Η VETPROM μεταβαίνει από το NAV 2009 στο Dynamics 365 Business Central

Η VETPROM, μια περιφερειακή φαρμακευτική εταιρεία που δραστηριοποιείται στη Βουλγαρία, το Βιετνάμ και το Καζακστάν, μεταφέρθηκε από μια παλιά έκδοση NAV 2009 στο Microsoft Dynamics 365 Business Central για να δημιουργήσει μια ενιαία πηγή αλήθειας για τα οικονομικά, την εφοδιαστική αλυσίδα και την αναφορά. Το έργο στόχευε στην ενοποίηση της νομοθετικής αναφοράς, την τυποποίηση των λειτουργικών διαδικασιών σε τρεις χώρες και την ενσωμάτωση με ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης που χρησιμοποιείται σε κόμβους παραγωγής και διανομής.

Η Awara IT ηγήθηκε της υλοποίησης, παρέχοντας λειτουργικό σχεδιασμό, προσαρμογή για κάθε χώρα, μεταφορά δεδομένων και ενσωματώσεις. Το αποτέλεσμα: μια ενοποιημένη πλατφόρμα Business Central που μείωσε τον χρόνο κλεισίματος των οικονομικών, βελτίωσε την ακρίβεια των αποθεμάτων και παρείχε ενοποιημένες αναφορές διαχείρισης για την ηγεσία του ομίλου και τις τοπικές νομοθετικές ανάγκες.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η VETPROM είναι μια φαρμακευτική εταιρεία με έδρα τη Βουλγαρία, με εμπορική και λειτουργική παρουσία στην Ανατολική Ευρώπη και την Ασία (Βιετνάμ και Καζακστάν). Η εταιρεία εκτελεί λειτουργίες παραγωγής, διανομής και χονδρικής υποστηρίζοντας ρυθμιζόμενα φαρμακευτικά προϊόντα.

Επιχειρηματική πρόκληση

Το περιβάλλον NAV 2009 της VETPROM ήταν κατακερματισμένο και έντονα προσαρμοσμένο για να καλύψει τοπικές ανάγκες επί πολλά χρόνια. Κάθε χώρα διατηρούσε διακριτά λειτουργικά πρότυπα, σύνολα βασικών δεδομένων και διαδικασίες αναφοράς, γεγονός που προκαλούσε χειροκίνητη ενοποίηση, συχνές προσπάθειες συμφιλίωσης και περιορισμένη ορατότητα για τα οικονομικά του ομίλου.

Τα βασικά προβλήματα περιλάμβαναν παρατεταμένο κλείσιμο μήνα λόγω χειροκίνητων ενδοεταιρικών εκκαθαρίσεων και συμφωνιών τραπεζών, διαφορές αποθέματος μεταξύ αποθήκης και ERP, και ασυνεπείς διαδικασίες προμηθειών και προγραμματισμού σε όλες τις εγκαταστάσεις. Οι απαιτήσεις νομοθετικής αναφοράς και οι μορφές αρχείων τραπεζών διέφεραν ανά χώρα, αυξάνοντας τα γενικά έξοδα για την μικρή κεντρική οικονομική ομάδα και εκθέτοντας την επιχείρηση σε κίνδυνο συμμόρφωσης.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η VETPROM επέλεξε το Microsoft Dynamics 365 Business Central για να αντικαταστήσει το NAV 2009 επειδή το Business Central προσέφερε μια σύγχρονη αρχιτεκτονική συμβατή με το cloud, εγγενή ενσωμάτωση με το Microsoft 365 και την Power Platform, και μια διαδρομή αναβάθμισης από το NAV που διατηρεί την βασική λογική των οικονομικών και της εφοδιαστικής αλυσίδας. Η απόφαση έδωσε προτεραιότητα σε μια ενιαία πλατφόρμα που θα μπορούσε να διαμορφωθεί για τις ειδικές νομοθετικές ανάγκες κάθε χώρας, επιτρέποντας παράλληλα κεντρικά βασικά δεδομένα και ενοποιημένες αναφορές.

Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την εμπειρία της στη μετεγκατάσταση πελατών NAV στο Business Central και για την παροχή τοπικής βουλγαρικής νομοθετικής εμπειρογνωμοσύνης. Τα κριτήρια περιλάμβαναν μειωμένο συνολικό κόστος ιδιοκτησίας, βελτιωμένη υποστήριξη, ταχύτερες αναφορές και τη δυνατότητα ενσωμάτωσης τυπικών λύσεων WMS και τραπεζικών διεπαφών που χρησιμοποιούνται από τους συνεργάτες διανομής της VETPROM.

Υλοποιημένες ενότητες

• Βασικά Οικονομικά (Γενική Λογιστική, Πάγια, Λογαριασμοί Πληρωτέοι, Λογαριασμοί Εισπρακτέοι)
• Τράπεζες και διαχείριση μετρητών (συμφωνία τραπεζών, μορφές πληρωμών)
• Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας (απόθεμα, αναπλήρωση, προγραμματισμός)
• Πωλήσεις και βασικά στοιχεία CRM (παραγγελία σε πληρωμή)
• Διαχείριση Προμηθειών και Αγορών
• Ενοποίηση διαχείρισης αποθήκης (WMS)
• Παραγωγή (βασικές παραγγελίες παραγωγής και διαχείριση BOM)
• Διαχείριση κύριων δεδομένων (αντικείμενα, προμηθευτές, πελάτες)
• Αναφορές και ενοποίηση (Power BI + αναφορές Business Central)
• Συστατικά Power Platform για αυτοματοποίηση ροής εργασιών και εγκρίσεις

Ενσωματώσεις

• WMS τρίτων μέσω API για συναλλαγές αποθήκης και ακρίβεια αποθεμάτων
• Τραπεζικές διεπαφές για τη Βουλγαρία και μορφές αρχείων τραπεζών ειδικές για την περιοχή
• ETL βασισμένο σε Azure για ιστορική μετεγκατάσταση δεδομένων NAV και καθαρισμό βασικών δεδομένων
• Power BI για ενοποιημένες αναφορές ομίλου και πίνακες εργαλείων
• Τοπικές εξαγωγές μισθοδοσίας/HR (διεπαφές βασισμένες σε αρχεία) και πύλες προμηθευτών

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιελάμβανε διαμορφώσεις ειδικά για τη Βουλγαρία, το Βιετνάμ και το Καζακστάν. Για τη Βουλγαρία, αυτό σήμαινε ρουτίνες ΦΠΑ, τοπικές χαρτογραφήσεις λογιστικού σχεδίου, ετικέτες βουλγαρικής γλώσσας και νόμιμες αναφορές ευθυγραμμισμένες με τις απαιτήσεις της Εθνικής Υπηρεσίας Εσόδων. Για το Βιετνάμ και το Καζακστάν, η Awara IT εφάρμοσε τοπικές φορολογικές ρυθμίσεις, περιφερειακή αρίθμηση και τραπεζικές μορφές, και πρότυπα αναφορών ειδικά για κάθε χώρα για την κάλυψη τοπικών νομοθετικών αναγκών, διατηρώντας παράλληλα κεντρικά τα κύρια δεδομένα.

Όλες οι νόμιμες αναφορές και οι συμπεριφορές καταχώρισης φόρων επικυρώθηκαν με τους τοπικούς χρηματοοικονομικούς ενδιαφερόμενους. Όπου απαιτήθηκε, η Awara IT ανέπτυξε ελαφριές επεκτάσεις τοπικής προσαρμογής για να διασφαλίσει τη νομική συμμόρφωση χωρίς να θέτει σε κίνδυνο την ικανότητα ενοποίησης δεδομένων κεντρικά στο Business Central.

Επιχειρηματική αξία

Η τυποποίηση στο Dynamics 365 Business Central απέφερε μετρήσιμα λειτουργικά και οικονομικά οφέλη. Η κεντρική διαχείριση βασικών δεδομένων και οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες ενδοεταιρικών συναλλαγών μείωσαν τις μη αυτόματες συμφωνίες και συντόμευσαν το κλείσιμο του ομίλου, παρέχοντας στην οικονομική διοίκηση έγκαιρα και αξιόπιστα οικονομικά στοιχεία. Η βελτιωμένη ακρίβεια απογραφής και η ενσωμάτωση WMS μείωσαν τις διαγραφές αποθεμάτων και βελτίωσαν την απόδοση εκπλήρωσης παραγγελιών σε όλα τα κέντρα διανομής.

Η λειτουργική τυποποίηση μείωσε επίσης τα γενικά έξοδα για τις τοπικές εγκαταστάσεις, αντικαθιστώντας τις προσαρμοσμένες προσαρμογές NAV με διαμορφώσιμες διαδικασίες Business Central και απλές τοπικές επεκτάσεις. Το ενοποιημένο επίπεδο αναφοράς παρείχε διαφάνεια για την ανώτερη διοίκηση ώστε να λαμβάνει ταχύτερες αποφάσεις σχετικά με τις προμήθειες, την παραγωγή και την κατανομή του κεφαλαίου κίνησης.