REIMA: Κυλιόμενη ανάπτυξη Dynamics 365 Business Central σε τέσσερις χώρες

Η REIMA, ένας παγκόσμιος λιανοπωλητής παιδικών ενδυμάτων, ενοποιήθηκε κατακερματισμένα ERP και διαδικασίες πωλήσεων εφαρμόζοντας το Microsoft Dynamics 365 Business Central με την Awara IT ως συνεργάτη υλοποίησης. Το πρόγραμμα κάλυψε τα οικονομικά, τις πωλήσεις/CRM και την αλυσίδα εφοδιασμού σε Φινλανδία, ΗΠΑ, Καναδά και Κίνα και αντικατέστησε πολλαπλά παλαιά συστήματα και ad hoc υποστήριξη πωλήσεων B2B βασισμένη σε Excel.

Το αποτέλεσμα κεντροποίησε τα οικονομικά και την αναφορά, αυτοματοποίησε τον χειρισμό παραγγελιών B2B μέσω μιας πύλης Elastic Suite και συνδέσεων EDI, και εισήγαγε μια ενιαία πηγή αλήθειας για το απόθεμα και την παραγγελία προς πληρωμή. Το έργο τοποθέτησε την REIMA να κλιμακώσει τις λιανικές και χονδρικές δραστηριότητες με τοπική συμμόρφωση και πίνακες εργαλείων σε πραγματικό χρόνο για εκτελεστική λήψη αποφάσεων.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η REIMA είναι μια εταιρεία λιανικής με έδρα τη Φινλανδία, που ειδικεύεται στα παιδικά ρούχα με κανάλια χονδρικής και απευθείας στον καταναλωτή σε όλη τη Δυτική Ευρώπη, τη Βόρεια Αμερική (ΗΠΑ, Καναδάς) και την Κίνα. Η εταιρεία διαχειρίζεται πολλαπλά κανάλια πωλήσεων και συνεργάτες διανομής, απαιτώντας συμμόρφωση σε πολλές χώρες και ολοκληρωμένες λειτουργίες εφοδιαστικής αλυσίδας.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από το έργο, η REIMA λειτουργούσε πολλαπλές περιπτώσεις ERP και περιφερειακά λογιστικά συστήματα, γεγονός που οδήγησε σε ασυνεπή κύρια δεδομένα, διπλάσιες διαδικασίες και χρονοβόρα κλείσιμο οικονομικών κύκλων. Οι πωλήσεις B2B υποστηρίζονταν μέσω Excel και Outlook, δημιουργώντας χειροκίνητη δημιουργία προσφορών, εκ νέου καταχώριση παραγγελιών και περιορισμένη ορατότητα για τις ομάδες πωλήσεων και οικονομικών. Η αναφορά ήταν αποκεντρωμένη — ενοποιημένοι οικονομικοί και λειτουργικοί KPI δεν ήταν διαθέσιμοι σε μία ενιαία προβολή.

Λειτουργικά, η REIMA αντιμετώπιζε υψηλή πολυπλοκότητα ενσωμάτωσης: οι μεταφορείς logistics, οι πλατφόρμες e-commerce, οι συνεργάτες EDI και οι τοπικές μορφές τιμολόγησης διέφεραν ανά χώρα. Η έλλειψη τυποποιημένων διεπαφών προκάλεσε συχνές εξαιρέσεις, καθυστερημένη επεξεργασία παραγγελιών και κακή ορατότητα αποθεμάτων σε όλες τις αγορές. Η διοίκηση απαιτούσε μια λύση για την τυποποίηση των βασικών διαδικασιών οικονομικών και αλυσίδας εφοδιασμού, υποστηρίζοντας παράλληλα τις νομικές και φορολογικές απαιτήσεις ανά χώρα.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε για την καταλληλότητά του σε μεσαίου μεγέθους λιανοπωλητές που απαιτούν έναν ενοποιημένο οικονομικό και επιχειρησιακό πυρήνα που υποστηρίζει αναπτύξεις σε πολλαπλές εταιρείες και εκτεταμένη τοπική προσαρμογή. Η επεκτασιμότητα του Business Central, η φιλοξενία στο cloud και οι εγγενείς συνδέσεις με το Power BI και το Dynamics 365 for Sales επέτρεψαν στην REIMA να ενοποιήσει τη λειτουργικότητα του ERP και να προσθέσει σύγχρονες αναλύσεις και ενσωμάτωση CRM χωρίς πλήρη αναδιάρθρωση της επιχείρησης.

Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης λόγω της αποδεδειγμένης εμπειρίας της με τις μεταβάσεις Dynamics NAV/BC στο λιανικό εμπόριο, της πρακτικής γνώσης των αναπτύξεων σε πολλές χώρες και του ιστορικού ενσωμάτωσης πλατφορμών EDI και e-commerce. Το μοντέλο συνεργασίας έδωσε προτεραιότητα στην πρακτική διαμόρφωση, ελαχιστοποιώντας τον προσαρμοσμένο κώδικα και χρησιμοποιώντας μοτίβα ενσωμάτωσης Azure για επιτάχυνση της παράδοσης και μείωση του μακροπρόθεσμου κινδύνου συντήρησης.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενική Λογιστική, Λογαριασμοί Πληρωτέοι, Λογαριασμοί Εισπρακτέοι
• Διαχείριση Μετρητών και Συμφωνία Τραπεζικών Καταθέσεων
• Διαχείριση Παραγγελιών Πωλήσεων και Διαδικασίες Πωλήσεων B2B
• Διαχείριση Παραγγελιών Αγορών και Διαχείριση Προμηθευτών
• Διαχείριση Αποθεμάτων και Αποθήκης (βασικό WMS)
• Ενδοεταιρικές και Πολυεταιρικές Καταχωρήσεις
• Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία και Κοστολόγηση
• Αναφορές και αναλύσεις Power BI
• Επίπεδο ενσωμάτωσης για EDI και εξωτερικά συστήματα

Ενσωματώσεις

• Elastic Suite B2B portal (σύλληψη παραγγελιών και API τιμολόγησης)
• Dynamics 365 for Sales (συγχρονισμός Dataverse για πελάτες και δυνητικούς πελάτες)
• Πολλαπλοί μεταφορείς logistics (ενσωματώσεις API για παρακολούθηση και ετικέτες)
• Πλατφόρμες E-commerce (συγχρονισμός παραγγελιών και αποθεμάτων καταστήματος)
• Παροχείς ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων / ηλεκτρονικής τιμολόγησης
• Παροχείς EDI για εμπορικούς συνεργάτες χονδρικής
• Συμφωνία πύλης πληρωμών
• Τραπεζικές ενσωματώσεις για αυτοματοποιημένες καταστάσεις
• Υπηρεσίες τελωνείων/δασμών και μηχανές φόρων ανά χώρα
• Μεταφορά ιστορικών δεδομένων από παλαιά ERP

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιελάμβανε τοπικές προσαρμογές ανά χώρα για την αντιμετώπιση των κανόνων ΦΠΑ και φόρου επί των πωλήσεων σε Φινλανδία, ΗΠΑ και Καναδά και των απαιτήσεων τιμολόγησης και κανονιστικής συμμόρφωσης για την Κίνα. Εφαρμόστηκαν πακέτα τοπικής γλώσσας, αντιστοίχιση λογιστικών σχεδίων και πρότυπα υποχρεωτικών αναφορών για κάθε δικαιοδοσία.

Οι μορφές ηλεκτρονικής τιμολόγησης και EDI διαμορφώθηκαν σύμφωνα με τις τοπικές απαιτήσεις και συνδέθηκαν με περιφερειακούς παρόχους υπηρεσιών όπου ήταν απαραίτητο. Η λύση δημιουργήθηκε για να παράγει δηλώσεις ΦΠΑ/φόρου πωλήσεων που συμμορφώνονται με τους κανονισμούς, να υποστηρίζει τοπικές μεθόδους πληρωμής και να δημιουργεί οικονομικές αναφορές έτοιμες για έλεγχο για υποχρεωτική υποβολή.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση του Business Central προσέφερε μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις: τα οικονομικά απέκτησαν ένα ενιαίο καθολικό και ταχύτερο κλείσιμο, οι πωλήσεις απέκτησαν βελτιωμένο χειρισμό παραγγελιών B2B και λιγότερα χειροκίνητα λάθη, και οι ομάδες της αλυσίδας εφοδιασμού πέτυχαν καλύτερη ορατότητα αποθεμάτων και ενσωμάτωση μεταφορέων. Το κεντροποιημένο μοντέλο δεδομένων μείωσε τις προσπάθειες συμφωνίας και απελευθέρωσε χωρητικότητα στα οικονομικά και την IT για στρατηγικές εργασίες.

Σημαντικό είναι ότι η λύση παρείχε μια τυποποιημένη πλατφόρμα για ανάπτυξη στις βασικές αγορές της REIMA, διατηρώντας παράλληλα την τοπική συμμόρφωση. Με αυτοματοποιημένες ροές EDI και πύλης B2B, η REIMA μείωσε τις εξαιρέσεις παραγγελιών και συντόμευσε τους χρόνους παράδοσης, βελτιώνοντας τη ρευστότητα και την ανταπόκριση στους πελάτες.