Υλοποίηση Dynamics 365 CRM για την Freedom Sapagat

Η Freedom Sapagat, μια φιλανθρωπική οργάνωση με έδρα το Καζακστάν που συνεργάζεται στενά με τους ενδιαφερόμενους φορείς στον τομέα των Τραπεζικών & Ασφαλιστικών υπηρεσιών, χρειαζόταν ένα ενιαίο σύστημα για την παρακολούθηση των φιλανθρωπικών πρωτοβουλιών, των χορηγών και της δραστηριότητας των δωρητών. Ο οργανισμός λειτουργούσε με φύλλα εργασίας, απομονωμένες λίστες ενδιαφερομένων και μη αυτόματες διαδικασίες αναφοράς που περιόριζαν τη διαφάνεια και την έγκαιρη οικονομική συμφιλίωση.

Η Awara IT παρέδωσε μια δομημένη υλοποίηση Microsoft Dynamics 365 CRM για την κεντρικοποίηση των αρχείων χορηγών και δωρητών, την αυτοματοποίηση των επιβεβαιώσεων και την τυποποίηση της αναφοράς εκστρατειών. Το έργο έδωσε έμφαση στην ασφάλεια των δεδομένων, την πρόσβαση βάσει ρόλων και την ενσωμάτωση με το Microsoft 365 για τη μείωση της μη αυτόματης προσπάθειας και τη συντόμευση των κύκλων αναφοράς μήνα, επιτρέποντας στους υπεύθυνους προγραμμάτων και στις οικονομικές ομάδες να λαμβάνουν ταχύτερες, ελέγξιμες αποφάσεις.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Το Freedom Sapagat είναι μια φιλανθρωπική οργάνωση του Καζακστάν που συνεργάζεται με εταιρικούς χορηγούς και μεμονωμένους δωρητές, συχνά σε συνεργασία με εταίρους στον τομέα των Τραπεζών και Ασφαλίσεων. Ο οργανισμός δραστηριοποιείται σε εθνικό επίπεδο και πραγματοποιεί επαναλαμβανόμενες εκστρατείες συγκέντρωσης χρημάτων και πρωτοβουλίες σε επίπεδο προγράμματος που απαιτούν διαφανή παρακολούθηση και αναφορές έτοιμες για ρύθμιση.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η Freedom Sapagat βασιζόταν σε φύλλα εργασίας, ad hoc βάσεις δεδομένων και θέματα email για να συντονίζει χορηγούς, δωρεές και δραστηριότητες προγραμμάτων. Τα αρχεία δωρητών ήταν διπλότυπα σε όλες τις ομάδες, τα αποτελέσματα των εκστρατειών αναφέρονταν ασυνεπώς, και οι επιβεβαιώσεις προς τους χορηγούς συχνά καθυστερούσαν. Αυτά τα κενά δημιούργησαν τριβές με τους εταιρικούς εταίρους και κατέστησαν δύσκολη τη συμφιλίωση των κεφαλαίων έναντι των προϋπολογισμών των προγραμμάτων.

Οι ομάδες οικονομικών και προγραμμάτων στερούνταν μιας ενιαίας πηγής συμβιβασμένων δεδομένων χορηγιών και τεκμηρίωσης απόδειξης επιπτώσεων που απαιτούνται για ελέγχους και αναφορές εταίρων. Η απουσία αυτοματοποιημένων ροών εργασίας σήμαινε ότι το προσωπικό αφιέρωνε σημαντικό χρόνο σε μη αυτόματες επιβεβαιώσεις, παρακολούθηση πληρωμών και σύνταξη αναφορών για ρυθμιστικές αρχές και δωρητές, αυξάνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων και καθυστερημένης λήψης αποφάσεων.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Freedom Sapagat χρησιμοποιούσε ήδη εργαλεία της Microsoft σε μέρη του οργανισμού της, οπότε το Dynamics 365 CRM ήταν μια λογική επιλογή για τη συμβατότητά του με το Microsoft 365 και την ενιαία σύνδεση Azure AD. Το Dynamics 365 προσέφερε τη δυνατότητα μοντελοποίησης σχέσεων χορηγών και δωρητών, παρακολούθησης δραστηριοτήτων εκστρατειών και δημιουργίας προβολών βάσει ρόλων για ομάδες προγραμμάτων, συγκέντρωσης χρημάτων και οικονομικών, χωρίς να αντικατασταθεί το υπάρχον οικοσύστημα της Microsoft.

Η Awara IT συνέστησε το Dynamics 365 επειδή υποστηρίζει γρήγορη διαμόρφωση για περιπτώσεις χρήσης μη κερδοσκοπικών οργανισμών, ενσωματώνεται με το Power Platform για αυτοματοποίηση ροών εργασίας και το Power BI για ενοποιημένη αναφορά, και παρέχει ασφάλεια εταιρικού επιπέδου και έλεγχο που απαιτούνται για τους οικονομικούς ελέγχους φιλανθρωπικών ιδρυμάτων. Η λύση ελαχιστοποίησε τον προσαρμοσμένο κώδικα, μείωσε τον μακροπρόθεσμο κίνδυνο συντήρησης και επέτρεψε στον πελάτη να αξιοποιήσει τις δυνατότητες συμμόρφωσης του cloud της Microsoft.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Sales / Core CRM (προσαρμοσμένο για διαχείριση δωρητών & χορηγών)
• Dynamics 365 Customer Service (διαχείριση υποθέσεων για αιτήματα χορηγών)
• Λίστες εκστρατειών & μάρκετινγκ (τμηματοποίηση δωρητών και παρακολούθηση εκστρατειών)
• Ροές εργασίας Power Automate (επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις ανανέωσης, εγκρίσεις)
• Αναφορές Power BI (πίνακες ελέγχου χορηγών, καμπανιών και οικονομικών)
• Ενσωμάτωση SharePoint για διαχείριση εγγράφων (συμφωνίες, αποδείξεις)

Ενσωματώσεις

• Microsoft 365 (Exchange mail, Azure AD SSO, SharePoint document library)
• API πύλης πληρωμών για επιβεβαιώσεις δωρεών
• Εισαγωγή τραπεζικών λογαριασμών (συμφιλίωση βάσει αρχείου)
• Τοπικό λογιστικό σύστημα (εξαγόμενα αρχεία καταχώρισης / CSV)
• Πάροχος SMTP/SMS για επικοινωνίες δωρητών
• Συνδέσεις συνόλου δεδομένων Power BI για ενοποιημένη ανάλυση

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε υποστήριξη πολλαπλών γλωσσών (Ρωσικά και Καζακικά) σε φόρμες και πρότυπα και πρότυπα για αποδείξεις δωρητών και συμφωνίες χορηγιών για την ευθυγράμμιση με τις τοπικές προσδοκίες αναφοράς. Η Awara IT ρύθμισε ελέγχους ιστορικού, ελέγχους πρόσβασης βάσει ρόλων και ρυθμίσεις κρυπτογράφησης δεδομένων συνεπείς με τις βέλτιστες πρακτικές ασφαλείας του cloud της Microsoft για την αντιμετώπιση των απαιτήσεων συμμόρφωσης της φιλανθρωπικής οργάνωσης για οικονομική διαφάνεια.

Προετοιμάστηκαν πρότυπα αναφορών για την υποστήριξη των ρυθμιστικών και των απαιτούμενων από τους δωρητές μορφών γνωστοποίησης που χρησιμοποιούνται στο Καζακστάν. Όπου ήταν απαραίτητο, οι εξαγωγές και συμφιλιώσεις δεδομένων δομήθηκαν ώστε να ανταποκρίνονται στις τοπικές λογιστικές ροές εργασίας του πελάτη χωρίς να αλλάξουν το υπάρχον χρηματοοικονομικό τους σύστημα.

Επιχειρηματική αξία

Με την υλοποίηση του Dynamics 365 CRM, η Freedom Sapagat απέκτησε ένα ενοποιημένο σύστημα για τη διαχείριση χορηγών και την παρακολούθηση εκστρατειών που μείωσε τη μη αυτόματη προσπάθεια και βελτίωσε την ακρίβεια των αρχείων δωρητών. Οι ομάδες οικονομικών και προγραμμάτων έχουν πλέον πρόσβαση σε κοινά πίνακες ελέγχου που συμφιλιώνουν τα έσοδα από χορηγίες με τα έξοδα προγραμμάτων, επιταχύνοντας τις ροές εργασίας στο τέλος του μήνα και βελτιώνοντας την ετοιμότητα για έλεγχο.

Λειτουργικά, οι αυτοματοποιημένες επιβεβαιώσεις και οι υπενθυμίσεις ανανέωσης ενίσχυσαν τις σχέσεις με τους χορηγούς, ενώ τα τυποποιημένα πρότυπα εκστρατειών επέτρεψαν στον οργανισμό να κλιμακώσει τις δραστηριότητες συγκέντρωσης χρημάτων με λιγότερους πόρους. Η πλατφόρμα παρείχε επίσης μια βάση για μελλοντικές βελτιώσεις —όπως πιο στενή λογιστική ενσωμάτωση ή διευρυμένη ανάλυση— χωρίς να απαιτείται πλήρης επαναεφαρμογή.