Εκσυγχρονισμός Project Finance με το Dynamics 365 Business Central

Η Orion Innovation, μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία επαγγελματικών υπηρεσιών IT με έδρα την Ελβετία και χιλιάδες υπαλλήλους παγκοσμίως, χρειαζόταν ένα ενιαίο ERP σύστημα για τη διαχείριση οικονομικών, τιμολόγησης έργων, προμηθειών και προϋπολογισμού σε πολλαπλές δικαιοδοσίες. Τα κατακερματισμένα παλιά συστήματα και οι αποκεντρωμένες διαδικασίες προκαλούσαν καθυστερημένες τιμολογήσεις, ασυνεπή αναφορά έργων και μακροχρόνιους κλεισίματα τέλους μήνα που περιόριζαν την εμπορική ευελιξία.

Η Awara IT εφάρμοσε το Microsoft Dynamics 365 Business Central ως το βασικό ERP και το ενσωμάτωσε με το Dynamics 365 for Sales, τις υπηρεσίες Azure EDI και το Power BI. Η σταδιακή υλοποίηση τυποποίησε τις οικονομικές λειτουργίες σε επτά χώρες, μείωσε τις χειροκίνητες συμφωνίες και παρείχε σχεδόν σε πραγματικό χρόνο ορατότητα στην απόδοση του έργου και στις ταμειακές ροές, επιτρέποντας στις ομάδες χρηματοοικονομικής και ηγεσίας έργων να επιταχύνουν τους κύκλους τιμολόγησης και να υποστηρίξουν τη συνεχή ανάπτυξη χωρίς να προσθέτουν ανάλογο προσωπικό.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Orion Innovation είναι μια εταιρεία επαγγελματικών υπηρεσιών που ειδικεύεται στον μετασχηματισμό των επιχειρήσεων και στην αυτοματοποίηση. Με έδρα την Ελβετία και λειτουργικές οντότητες και κέντρα παράδοσης σε ΗΠΑ, Γερμανία, Ρουμανία, Σερβία, Λιθουανία και Τουρκία, η εταιρεία απασχολεί χιλιάδες άτομα και εξυπηρετεί πελάτες σε όλη τη Δυτική Ευρώπη και τη Βόρεια Αμερική.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η Orion Innovation λειτουργούσε πολλαπλά συστήματα ERP και τιμολόγησης σε όλες τις θυγατρικές. Οι οικονομικές ομάδες βασίζονταν σε υπολογιστικά φύλλα και χειροκίνητες συμφωνίες για την ενοποίηση των βιβλίων, δημιουργώντας μακροχρόνιους κύκλους τέλους μήνα και καθυστερημένη αντίληψη της κερδοφορίας των έργων. Οι κανόνες τιμολόγησης βάσει έργου διέφεραν ανά γεωγραφική περιοχή και τύπο σύμβασης πελάτη, αυξάνοντας τις αντικρουόμενες τιμολογήσεις και επιβραδύνοντας τις εισπράξεις.

Οι διαδικασίες προμηθειών και purchase-to-pay ήταν κατακερματισμένες, επηρεάζοντας τους χρόνους παράδοσης των προμηθευτών και την ορατότητα των δαπανών. Οι ομάδες πωλήσεων και υλοποίησης έργων δεν είχαν μια συνεπή ενιαία πηγή αλήθειας για τις συμβάσεις πελατών, την αναφορά χρόνου πόρων και την κατανάλωση προϋπολογισμού, γεγονός που καθιστούσε δύσκολη την πρόβλεψη και τον έλεγχο περιθωρίου κέρδους καθώς η επιχείρηση επεκτεινόταν σε νέες χώρες.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Orion επέλεξε το Microsoft Dynamics 365 Business Central επειδή προσφέρει ένα cloud-native, ικανό για έργα ERP που ταιριάζει σε ένα μοντέλο επαγγελματικών υπηρεσιών μεσαίου μεγέθους και ενσωματώνεται εγγενώς με το Microsoft stack. Η δυνατότητα σύνδεσης με το Dynamics 365 for Sales, το Power Platform και τις υπηρεσίες Azure σήμαινε ότι η λύση μπορούσε να προσφέρει ολοκληρωμένες διαδικασίες lead-to-cash και project-to-invoice, αξιοποιώντας παράλληλα τις υπάρχουσες επενδύσεις σε Microsoft 365 και Azure.

Το Business Central παρείχε τη λειτουργικότητα που απαιτείται για λογιστική πολλών εταιρειών, πολλών νομισμάτων και λογιστική έργων με ταχύτερο χρόνο απόδοσης επένδυσης από μια πλήρους κλίμακας οικονομική μετασχηματισμό. Η διαθεσιμότητα επιλογών εντοπισμού και η εμπειρία της Awara IT στην υλοποίηση του Business Central για οργανισμούς που βασίζονται σε υπηρεσίες το κατέστησαν την πρακτική επιλογή για μια σταδιακή, ελεγχόμενη υλοποίηση σε όλες τις δικαιοδοσίες.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενική Λογιστική & Οικονομική Διαχείριση Πολλαπλών Εταιρειών
• Λογαριασμοί Εισπρακτέοι & Τιμολόγηση Έργων
• Λογαριασμοί Πληρωτέοι & Προμήθειες (Purchase-to-Pay)
• Διαχείριση Έργων και Λογιστική Έργων
• Προϋπολογισμός και Έλεγχος Κόστους
• Καταγραφή Χρόνου & Εξόδων Πόρων
• Διαχείριση Μετρητών & Συμφωνία Τραπεζικών Λογαριασμών
• Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία και Αποσβέσεις

Ενσωματώσεις

• Dynamics 365 for Sales (συγχρονισμός πελατών και ευκαιριών)
• Azure EDI Services (εισερχόμενη/εξερχόμενη τιμολόγηση και EDI προμηθευτών)
• Power BI (κεντρικοί λειτουργικοί πίνακες εργαλείων και πίνακες εργαλείων στελεχών)
• Εργαλείο παρακολούθησης χρόνου και διαχείρισης πόρων (ενσωμάτωση API)
• Τραπεζικές πύλες πληρωμών και μορφές πληρωμών SEPA/ISO20022
• Azure AD / Microsoft 365 για SSO και διαχείριση ταυτότητας
• Τοπικά συστήματα μισθοδοσίας (συνδετικός παράγοντας για νόμιμες αποδείξεις μισθοδοσίας)

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η Awara IT διασφάλισε ότι το Business Central διαμορφώθηκε για τις τοπικές νομοθετικές και φορολογικές απαιτήσεις στις χώρες που περιλαμβάνονταν στο πεδίο εφαρμογής. Αυτό περιλάμβανε ελβετικό ΦΠΑ και μορφές ηλεκτρονικής τιμολόγησης, μορφές SEPA πληρωμών και τραπεζικών καταστάσεων για οντότητες της ΕΕ, πρότυπα νομοθετικών αναφορών για τη Γερμανία, χειρισμό ΦΠΑ για την Τουρκία και χειρισμό δεδομένων συμβατό με τον GDPR σε όλες τις δραστηριότητες της ΕΕ και της Ελβετίας. Υλοποιήθηκαν χαρτογραφήσεις λογαριασμών, τοπικές ρυθμίσεις οικονομικού έτους και ρυθμίσεις φορολογικών κωδίκων ανά δικαιοδοσία. Όπου η μισθοδοσία παρέμεινε τοπική, δημιουργήθηκαν διεπαφές για την ανταλλαγή αρχείων καταχωρήσεων και φορολογικών αναφορών με τοπικούς προμηθευτές μισθοδοσίας.

Επιχειρηματική αξία

Η ενοποίηση των οικονομικών, της τιμολόγησης και της λογιστικής έργων στο Dynamics 365 Business Central οδήγησε σε άμεσες λειτουργικές βελτιώσεις: ταχύτεροι κλεισίματα τέλους μήνα, επιταχυνόμενη τιμολόγηση και μειωμένες διαφωνίες. Η βελτιωμένη ακρίβεια της αρχικής τιμολόγησης και οι αυτοματοποιημένες ενδοεταιρικές διαδικασίες μείωσαν την επαναληπτική εργασία και βελτίωσαν τις ταμειακές ροές. Η τυποποιημένη διαδικασία προμηθειών και το EDI προμηθευτών μείωσαν τους χρόνους παράδοσης και αύξησαν την ορατότητα στις δεσμευμένες δαπάνες.

Πέρα από τα άμεσα κέρδη αποδοτικότητας, το έργο δημιούργησε μια σταθερή πλατφόρμα για την κλιμάκωση των λειτουργιών. Με συνεπή κύρια δεδομένα, υποστήριξη πολλαπλών νομισμάτων και ενσωματωμένη λογιστική έργων, η Orion Innovation μπορεί να εντάσσει νέες νομικές οντότητες και κέντρα παράδοσης πιο γρήγορα, παρέχοντας παράλληλα στους executives τους έγκαιρους KPI που απαιτούνται για αποφάσεις χωρητικότητας και περιθωρίου κέρδους.