Daniel Wellington: Υλοποίηση Dynamics 365 Business Central στη Σουηδία

Η Daniel Wellington ανέθεσε στην Awara IT να επεκτείνει και να προσαρμόσει το υπάρχον περιβάλλον Dynamics 365 Business Central, προκειμένου να υποστηρίξει ταχύτερα ανοίγματα καταστημάτων, αυτοματοποιημένη αναφορά φόρων και ενοποιημένες αναλύσεις πωλήσεων ανά κατάστημα. Το έργο επικεντρώθηκε στην κατάργηση των χειροκίνητων εργασιών στις αναφορές ΦΠΑ και στη λογιστική εισαγωγών, στην αύξηση της ορατότητας του αποθέματος σε αποθήκες και καταστήματα, και στην παροχή ενοποιημένης αναφοράς πωλήσεων σε επίπεδο ταμείου και αποθήκης, ώστε η επιχείρηση να μπορεί να κλιμακώσει τα εμπορικά ανοίγματα σε όλη τη Σουηδία και τη Δυτική Ευρώπη.

Η Awara IT παρέδωσε μια στοχευμένη υλοποίηση του Business Central που συνδύαζε χρηματοοικονομικές ενότητες και ενότητες εφοδιαστικής αλυσίδας με προσαρμοσμένη δημιουργία XML ΦΠΑ, αυτοματοποιημένο χειρισμό τελωνείων και εισαγωγών, και αναλύσεις καταστημάτων βασισμένες στο Power BI. Το αποτέλεσμα ήταν μια ενιαία πηγή αλήθειας για τη λογιστική και τις λειτουργίες, μειωμένη προσπάθεια στο τέλος του μήνα, και η επιχειρησιακή δυνατότητα να εντάσσεται και να διαμορφώνεται ένα νέο κατάστημα λιανικής σε λίγα λεπτά αντί για ημέρες.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Daniel Wellington είναι μια σουηδική εταιρεία ρολογιών που διαθέτει καταστήματα λιανικής και κανάλια ηλεκτρονικού εμπορίου σε όλη τη Δυτική Ευρώπη. Ο πελάτης χρειαζόταν μια λύση Dynamics 365 ικανή να υποστηρίξει τις λειτουργίες σημείων πώλησης λιανικής, την απογραφή πολλαπλών αποθηκών και τις απαιτήσεις τοπικών σουηδικών φόρων και τελωνείων.

Επιχειρηματική πρόκληση

Το πρωταρχικό κίνητρο για τη συνεργασία ήταν ένας επιχειρησιακός στόχος να καταστούν τα νέα ανοίγματα καταστημάτων γρήγορα και χαμηλού κινδύνου — ο εσωτερικός στόχος ήταν να μειωθεί η ένταξη ενός καταστήματος σε λίγα λεπτά. Οι υπάρχουσες διαδικασίες απαιτούσαν πολλαπλές χειροκίνητες μεταβιβάσεις μεταξύ των λειτουργιών λιανικής, των οικονομικών και των τελωνείων, κάτι που επέκτεινε τον χρόνο εγκατάστασης για νέες τοποθεσίες και εισήγαγε κενά συμφιλίωσης.

Συγκεκριμένοι προβληματισμοί περιλάμβαναν τη χειροκίνητη αναφορά ΦΠΑ και την απουσία υποβολών βάσει XML που απαιτούνται από τις σουηδικές φορολογικές αρχές, τον χειροκίνητο υπολογισμό του φόρου κερδών και ακίνητης περιουσίας, τη χρονοβόρα λογιστική για τα εισαγόμενα αγαθά και τις τελωνειακές δηλώσεις, την περιορισμένη ορατότητα της κυκλοφορίας αγαθών μεταξύ αποθηκών και καταστημάτων, και την αργή συγκέντρωση των αναφορών πωλήσεων ανά αποθήκη, ταμείο και κατάστημα. Αυτά τα ζητήματα αύξησαν τους κύκλους κλεισίματος, αύξησαν τον κίνδυνο συμμόρφωσης και περιόρισαν την επέκταση της λιανικής.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Daniel Wellington χρησιμοποιούσε ήδη το Dynamics 365 Business Central στο περιβάλλον IT της και επέλεξε να ενισχύσει αυτήν την επένδυση, καθώς το Business Central παρέχει ολοκληρωμένη χρηματοοικονομική διαχείριση, διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας και διαχείριση αποθέματος φιλική προς τη λιανική πώληση σε ένα ενιαίο ERP. Η επεκτασιμότητα του προϊόντος και η φιλοξενία του σε Azure επέτρεψαν στην Awara IT να παραδώσει προσαρμοσμένη λειτουργικότητα VAT-XML και ενσωματώσεις τελωνείων χωρίς να δημιουργήσει διπλά συστήματα συναλλαγών.

Τα κριτήρια επιλογής περιλάμβαναν επίσης τη δυνατότητα ενσωμάτωσης με κανάλια POS και e-commerce, την εγγενή υποστήριξη για ροές εργασιών οικονομικών και φόρων που απαιτούνται από τις σουηδικές αρχές και τη δυνατότητα παραγωγής αναλύσεων σχεδόν σε πραγματικό χρόνο χρησιμοποιώντας το Microsoft Power Platform και το Power BI. Η εμπειρία της Awara IT με το Business Central σε έργα λιανικής και τοπικοποίησης ήταν καθοριστικός παράγοντας για την εκτέλεση μιας γρήγορης και συμβατής ανάπτυξης.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Business Central — Χρηματοοικονομικά (γενικό καθολικό, πληρωτέοι/εισπρακτέοι λογαριασμοί, διαχείριση μετρητών)
• Διαχείριση Αποθέματος & Αποθήκης (πολλαπλές αποθήκες, παρακολούθηση ειδών, ροές εργασιών barcode)
• Εφοδιαστική Αλυσίδα & Προμήθειες (εντολές αγοράς, κόστος εκφόρτωσης, logistics εισαγωγών)
• Λιανική/Πωλήσεις (εντολές πωλήσεων, ενσωμάτωση ταμείου, διαμόρφωση καταστήματος)
• Φόροι & Συμμόρφωση (αναφορά ΦΠΑ, επεκτάσεις υπολογισμού φόρου κερδών και φόρου ιδιοκτησίας)
• Προσαρμοσμένη επέκταση για δημιουργία και υποβολή XML ΦΠΑ
• Αναφορές Power BI και αυτοματισμοί Power Platform για αναλύσεις και ειδοποιήσεις καταστημάτων

Ενσωματώσεις

• Ενσωμάτωση συστήματος Point-of-Sale (POS) για το ταμείο και τη συμφιλίωση βαρδιών
• Πλατφόρμα E-commerce (συγχρονισμός παραγγελιών και κράτηση αποθέματος)
• Ροές δεδομένων Τελωνείων/Εισαγωγών και ανταλλαγή εγγράφων για δηλώσεις αποστολών
• Ενσωματώσεις τραπεζών και παρόχων πληρωμών για αυτοματοποιημένη συμφιλίωση τραπεζικών λογαριασμών
• Azure Active Directory για Single Sign-On και παροχή χρηστών
• Power BI και Azure SQL Data Warehouse για αναλύσεις και αναφορές

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η Awara IT παρείχε προσαρμογή για την κάλυψη των σουηδικών απαιτήσεων φορολογίας και αναφοράς, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας αναφορών ΦΠΑ σε μορφές XML συμβατές με τις διαδικασίες υποβολής της σουηδικής φορολογικής αρχής (Skatteverket) και της λογικής υπολογισμού για τον φόρο εταιρικών κερδών και τον φόρο ιδιοκτησίας όπως εφαρμόζεται στη Σουηδία. Η υλοποίηση έλαβε επίσης υπόψη τις τοπικές μορφές τιμολογίων, το χειρισμό νομίσματος και τις σουηδικές ετικέτες γλώσσας όπου απαιτείται από τους χρήστες καταστήματος και χρηματοοικονομικών.

Εφαρμόστηκαν ροές εργασίας τελωνείων και λογιστικής εισαγωγών για την καταγραφή του κόστους, του δασμού και του ΦΠΑ κατά την εισαγωγή, και για τη διατήρηση των δεδομένων τελωνειακής διασάφησης που απαιτούνται για ελέγχους. Η λύση περιλάμβανε διαδρομές ελέγχου και διαμορφώσιμους φορολογικούς συντελεστές για να παραμείνει συμβατή με τις περιφερειακές αλλαγές στη φορολογική νομοθεσία.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση παρείχε απτά επιχειρησιακά και οικονομικά οφέλη: η ταχύτερη ένταξη καταστημάτων επέτρεψε στην ομάδα λιανικής να ανοίγει νέες τοποθεσίες με ελάχιστη συμμετοχή της IT και της οικονομικής διεύθυνσης, μειώνοντας τον χρόνο προς έσοδα για κάθε νέο κατάστημα. Οι αυτοματοποιημένες αναφορές VAT XML και η λογιστική εισαγωγών μείωσαν τη χειρωνακτική εργασία και τον κίνδυνο συμμόρφωσης, ενώ οι ταχύτερες κλεισίματα στο τέλος του μήνα βελτίωσαν την οικονομική ορατότητα και τις προβλέψεις.

Οι κεντρικοί έλεγχοι αποθέματος και οι αναλύσεις καταστημάτων σε πραγματικό χρόνο μείωσαν τις αποκλίσεις αποθέματος, βελτίωσαν τις αποφάσεις αναπλήρωσης αποθέματος και μείωσαν το λειτουργικό κεφάλαιο. Η προσέγγιση της Awara IT διατήρησε την υπάρχουσα επένδυση στο Business Central και την επέκτεινε με στοχευμένες επεκτάσεις και ενσωματώσεις που προσφέρουν μετρήσιμα επιχειρηματικά αποτελέσματα χωρίς τη δημιουργία απομονωμένων συστημάτων.