Το Dynamics 365 CRM μειώνει τον κίνδυνο προσφορών για την Frontier International

Η Frontier International, προμηθευτής λύσεων υψηλής τεχνολογίας για τον τομέα πετρελαίου και φυσικού αερίου, αντιμετώπιζε επανειλημμένες απώλειες προσφορών και λειτουργικές καθυστερήσεις, επειδή οι ομάδες πωλήσεων και πεδίου δεν διέθεταν μια ενιαία πηγή αξιόπιστων πληροφοριών για ευκαιρίες, έγγραφα και χρονοδιαγράμματα πόρων. Η Awara IT εφάρμοσε το Microsoft Dynamics 365 CRM με Field Service για την κεντρική διαχείριση προσφορών, την αυτοματοποίηση εγκρίσεων και τον συντονισμό πόρων πεδίου σε Αζερμπαϊτζάν, Σερβία, Σαουδική Αραβία, ΗΑΕ και ΗΠΑ.

Η λύση μείωσε τον χρόνο προετοιμασίας εμπορικών προσφορών, μείωσε τα ποσοστά λανθασμένων παραγγελιών και συντόμευσε τους κύκλους υλοποίησης εξοπλισμού, ενεργοποιώντας την κατανομή πόρων βασισμένη σε δεδομένα και την εκτέλεση επιτόπου εργασιών μέσω κινητού. Ως συνεργάτης υλοποίησης, η Awara IT παρέδωσε μια ολοκληρωμένη αρχιτεκτονική Dynamics 365 και Microsoft 365 που βελτίωσε την ακρίβεια των προβλέψεων, εξάλειψε τις περισσότερες χαμένες προθεσμίες και παρείχε στη διοίκηση πίνακες εργαλείων με δυνατότητα δράσης για τη συνεχή βελτίωση των επιδόσεων προσφορών και υπηρεσιών.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Frontier International είναι ένας μεσαίου μεγέθους πάροχος εξοπλισμού και υπηρεσιών υψηλής τεχνολογίας στον τομέα του πετρελαίου και του φυσικού αερίου, που δραστηριοποιείται σε Αζερμπαϊτζάν, Σερβία, Σαουδική Αραβία, ΗΑΕ και ΗΠΑ. Η εταιρεία επιδιώκει εμπορικές προσφορές (μέσο μέγεθος ≈ 2,5 εκατομμύρια δολάρια) και συνδυάζει ομάδες πωλήσεων, μηχανικών και επιτόπιων υπηρεσιών για την παράδοση εξοπλισμού και επιτόπιων εγκαταστάσεων σε πολλαπλά ρυθμιστικά περιβάλλοντα.

Επιχειρηματική πρόκληση

Οι διαδικασίες πωλήσεων και παράδοσης της Frontier ήταν κατανεμημένες σε περιφερειακές ομάδες και βασίζονταν σε χειροκίνητες λίστες ελέγχου, προσωπικά ημερολόγια και αλυσίδες email για την εκπλήρωση των απαιτήσεων υποβολής προσφορών. Οι χαμένες ή καθυστερημένες ενέργειες στα έγγραφα προσφορών ήταν μια επαναλαμβανόμενη αιτία χαμένων ευκαιριών. Η ομάδα πωλήσεων δεν διέθετε τυποποιημένα πρότυπα, εγγράφων με έλεγχο εκδόσεων και αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις, γεγονός που αύξανε τον χρόνο που απαιτούνταν για την παραγωγή συμβατών εμπορικών προσφορών.

Από την πλευρά της παράδοσης, οι λανθασμένες ή ελλιπείς παραγγελίες και ο υποβέλτιστος προγραμματισμός τεχνικών επέκτειναν τους χρόνους υλοποίησης εξοπλισμού. Τα συνεργεία πεδίου εργάζονταν με περιορισμένη ορατότητα στην απογραφή ανταλλακτικών και τα ιστορικά εργασιών, οδηγώντας σε επανεργασίες και υψηλότερα κόστη logistics. Το τοπίο IT περιλάμβανε Microsoft 365 και ξεχωριστές περιπτώσεις Dynamics για Sales και Field Service, αλλά οι ενσωματώσεις και οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας ήταν περιορισμένες, επομένως ο διαλειτουργικός συντονισμός και η πρόβλεψη παρέμειναν αδύναμες.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Frontier χρησιμοποιούσε ήδη Microsoft 365 και είχε Dynamics 365 Sales και Field Service στο IT της, καθιστώντας το Dynamics 365 την λογική πλατφόρμα για την ενοποίηση της διαχείρισης προσφορών, την παρακολούθηση ευκαιριών και την επιτόπια εκτέλεση. Το Dynamics 365 προσέφερε ενσωματωμένες δυνατότητες για ροές εργασίας ευκαιριών, διαχείριση εγγράφων (μέσω SharePoint), mobile offline για τεχνικούς και προγραμματισμό πόρων — όλα σημαντικά για προσφορές υψηλής αξίας, με στενές προθεσμίες στον ενεργειακό τομέα.

Η Awara IT επιλέχθηκε για την υλοποίηση του Dynamics 365 CRM λόγω της πρακτικής της εμπειρίας στον κλάδο της Ενέργειας/Μεταλλείων και της ικανότητάς της να σχεδιάζει μια σταδιακή ανάπτυξη που έδινε προτεραιότητα στη συμμόρφωση προσφορών, στις αυτοματοποιημένες εγκρίσεις και στην βελτιστοποίηση των επιτόπιων υπηρεσιών. Η χρήση του Power Platform για αυτοματοποίηση και του Power BI για αναφορές επέτρεψε στο έργο να παρέχει μετρήσιμα επιχειρηματικά αποτελέσματα με ελάχιστη διακοπή στις καθημερινές λειτουργίες.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Sales — Κύκλος ζωής ευκαιριών και προσφορών, πρότυπα, αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις
• Dynamics 365 Field Service — Εντολές εργασίας, προγραμματισμός, mobile offline, απογραφή επιτόπου
• Power Automate — Ροές εργασίας έγκρισης προσφορών, επικύρωση παραγγελιών και ειδοποιήσεις
• Power BI — Πίνακες εργαλείων για στελέχη για αγωγό, κατάσταση προσφορών και KPI πεδίου
• Ενσωμάτωση SharePoint — Έλεγχος πρόσβασης και αποθήκευση εγγράφων προσφορών με εκδόσεις
• Azure AD SSO & Conditional Access — Κεντρική ταυτότητα και ασφάλεια
• Προσαρμοσμένος σύνδεσμος API — Ενσωμάτωση στα συστήματα προμηθειών/ERP του πελάτη

Ενσωματώσεις

• Microsoft 365 (Outlook/Exchange) για παρακολούθηση email και συγχρονισμό ημερολογίου
• SharePoint για αποθήκευση εγγράφων και έλεγχο εκδόσεων εγγράφων προσφορών
• Client ERP / σύστημα προμηθειών μέσω API για επικύρωση παραγγελιών και διαθεσιμότητα ανταλλακτικών
• Azure Active Directory για SSO και πρόσβαση βάσει ρόλων
• Συγχρονισμός φορητών συσκευών και GPS για παρακολούθηση τεχνικών πεδίου
• Τοπικές πύλες ηλεκτρονικών προσφορών (API/SFTP) για αυτοματοποιημένη συσκευασία υποβολών

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση αντιμετώπισε τις περιφερειακές απαιτήσεις σε Αζερμπαϊτζάν, Σερβία, Σαουδική Αραβία, Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα και ΗΠΑ. Πακέτα γλωσσών, τοπικές ζώνες ώρας και περιφερειακές μορφές διευθύνσεων διαμορφώθηκαν όπου απαιτείτο. Τα πρότυπα εγγράφων και τα πακέτα υποβολής προσφορών προσαρμόστηκαν ώστε να πληρούν τους τοπικούς κανόνες υποβολής προσφορών και τα πρότυπα τεκμηρίωσης προμηθειών.

Οι εκτιμήσεις διαμονής δεδομένων και συμμόρφωσης αντιμετωπίστηκαν μέσω της επιλογής περιοχής Azure και των πολιτικών υπό όρους πρόσβασης. Ευαίσθητες πληροφορίες που ελέγχονται για εξαγωγές και συμβατικά έγγραφα περιορίστηκαν με βάση δικαιώματα ρόλων. Οι διαδικασίες επιτόπιων υπηρεσιών διαμορφώθηκαν ώστε να συμμορφώνονται με τους τοπικούς κανόνες ασφαλείας και τις απαιτήσεις επιτόπιας αναφοράς σε κάθε χώρα λειτουργίας.

Επιχειρηματική αξία

Με την κεντρική διαχείριση των ροών εργασίας προσφορών και την ενοποίηση των δεδομένων πωλήσεων και επιτόπιων υπηρεσιών στο Dynamics 365, η Frontier International μείωσε τον επιχειρησιακό κίνδυνο σχετικά με την υποβολή προσφορών και βελτίωσε την ταχύτητα και την ακρίβεια των προσφορών. Η αυτοματοποίηση των οδών έγκρισης και τα τυποποιημένα πρότυπα προσφορών εξάλειψαν μεγάλο μέρος του ανθρώπινου λάθους που προηγουμένως προκαλούσε χαμένες προθεσμίες και χαμένες ευκαιρίες.

Όσον αφορά την παράδοση, ο ολοκληρωμένος προγραμματισμός, η ορατότητα των ανταλλακτικών και οι εντολές εργασίας μέσω κινητού μείωσαν τις επιτόπιες επανεργασίες και συντόμευσαν τους κύκλους υλοποίησης, επιτρέποντας ταχύτερο χρόνο απόδοσης εσόδων για κερδισμένες προσφορές. Η διοίκηση διαθέτει πλέον ένα ενιαίο σύνολο πινάκων εργαλείων για τον αγωγό, τη συμμόρφωση προσφορών και τις επιτόπιες λειτουργίες, υποστηρίζοντας καλύτερες αποφάσεις και αποτελεσματικότερη κατανομή των σπάνιων τεχνικών πόρων.