Η PRISMA τυποποιεί τα οικονομικά και τις λειτουργίες καταστημάτων λιανικής με το Dynamics 365 Business Central

Η PRISMA, μια φινλανδική αλυσίδα σούπερ μάρκετ που ετοιμάζεται να ανοίξει το πρώτο της κατάστημα Prisma στην περιοχή της ΚΑΚ, συνεργάστηκε με την Awara IT για να αντικαταστήσει ένα κατακερματισμένο περιβάλλον Dynamics NAV με το Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ο στόχος ήταν να δοθεί σε κάθε κατάστημα πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο σε μια ενιαία βάση δεδομένων οικονομικών και αποθεμάτων, να αυτοματοποιηθεί η αναφορά IFRS και να προσφερθεί ταχύτερη, πιο αξιόπιστη ανάλυση και πρόβλεψη για τις αποφάσεις επέκτασης.

Η Awara IT υλοποίησε μια πραγματιστική λύση Business Central ενσωματωμένη με τα υφιστάμενα δίκτυα POS και προμηθευτών, καθώς και αναλύσεις και αυτοματισμούς του Power Platform. Το αποτέλεσμα: ενοποιημένα κύρια δεδομένα σε όλα τα καταστήματα, συντομότερο οικονομικό κλείσιμο, αυτοματοποιημένες εκροές IFRS και μια επεκτάσιμη πλατφόρμα για την υποστήριξη της ανάπτυξης στην ΚΑΚ, διατηρώντας παράλληλα τη συμμόρφωση με τις φινλανδικές απαιτήσεις αναφοράς και ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η PRISMA είναι μια αλυσίδα σούπερ μάρκετ με έδρα τη Φινλανδία (Δυτική Ευρώπη). Η εταιρεία διαθέτει πολλαπλές τοποθεσίες καταστημάτων και κεντρικές λειτουργίες αγορών και οικονομικών και προετοιμάζεται για διεθνή επέκταση στην περιοχή της ΚΑΚ.

Επιχειρηματική πρόκληση

Οι παλαιότερες εγκαταστάσεις Microsoft Dynamics NAV της PRISMA ήταν κατακερματισμένες σε περιοχές και καταστήματα, με πολλαπλές βάσεις δεδομένων και ασυνεπή κύρια δεδομένα. Οι διευθυντές καταστημάτων και οι οικονομικές ομάδες δεν είχαν αξιόπιστα δεδομένα αποθεμάτων και πωλήσεων σε πραγματικό χρόνο, κάτι που καθυστέρησε τη λήψη αποφάσεων και επηρέασε την ευελιξία τιμολόγησης και αναπλήρωσης κατά τις περιόδους αιχμής του λιανικού εμπορίου. Ο κατακερματισμός περιέπλεξε επίσης την ενοποιημένη αναφορά IFRS και τα ίχνη ελέγχου, απαιτώντας σημαντική χειροκίνητη συμφιλίωση κάθε μήνα.

Η επιχείρηση χρειαζόταν μια διαδρομή αναβάθμισης επαγγελματικού επιπέδου που να διατηρεί τις ενσωματώσεις με POS και EDI προμηθευτών, να αυτοματοποιεί τις οικονομικές και IFRS εκροές και να παρέχει δυνατότητες πρόβλεψης για την αξιολόγηση της απόδοσης των νέων καταστημάτων στην ΚΑΚ. Οποιαδήποτε λύση έπρεπε να ελαχιστοποιήσει τη διακοπή των λειτουργιών του καταστήματος και να παρέχει ασφαλή, βασισμένη σε ρόλους πρόσβαση για τις τοπικές ομάδες καταστημάτων και τους κεντρικούς χρήστες των οικονομικών.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε επειδή παρέχει μια υποστηριζόμενη διαδρομή αναβάθμισης από το Dynamics NAV, μια ενοποιημένη βάση cloud για τα οικονομικά και την εφοδιαστική αλυσίδα, και ενσωματωμένες δυνατότητες για λειτουργίες πολλαπλών εταιρειών και πολλαπλών νομισμάτων που απαιτούνται για την επέκταση από τη Φινλανδία στην ΚΑΚ. Τα ενσωματωμένα οικονομικά modules του Business Central αντιμετωπίζουν τις απαιτήσεις των IFRS και μειώνουν την ανάγκη για βαριά εργαλεία ενοποίησης τρίτων.

Η στοίβα της Microsoft επέτρεψε επίσης την ενσωμάτωση με το Power BI και το Power Platform για αναφορές και προβλέψεις, και με το Azure Active Directory για κεντρική ταυτότητα και ασφαλή απομακρυσμένη πρόσβαση για τις ομάδες καταστημάτων. Αυτός ο συνδυασμός κάλυψε τα κριτήρια της PRISMA για επεκτασιμότητα, υποστήριξη προμηθευτή και ελάχιστο προσαρμοσμένο κώδικα για μείωση του μακροπρόθεσμου κινδύνου συντήρησης.

Υλοποιημένες ενότητες

• Διαχείριση Οικονομικών (Γενικό Καθολικό, Λογαριασμοί Πληρωτέοι, Λογαριασμοί Εισπρακτέοι)
• Προϋπολογισμός & Πρόβλεψη (Προγράμματα Λογαριασμών, Ενότητες Προϋπολογισμού, ενσωμάτωση Power BI)
• Διαχείριση Αποθεμάτων & Αποθήκης (καθολικό αποθεμάτων, αναπλήρωση, παρακολούθηση ειδών)
• Διαχείριση Πωλήσεων & Αγορών (παραγγελίες, επιστροφές, EDI προμηθευτή)
• Ενοποίηση μεταξύ εταιρειών και πολλαπλών οντοτήτων για αναφορά IFRS
• Επεκτάσεις για δεδομένα βάσης λιανικής και τιμολόγηση· επίπεδο ενσωμάτωσης POS
• Συστατικά του Power Platform: Οι πίνακες εργαλείων Power BI και οι ροές εργασίας Power Automate

Ενσωματώσεις

• Μεταφορά και Ενοποίηση δεδομένων από πολλαπλές εγκαταστάσεις Dynamics NAV
• Συστήματα POS τρίτων και πύλες πληρωμών μέσω middleware
• Συνδέσεις EDI προμηθευτών για εντολές αγοράς και τιμολόγηση
• Φινλανδικά δίκτυα ηλεκτρονικής τιμολόγησης και τραπεζικές ενσωματώσεις
• Microsoft 365 και Azure AD για έλεγχο ταυτότητας και διαχείριση εγγράφων
• Σύνολα δεδομένων Power BI και Power Automate για ροές εργασίας έγκρισης

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε τη φινλανδική τοπικοποίηση για το χειρισμό του ΦΠΑ, τις μορφές ηλεκτρονικής τιμολόγησης που χρησιμοποιούνται στη Φινλανδία, τα πρότυπα νόμιμων αναφορών και τα αρχεία ελέγχου που απαιτούνται από τη φορολογική αρχή της Φινλανδίας. Το Business Central ρυθμίστηκε για τις φινλανδικές προτιμήσεις γλώσσας (Φινλανδικά/Σουηδικά/Αγγλικά ανάλογα με τις ανάγκες) και τις ρυθμίσεις του δημοσιονομικού ημερολογίου ώστε να ταιριάζουν με τους τοπικούς λογιστικούς κανόνες.

Για την επέκταση στην ΚΑΚ, η λύση εφαρμόστηκε ως tenant πολλαπλών εταιρειών με διαμορφώσιμα τοπικά καθολικά και διαχείριση νομισμάτων για να φιλοξενήσει διασυνοριακούς κανόνες ΦΠΑ και παραλλαγές αναφορών. Όπου οι τοπικές νομοθετικές απαιτήσεις διέφεραν, η Awara IT προετοίμασε μια λίστα ελέγχου συμμόρφωσης και μια διαδρομή αλλαγής διαμόρφωσης χαμηλής επίπτωσης για να ελαχιστοποιήσει τις διαταραχές κατά την ενεργοποίηση ειδικών αναφορών ανά χώρα.

Επιχειρηματική αξία

Με την ενοποίηση πολλαπλών εγκαταστάσεων NAV σε έναν ενιαίο tenant Dynamics 365 Business Central, η PRISMA πέτυχε συνεπή κύρια δεδομένα, μείωσε τις εργασίες συμφιλίωσης και συντόμευσε τον κύκλο οικονομικού κλεισίματος. Οι αυτοματοποιημένες εκροές IFRS μείωσαν τον χρόνο προετοιμασίας αναφορών κατά ένα μέγεθος, απελευθερώνοντας το προσωπικό των οικονομικών να επικεντρωθεί στην ανάλυση αντί για τη συγκέντρωση δεδομένων.

Λειτουργικά, η ορατότητα σε πραγματικό χρόνο των αποθεμάτων και των πωλήσεων σε όλα τα καταστήματα βελτίωσε την ακρίβεια της αναπλήρωσης και μείωσε τις ελλείψεις, υποστηρίζοντας μια ελεγχόμενη προσέγγιση για το άνοιγμα του πρώτου καταστήματος Prisma στην ΚΑΚ. Η προσέγγιση της λύσης με λίγες προσαρμογές, σε συνδυασμό με την ανάλυση του Power Platform, παρέχει μια επεκτάσιμη, διατηρήσιμη βάση για μελλοντικές υλοποιήσεις καταστημάτων και συνεχή βελτίωση.