Dynamics 365 Business Central & Customer Experience για την πρόσληψη στην BOLASHAK

Η BOLASHAK, μια εταιρεία εξωτερικού προσωπικού με έδρα το Καζακστάν, συνεργάστηκε με την Awara IT για τον εκσυγχρονισμό των διαδικασιών πρόσληψης και στελέχωσης χρησιμοποιώντας το Microsoft Dynamics 365 Business Central μαζί με τις δυνατότητες του Dynamics 365 Customer Engagement. Στόχος ήταν η συγκέντρωση της εισροής υποψηφίων από όλα τα κανάλια, η εφαρμογή της μηχανικής μάθησης για την ανάλυση βιογραφικών σημειωμάτων σε οποιαδήποτε κοινή μορφή και η απλοποίηση της επιχειρηματικής διαδικασίας πρόσληψης-σύναψης συμβάσεων, προκειμένου να μειωθούν τα λειτουργικά έξοδα και να επιταχυνθούν οι τοποθετήσεις.

Η Awara IT παρέδωσε μια ολοκληρωμένη λύση που συνδύαζε λειτουργικότητα Dynamics CRM για τη διαχείριση του κύκλου ζωής των υποψηφίων, Business Central για τη σύναψη συμβάσεων και βασικά σημεία επαφής με τα οικονομικά, Azure AI για την αναγνώριση βιογραφικών και αυτοματισμούς της Power Platform. Το έργο επικεντρώθηκε σε μετρήσιμα αποτελέσματα: μείωση του χρόνου χειροκίνητης επεξεργασίας, βελτίωση της παραγωγικότητας των υπεύθυνων προσλήψεων και παραγωγή ελεγχόμενων ροών συμβάσεων που συμμορφώνονται με την τοπική νομοθεσία.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η BOLASHAK δραστηριοποιείται στον τομέα των Επαγγελματικών Υπηρεσιών (ανθρώπινο προσωπικό εξωτερικής ανάθεσης) και έχει την έδρα της στο Καζακστάν. Η εταιρεία παρέχει υπηρεσίες πρόσληψης και στελέχωσης σε ολόκληρη τη Μέση Ανατολή και την Κεντρική Ασία και απαιτούσε μια επιχειρησιακή πλατφόρμα προσλήψεων για την υποστήριξη της περιφερειακής ανάπτυξης.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από το έργο, η BOLASHAK διαχειριζόταν την εισροή υποψηφίων μέσω πολλαπλών ασύνδετων καναλιών — μεταφορτώσεις ιστοσελίδων, απευθείας email και προσωπικές υποβολές από υπεύθυνους προσλήψεων — γεγονός που δημιουργούσε διπλά αρχεία, χειρωνακτική επανεισαγωγή δεδομένων και ασυνεπή δεδομένα υποψηφίων. Τα βιογραφικά έφταναν σε μορφές Word, PDF και εικόνας και απαιτούσαν ανθρώπινη αναθεώρηση και χειρωνακτική εξαγωγή δεξιοτήτων, εμπειρίας και στοιχείων επικοινωνίας.

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων και οι ομάδες HR χρησιμοποιούσαν ad hoc διαδικασίες υπολογιστικών φύλλων και ένα παλιό σύστημα HRB για τα αρχεία απασχόλησης. Η δημιουργία, έγκριση και υπογραφή συμβάσεων ήταν αργή και επιρρεπής σε σφάλματα. Η διοίκηση δεν διέθετε αξιόπιστη ορατότητα της διοχέτευσης και KPI για την πρόβλεψη τοποθετήσεων και τη μέτρηση της απόδοσης των υπευθύνων προσλήψεων, γεγονός που εμπόδιζε την κλιμάκωση και τη συμμόρφωση με τους τοπικούς εργατικούς κανονισμούς.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η BOLASHAK επέλεξε το Dynamics 365 επειδή προσέφερε μια ενοποιημένη στοίβα της Microsoft που εναρμονιζόταν με τις υπάρχουσες επενδύσεις (Azure, Power BI, Microsoft 365) και υποστήριζε γρήγορες ενσωματώσεις σε σημεία επαφής CRM, χρηματοοικονομικά και HR. Το Dynamics 365 Customer Engagement παρείχε διαμορφώσιμη διαχείριση κύκλου ζωής υποψηφίων και αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, ενώ το Business Central αντιμετώπισε τις παραδόσεις συμβάσεων/χρηματοοικονομικών χωρίς την κατασκευή ενός προσαρμοσμένου χρηματοοικονομικού συνδετήρα.

Το οικοσύστημα της Microsoft επέτρεψε επίσης τη χρήση του Azure Cognitive Services για την ανάλυση βιογραφικών, του Power Automate για την οργάνωση της εισροής καναλιών και του Power BI για πίνακες ελέγχου—επιτρέποντας ένα μοντέλο υποστήριξης ενός προμηθευτή και προβλέψιμη διαδρομή αναβάθμισης. Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την εμπειρία τους στο Dynamics 365 και τις περιφερειακές δυνατότητες παράδοσης.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Customer Engagement — Διαχείριση υποψηφίων και κενών θέσεων
• Dynamics 365 Business Central — Δημιουργία συμβάσεων και βασική οικονομική ενσωμάτωση
• Azure Cognitive Services — Ανάλυση βιογραφικών και εξαγωγή οντοτήτων βασισμένη σε OCR/ML
• Power Automate — Ροές εργασιών εισαγωγής, εγκρίσεις και ειδοποιήσεις
• Power BI — Πίνακες εργαλείων για υπεύθυνους προσλήψεων και ροή υποψηφίων
• SharePoint / Διαχείριση εγγράφων — κεντρικό αποθετήριο συμβάσεων και έκδοση
• Power Apps Portal — πύλη σταδιοδρομίας για καταχώριση και αυτοεξυπηρέτηση υποψηφίων

Ενσωματώσεις

• Εταιρική ιστοσελίδα καριέρας (ασφαλές API για μεταφορτώσεις βιογραφικών)
• Ανάλυση εισερχόμενων email (εταιρικό γραμματοκιβώτιο σε ουρά εισροής)
• Μεταφορτώσεις υπευθύνων προσλήψεων / τυποποίηση καναλιών προσωπικής αναζήτησης
• Παλαιό σύστημα HR HRB (συγχρονισμός αρχείων εργαζομένων)
• Azure Cognitive Services (pipeline ανάλυσης βιογραφικών)
• Business Central (συμβάσεις, βασικές παραδόσεις τιμολόγησης)
• Microsoft Teams και Outlook (ειδοποιήσεις και προγραμματισμός ημερολογίου)
• Πάροχος ηλεκτρονικής υπογραφής (ηλεκτρονική υπογραφή συμβατή με την τοπική νομοθεσία)

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η λύση προσαρμόστηκε στις απαιτήσεις του Καζακστάν: οι φόρμες υποψηφίων και εργαζομένων υποστηρίζουν πεδία στα ρωσικά και καζαχικά, τα πρότυπα συμβολαίων προσαρμόστηκαν ώστε να συμμορφώνονται με τις διατάξεις της τοπικής εργατικής νομοθεσίας και εφαρμόστηκαν ροές εργασίας ηλεκτρονικής υπογραφής για να πληρούν τους κανονισμούς ηλεκτρονικής υπογραφής του Καζακστάν. Η Awara IT διασφάλισε ότι ο χειρισμός προσωπικών δεδομένων ακολουθούσε τις προσδοκίες προστασίας προσωπικών δεδομένων του Καζακστάν εφαρμόζοντας κρυπτογράφηση επιπέδου πεδίου, έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων και καταγραφή ελέγχου εντός των Azure και Dynamics 365.

Επιχειρηματική αξία

Η συνδυασμένη λύση Dynamics 365 και Azure AI μείωσε τη λειτουργική τριβή στην εισαγωγή, την αξιολόγηση και τη σύναψη συμβάσεων. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων ανέκτησαν χρόνο που προηγουμένως ξοδευόταν σε χειροκίνητη επεξεργασία, επιτρέποντάς τους να επικεντρωθούν στην εύρεση και στις σχέσεις. Η ταχύτερη διεκπεραίωση συμβάσεων και οι αξιόπιστες μετρήσεις της διοχέτευσης βελτίωσαν την παραγωγικότητα των τοποθετήσεων και την ανταπόκριση στους πελάτες.

Από την άποψη της διακυβέρνησης, το έργο παρείχε ελεγχόμενα αρχεία υποψηφίων, τυποποιημένα πρότυπα συμβάσεων που αντικατόπτριζαν τους τοπικούς νόμιμους όρους και μια ενιαία πηγή αλήθειας σε όλα τα σημεία επαφής των HR, των προσλήψεων και των οικονομικών. Η υλοποίηση παρείχε μια πλατφόρμα που η BOLASHAK μπορεί να επεκτείνει καθώς αυξάνονται οι όγκοι και εξελίσσονται οι περιφερειακοί κανονισμοί.