Υλοποίηση Dynamics 365 Business Central για την BUYK

Η BUYK ανέθεσε στην Awara IT να αναπτύξει το Microsoft Dynamics 365 Business Central για να αντικαταστήσει κατακερματισμένες χρηματοοικονομικές και λειτουργικές διαδικασίες και να καθιερώσει μια ενιαία, ελέγξιμη πηγή αλήθειας για τις λειτουργίες χρηματοδότησης, προμηθειών, πωλήσεων και αποθήκης. Το έργο επικεντρώθηκε στη μετάβαση της BUYK από χειροκίνητα υπολογιστικά φύλλα και σημειακές λύσεις σε ένα ενοποιημένο cloud ERP που υποστηρίζει τις λειτουργίες λιανικής πώλησης Backed Delivery σε πολλές τοποθεσίες στις ΗΠΑ.

Η Awara IT υλοποίησε μια περιορισμένη λύση Business Central με ενότητες χρηματοδότησης, προμηθειών, αποθεμάτων και αποθήκης, ενσωματώσεις σε κανάλια POS και ηλεκτρονικού εμπορίου και αναφορές Power BI. Το αποτέλεσμα ήταν ταχύτερο κλείσιμο τέλους μήνα, βελτιωμένη διαδικασία αγοράς-πληρωμής, βελτιωμένη ακρίβεια αποθεμάτων και αναφορές διαχείρισης σε πραγματικό χρόνο που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων από τον CFO και τον CIO για ανάπτυξη και συμμόρφωση στις ΗΠΑ.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η BUYK είναι μια εταιρεία λιανικής με έδρα τις ΗΠΑ που ειδικεύεται στην Backed Delivery — ένα μοντέλο λιανικής όπου η εταιρεία διαχειρίζεται την εκπλήρωση των παραγγελιών και τις υπηρεσίες παράδοσης. Η BUYK δραστηριοποιείται σε μεσαία κλίμακα σε πολλές τοποθεσίες των ΗΠΑ και χρειαζόταν ένα χρηματοοικονομικό και λειτουργικό υπόβαθρο εταιρικής ποιότητας για να υποστηρίξει την επέκταση.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από τη συνεργασία, η BUYK βασιζόταν σε ένα συνδυασμό παλαιών λογιστικών συστημάτων, υπολογιστικών φύλλων και απομονωμένων λειτουργικών εργαλείων που παρήγαγαν ασυνεπή δεδομένα και καθυστερούσαν το οικονομικό κλείσιμο. Στα οικονομικά έλειπαν αξιόπιστες, έγκαιρες αναφορές για την πρόβλεψη ταμειακών ροών, τον προϋπολογισμό και τη συμμόρφωση. Οι προμήθειες και οι αγορές ήταν σε μεγάλο βαθμό χειροκίνητες: οι εντολές αγοράς δημιουργούνταν και παρακολουθούνταν σε υπολογιστικά φύλλα, δημιουργώντας μεγάλους χρόνους κύκλου και κακή ορατότητα στις δεσμευμένες δαπάνες.

Οι έλεγχοι αποθήκης και αποθεμάτων ήταν αποσυνδεδεμένοι από τα οικονομικά, με αποτέλεσμα αποκλίσεις αποθεμάτων και υψηλά κόστη μεταφοράς. Η ομάδα ηγεσίας χρειαζόταν ένα αξιόπιστο, ενημερωμένο σύστημα αναφορών χρηματοοικονομικής και IT διαχείρισης για την υποστήριξη των εκτελεστικών αποφάσεων και την κλιμάκωση των λειτουργιών χωρίς να προστίθενται δυσανάλογα στελέχη ή προσαρμοσμένη υποδομή.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Business Central επιλέχθηκε επειδή ανταποκρίνεται στις ανάγκες λιανικής μεσαίας αγοράς με ενσωματωμένες δυνατότητες χρηματοδότησης, προμηθειών, αποθεμάτων και αποθήκης, ενώ προσφέρει παράδοση SaaS στο Microsoft Azure για χαμηλότερα γενικά έξοδα υποδομής. Τα ενσωματωμένα σημεία ενσωμάτωσής του με το Microsoft 365 και την Power Platform επέτρεψαν στην BUYK να τυποποιήσει σε ένα ενιαίο Microsoft stack για παραγωγικότητα τελικού χρήστη και αναφορές.

Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την εμπειρία της στη μετεγκατάσταση πελατών Dynamics NAV/BC στο Business Central, τις πρακτικές υλοποιήσεις λιανικής και το ιστορικό ενσωμάτωσης πλατφορμών POS και ηλεκτρονικού εμπορίου. Η συνεργασία έδωσε προτεραιότητα σε μια ρεαλιστική, σταδιακή ανάπτυξη για τη μείωση των επιχειρηματικών διαταραχών και την ταχεία επίτευξη μετρήσιμων βελτιώσεων στα οικονομικά και τις λειτουργίες.

Υλοποιημένες ενότητες

• Χρηματοοικονομική Διαχείριση (Γενικό Καθολικό, Λογαριασμοί Πληρωτέοι, Λογαριασμοί Εισπρακτέοι)
• Διαχείριση Προμηθειών & Προμηθευτών (Εντολές Αγοράς, Διαχείριση Προμηθευτών)
• Διαχείριση Αποθεμάτων & Αποθήκης (Παρακολούθηση ειδών, θέσεις αποθήκευσης, μεταφορές)
• Διαχείριση Παραγγελιών Πωλήσεων (Παραγγελίες πωλήσεων, επιστροφές, τιμολόγηση)
• Προϋπολογισμός & Πρόβλεψη Ταμειακών Ροών
• Αναφορές & BI (αναφορές και πίνακες εργαλείων Power BI)
• Αυτοματοποίηση Power Platform (ροές Power Automate για εγκρίσεις)

Ενσωματώσεις

• Ενσωμάτωση συστήματος Point-of-Sale (POS) μέσω API για καταχώρηση πωλήσεων σε πραγματικό χρόνο
• Πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου (συγχρονισμός παραγγελιών και αποθεμάτων)
• Συνδέσεις τραπεζικών ροών και πύλης πληρωμών
• Microsoft 365 (Outlook, ενσωμάτωση Excel) και Azure AD
• Power BI για ενοποιημένους πίνακες εργαλείων λειτουργικών και οικονομικών δεδομένων

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η ανάπτυξη διαμορφώθηκε με προσαρμογή στις ΗΠΑ για φορολογία και αναφορές: διαμόρφωση φόρου πωλήσεων σε επίπεδο πολιτείας, ρύθμιση καταχώρισης φόρου πωλήσεων και υποστήριξη για λογιστικό σχέδιο US GAAP. Η Awara IT διαμόρφωσε φορολογικές δικαιοδοσίες, αυτοματοποίησε τους φορολογικούς υπολογισμούς χρησιμοποιώντας τη μηχανή φόρου πωλήσεων του Business Central και ενεργοποίησε ίχνη ελέγχου και ηλεκτρονική αναφορά όπου απαιτείται. Εφαρμόστηκαν ροές εργασίας αναφορών τέλους έτους και προμηθευτών (συμπεριλαμβανομένης της υποστήριξης προετοιμασίας 1099) για να ευθυγραμμιστούν με τις κοινές νομοθετικές απαιτήσεις των ΗΠΑ.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση του Business Central παρείχε στην BUYK μια ενιαία, ελέγξιμη πλατφόρμα χρηματοδότησης και λειτουργιών που μείωσε τη χειρωνακτική εργασία και βελτίωσε την επικαιρότητα των πληροφοριών ποιότητας για λήψη αποφάσεων. Το ταχύτερο κλείσιμο του μήνα και οι αναφορές κατ' απαίτηση βελτίωσαν την ορατότητα του CFO στις ταμειακές ροές και τα περιθώρια κέρδους· οι τυποποιημένες ροές εργασίας προμηθειών μείωσαν τον χρόνο κύκλου των εντολών αγοράς και βελτίωσαν τον έλεγχο των δαπανών. Η τυποποίηση των διαδικασιών αποθήκης και η ενσωμάτωση στα κανάλια πωλήσεων μείωσαν τις αποκλίσεις αποθεμάτων και βελτίωσαν την αξιοπιστία της εκτέλεσης.

Λειτουργικά, η λύση μείωσε τον κίνδυνο σφαλμάτων συμμόρφωσης, περιόρισε την ανάγκη για ad-hoc εργασίες συμφιλίωσης και δημιούργησε μια επεκτάσιμη βάση για μελλοντική λειτουργική επέκταση, όπως προηγμένη αποθήκευση ή ενοποίηση πολλών οντοτήτων καθώς η BUYK αναπτύσσεται στις ΗΠΑ.