BELMONT TRADING: Το Dynamics 365 CRM κεντροποιεί τα δεδομένα πελατών και τις αλληλεπιδράσεις προμηθειών

Η BELMONT TRADING παρέχει βιώσιμες λύσεις επαναχρησιμοποίησης και ανακύκλωσης σε όλες τις ΗΠΑ και την Κολομβία. Πριν από το έργο, τα κρίσιμα στοιχεία επικοινωνίας πελατών και η αλληλογραφία βρίσκονταν στα προσωπικά γραμματοκιβώτια των εργαζομένων, δημιουργώντας μια εύθραυστη βάση γνώσεων που οδηγούσε σε απώλεια σχέσεων κάθε φορά που το προσωπικό άλλαζε ρόλους ή αποχωρούσε από την εταιρεία.

Η Awara IT εφάρμοσε το Microsoft Dynamics 365 CRM για να κεντροποιήσει τις επαφές, να καταγράψει αυτόματα την αλληλογραφία και να προσθέσει ορατότητα βάσει ρόλων για τις ομάδες προμηθειών και πωλήσεων. Το αποτέλεσμα ήταν λιγότερες χαμένες επαφές, ταχύτεροι χρόνοι απόκρισης, μετρήσιμη βελτίωση στα ποσοστά επιτυχίας και μια ενιαία πηγή αλήθειας για τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες και στις δύο χώρες.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η BELMONT TRADING είναι μια μεσαίου μεγέθους εταιρεία στον τομέα της διακριτής κατασκευής, με επίκεντρο τις βιώσιμες λύσεις επαναχρησιμοποίησης και ανακύκλωσης, που δραστηριοποιείται εμπορικά στις ΗΠΑ και την Κολομβία. Οι ομάδες προμηθειών και πωλήσεών τους διαχειρίζονται βιομηχανικούς λογαριασμούς και στις δύο γεωγραφικές περιοχές.

Επιχειρηματική πρόκληση

Οι βασικές πληροφορίες επικοινωνίας και η αλληλογραφία με τους πελάτες ήταν απομονωμένες μέσα σε προσωπικούς λογαριασμούς email. Όταν οι εργαζόμενοι άλλαζαν ρόλους ή αποχωρούσαν, οι σχέσεις και το ιστορικό χάνονταν μαζί τους. Αυτό δημιουργούσε επανειλημμένα κενά στην επικοινωνία με τους πελάτες, καθυστερημένες παρακολουθήσεις και ασυνεπείς διαπραγματεύσεις προμηθειών.

Λειτουργικά, η εταιρεία δεν διέθετε τυποποιημένη διαδικασία για την καταγραφή εισερχόμενων και εξερχόμενων επικοινωνιών, κανένα κεντρικό αποθετήριο για προσφορές και ιστορικό συμβάσεων, και κανένα σαφές αρχείο ελέγχου για τις αποφάσεις προμηθειών. Οι ηγέτες πωλήσεων και προμηθειών δεν μπορούσαν να αναφέρουν αξιόπιστα την κατάσταση του αγωγού ή να αποδώσουν τις επιτυχίες σε δραστηριότητες προσέγγισης. Η επέκταση στην Κολομβία αύξησε την επείγουσα ανάγκη για τυποποίηση των διαδικασιών και παροχή δίγλωσσης πρόσβασης στα αρχεία πελατών.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η BELMONT TRADING χρησιμοποιούσε ήδη το Microsoft 365 και είχε ήδη εγκατεστημένο το Dynamics 365 Sales σε μέρη του οργανισμού, καθιστώντας το Dynamics 365 CRM την πρακτική επιλογή: προσφέρει εγγενή ενσωμάτωση Outlook και Azure AD, συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή και έτοιμες δυνατότητες για την ασφαλή καταγραφή επαφών και email.

Τα κριτήρια επιλογής έδωσαν προτεραιότητα στην απρόσκοπτη ενσωμάτωση του Microsoft 365, την ασφάλεια βάσει ρόλων, την υποστήριξη δίγλωσσου UI για Αγγλικά και Ισπανικά, και την επεκτασιμότητα μέσω της Power Platform για μελλοντικό αυτοματισμό και αναφορές. Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την εμπειρία της στο Dynamics 365 Customer Engagement και την ικανότητά της να παρέχει μεταφορές και διακυβέρνηση για μεσαίες επιχειρήσεις κατασκευής.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Sales (βασικό CRM: επαφές, λογαριασμοί, ευκαιρίες)
• Dynamics 365 Customer Service (παρακολούθηση υποθέσεων και αλληλεπιδράσεων)
• Ροές Power Automate για αυτόματη καταγραφή email και συνημμένων
• SharePoint Online για διαχείριση εγγράφων και αποθήκευση συμβάσεων
• Power BI πίνακες εργαλείων πωλήσεων και προμηθειών
• Azure AD SSO και υπό όρους πρόσβαση

Ενσωματώσεις

• Συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή του Exchange/Outlook και καταγραφή γραμματοκιβωτίου
• Microsoft Teams για ενσωματωμένη συνεργασία
• SharePoint Online για αποθήκευση εγγράφων και δημιουργία εκδόσεων
• Azure Active Directory για ταυτότητα και πρόσβαση βάσει ρόλων
• Ενσωμάτωση ERP μέσω REST API για ορατότητα παραγγελιών προμηθειών
• Power BI για ενοποιημένη αναφορά

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε δίγλωσση διαμόρφωση (Αγγλικά/Ισπανικά) και τοπικές λίστες επιλογών για κωδικούς προμηθειών ανά χώρα. Η διαχείριση και διατήρηση δεδομένων ευθυγραμμίστηκαν με τις οδηγίες προστασίας δεδομένων της Κολομβίας (πλαίσιο Habeas Data / Νόμος 1581) και τις προσδοκίες απορρήτου των ΗΠΑ για επιχειρηματικά δεδομένα. Τα αρχεία πελατών αποθηκεύτηκαν στο Microsoft Azure με ρυθμίσεις ελέγχου που διαμορφώθηκαν για να σέβονται τις περιφερειακές πολιτικές πρόσβασης και τη νομική διατήρηση όπου απαιτείται για αρχεία προμηθειών.

Επιχειρηματική αξία

Η συγκεντροποίηση των δεδομένων πελατών στο Dynamics 365 CRM αφαίρεσε ένα κρίσιμο σημείο αποτυχίας: το προσωπικό email. Οι ομάδες προμηθειών και πωλήσεων διαθέτουν πλέον ένα αξιόπιστο αρχείο αλληλεπιδράσεων, προσφορών και ιστορικού συμβάσεων, γεγονός που μείωσε τις χαμένες σχέσεις και επιτάχυνε την ολοκλήρωση συμφωνιών. Η αυτόματη καταγραφή email και συνημμένων μείωσε τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και βελτίωσε τον χρόνο απόκρισης σε ερωτήματα πελατών.

Το έργο προσέφερε μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις – υψηλότερα ποσοστά επιτυχίας, ταχύτερους χρόνους κύκλου και σχεδόν πλήρη συγκεντροποίηση επαφών – ενώ παράλληλα παρείχε μια πλατφόρμα για μελλοντικό αυτοματισμό (εγκρίσεις προμηθειών, κάρτες αξιολόγησης προμηθευτών) και βαθύτερη ανάλυση μέσω του Power BI. Η διοίκηση απέκτησε ένα συνεπές αρχείο ελέγχου για τις αποφάσεις προμηθειών και βελτιωμένη διασυνοριακή συνεργασία μεταξύ των ομάδων στις ΗΠΑ και την Κολομβία.