισμένη σε ρόλους κατάλληλη για οργανισμούς με πολλές οντότητες.

Η Awara IT συνέστησε το Dynamics 365 CRM ενισχυμένο με αυτοματοποίηση Power Platform και ενσωμάτωση Azure, επειδή επέτρεψε στα αιτήματα προμηθειών να διεκπεραιώνονται σε μια ενιαία, ελεγχόμενη εφαρμογή, ενώ ανέθετε την οικονομική καταχώρηση, τον χειρισμό ΦΠΑ και τη συμμόρφωση τιμολογίων στο καθιερωμένο τοπικό ERP. Αυτή η προσέγγιση ελαχιστοποίησε τις αλλαγές στις βασικές λογιστικές διαδικασίες, κεντρικοποιώντας παράλληλα τη διακυβέρνηση των προμηθειών.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Sales/CRM — διαμορφωμένο για δημιουργία αιτήματος προμηθειών, δρομολόγηση έγκρισης και λίστες εργασιών αγοραστή
• Power Automate — ροές έγκρισης πολλαπλών σταδίων, έλεγχοι προϋπολογισμού και ειδοποιήσεις μέσω email/κινητού
• Power BI — ενοποιημένοι πίνακες ελέγχου για CFO/CIO που δείχνουν δαπάνες, ανοιχτές PO, εγκρίσεις και SLAs προμηθευτών
• Azure Logic Apps / Integration layer — συγχρονισμός σε πραγματικό χρόνο των εγκεκριμένων PO, κατάστασης αποθέματος και ενημερώσεων παράδοσης με το τοπικό ERP
• Azure Active Directory / Microsoft 365 integration — SSO, εγκρίσεις μέσω Outlook και ιστορικό ελέγχου

Ενσωματώσεις

• Τοπικό ERP (17 νομικές οντότητες) — δημιουργία εντολών αγοράς, επικύρωση προϋπολογισμού, αντιστοίχιση τιμολογίων και παράδοση ΦΠΑ/ηλεκτρονικής τιμολόγησης
• Συστήματα Αποθεμάτων/Αποθήκης — επίπεδα αποθεμάτων και κατάσταση κράτησης για την αποφυγή εξαντλήσεων αποθεμάτων
• Κανάλια επικοινωνίας προμηθευτών — ειδοποιήσεις μέσω email και αναφορές σε πύλη προμηθευτών για επιβεβαιώσεις
• Azure AD / Microsoft 365 — ενιαία σύνδεση και μηνύματα ενεργειών Outlook για εγκρίνοντες
• Power Platform connectors / Azure Logic Apps — middleware για αξιόπιστη ανταλλαγή μηνυμάτων και επαναλήψεις

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση σεβάστηκε τις ιταλικές επιχειρησιακές και κανονιστικές απαιτήσεις διατηρώντας την ευθύνη για τη δημοσίευση των οικονομικών στοιχείων, τον υπολογισμό του ΦΠΑ και την ηλεκτρονική τιμολόγηση (FatturaPA) εντός του τοπικού ERP. Το Dynamics 365 CRM διαχειρίστηκε τη διακυβέρνηση των προμηθειών, τις εγκρίσεις και τα μεταδεδομένα, ενώ το επίπεδο ολοκλήρωσης διασφάλισε ότι τα εγκεκριμένα POs και τα έγγραφα προμηθευτών μορφοποιήθηκαν και δρομολογήθηκαν στο ERP για συμμόρφωση με την φορολογική επεξεργασία. Όλες οι διεπαφές χρήστη και οι επικοινωνίες παραδόθηκαν στα ιταλικά όπου απαιτείτο, και ο σχεδιασμός της λύσης έλαβε υπόψη την κατοικία δεδομένων και τους ελέγχους GDPR που ισχύουν για την Ιταλία και την ΕΕ.

Επιχειρηματική αξία

Η συγκέντρωση των αιτημάτων προμηθειών στο Dynamics 365 CRM κατήργησε τις μη αυτόματες μεταβιβάσεις και καθιέρωσε αυτοματοποιημένες πύλες προϋπολογισμού, ώστε οι αγοραστές να λαμβάνουν μόνο επικυρωμένα αιτήματα. Αυτό μείωσε τις έκτακτες αγορές και συντόμευσε τον χρόνο εκπλήρωσης των τυπικών αιτημάτων. Η ενσωμάτωση με το τοπικό ERP διατήρησε τη φορολογική συμμόρφωση, παρέχοντας παράλληλα μια ενιαία πηγή αλήθειας για την κατάσταση των αιτημάτων και την εκπλήρωση των Εντολών Αγοράς (ΠΟ).

Για τους ενδιαφερόμενους CIO και CFO, το έργο προσέφερε άμεση λειτουργική αξία: μετρήσιμη μείωση του κινδύνου διακοπής λειτουργίας, βελτιωμένο έλεγχο της συμμόρφωσης του προϋπολογισμού σε 17 νομικές οντότητες και πίνακες ελέγχου διαχείρισης που υποστηρίζουν τις μηνιαίες ανασκοπήσεις διακυβέρνησης και τη διαχείριση της απόδοσης των προμηθευτών.