Η Semrush ενοποιεί τα οικονομικά και τις προμήθειες στο Dynamics 365 Business Central

Η Semrush, μια εισηγμένη στο Nasdaq εταιρεία που ειδικεύεται στην έρευνα λέξεων-κλειδιών, αντιμετώπιζε κατακερματισμένες διαδικασίες οικονομικών και προμηθειών σε πολλές τοποθεσίες στις ΗΠΑ. Ξεχωριστά λογιστικά βιβλία και τοπική αναφορά δημιουργούσαν καθυστερήσεις στο κλείσιμο του μήνα, περιορισμένη ενοποιημένη ορατότητα για τον CFO και την ηγεσία των οικονομικών, και καθιστούσαν τον προϋπολογισμό και τον προγραμματισμό προσωπικού μη αυτόματο και επιρρεπή σε σφάλματα. Η Awara IT εφάρμοσε το Microsoft Dynamics 365 Business Central για να τυποποιήσει τη λογιστική, τις προμήθειες και τον προϋπολογισμό στις οντότητες της Semrush και να ενσωματώσει την αναφορά σε μια ενιαία οικονομική πλατφόρμα.

Η εφαρμογή παρέδωσε ενοποιημένα λογιστικά βιβλία, αυτοματοποιημένες ενδοεταιρικές καταχωρήσεις και αναφορές σε πραγματικό χρόνο μέσω ροών Power BI. Ως αποτέλεσμα, η Semrush συντόμευσε το κλείσιμο του μήνα, μείωσε τις επαναλήψεις συναλλαγών στις προμήθειες και βελτίωσε την ακρίβεια του προϋπολογισμού — επιτρέποντας στους ηγέτες των οικονομικών και της IT να υποστηρίξουν την επιθετική ανάπτυξη (300 έως 1.600 υπαλλήλους σε πέντε χρόνια) και τις απαιτήσεις αναφοράς δημόσιων εταιρειών, διατηρώντας παράλληλα την επιχειρησιακή ευελιξία.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Semrush είναι μια εταιρεία IT με έδρα τις ΗΠΑ που επικεντρώνεται στην έρευνα λέξεων-κλειδιών και την ανάλυση ψηφιακού μάρκετινγκ. Ως οργανισμός εισηγμένος στο Nasdaq με κεφαλαιοποίηση περίπου 3 δισεκατομμύρια δολάρια και ταχεία ανάπτυξη ανθρώπινου δυναμικού, η Semrush απαιτούσε εταιρικούς ελέγχους οικονομικών και προμηθειών που να επεκτείνονται σε πολλαπλές τοποθεσίες στις ΗΠΑ.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η Semrush λειτουργούσε με ξεχωριστά λογιστικά βιβλία και τοπικά εργαλεία αναφοράς σε διαφορετικά γραφεία, πράγμα που σήμαινε ότι η ενοποίηση ήταν σε μεγάλο βαθμό χειροκίνητη. Οι οικονομικές ομάδες αφιέρωναν πολλές ημέρες στη συγκέντρωση υπολογιστικών φύλλων, στον συμψηφισμό ενδοεταιρικών συναλλαγών και στην παραγωγή ενοποιημένων αναφορών P&L και ισολογισμού. Το κλείσιμο του μήνα και η ανάλυση αποκλίσεων ήταν χρονοβόρα, εκθέτοντας την εταιρεία σε καθυστερημένους κύκλους λήψης αποφάσεων κατά τη διάρκεια μιας περιόδου ταχείας ανάπτυξης προσωπικού και επιχειρήσεων.

Οι προμήθειες και οι αγορές ήταν αποκεντρωμένες: εντολές αγοράς, εγκρίσεις και κύρια δεδομένα προμηθευτών υπήρχαν σε τοπικά συστήματα ή υπολογιστικά φύλλα, προκαλώντας διπλούς προμηθευτές, ασυνεπείς όρους και αργούς κύκλους από την παραγγελία στην εκτέλεση. Ο προγραμματισμός του προϋπολογισμού και του προσωπικού διαχειριζόταν εκτός του ERP, καθιστώντας τον προγραμματισμό σεναρίων αργό και αυξάνοντας τον κίνδυνο υπερβάσεων προϋπολογισμού. Το τοπίο της IT περιελάμβανε το Dynamics 365 Business Central μαζί με το Power BI και το Tableau, απαιτώντας μια στρατηγική ενοποίησης που διατηρούσε τις επενδύσεις αναφοράς, ενώ κεντροποιούσε τα συναλλακτικά οικονομικά.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε για τις εγγενείς δυνατότητες πολλαπλών εταιρειών και ενδοεταιρικών συναλλαγών, το μοντέλο cloud SaaS και την ικανότητά του να ενσωματώνεται απευθείας με το Microsoft Power Platform και το Power BI. Η ευθυγράμμισή αυτή μείωσε το λειτουργικό κόστος ενσωμάτωσης και επιτάχυνε την παράδοση για την τυποποίηση των οικονομικών και των προμηθειών, διατηρώντας παράλληλα τις υφιστάμενες επενδύσεις αναφοράς της εταιρείας σε Power BI και Tableau.

Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την εξειδίκευσή της σε Dynamics NAV/Business Central και την εμπειρία της με ενοποιήσεις πολλαπλών οντοτήτων σε εταιρείες τεχνολογίας υψηλής ανάπτυξης. Τα κριτήρια επιλογής έδωσαν προτεραιότητα σε γρήγορο χρόνο επένδυσης, ασφαλή ενσωμάτωση Azure AD για ενιαία σύνδεση και έτοιμους οικονομικούς ελέγχους που υποστηρίζουν τις απαιτήσεις US GAAP και την αναφορά δημόσιων εταιρειών.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Λογιστήριο & Οικονομική Διαχείριση
• Λογαριασμοί Πληρωτέοι και Λογαριασμοί Εισπρακτέοι
• Διαχείριση Προμηθειών & Εντολών Αγοράς
• Προϋπολογισμός και Έλεγχος Προϋπολογισμού
• Ενοποίηση πολλαπλών εταιρειών & Ενδοεταιρικές καταχωρήσεις
• Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία
• Διαχείριση Μετρητών & Τραπεζών
• Διαστάσεις και Κοστολόγηση
• Ροές εργασιών έγκρισης και Αιτήματα αγοράς
• Επέκταση Headcount & Οργανωτικής Δομής (δεδομένα σχεδιασμού HR)
• Ενοποίηση αναφορών & BI (ροές δεδομένων Power BI)

Ενσωματώσεις

• Power BI (άμεσες ροές δεδομένων για ενοποιημένους πίνακες ελέγχου)
• Tableau (επίπεδο εξαγωγής δεδομένων για υφιστάμενες ομάδες ανάλυσης)
• Azure AD για SSO και πρόσβαση βάσει ρόλων
• Συνδεσιμότητα με τράπεζες / ροές ταμείου
• Σύστημα HR/μισθοδοσίας (συγχρονισμός δεδομένων HR για τον προγραμματισμό προσωπικού)
• Προσαρμοσμένο API layer για τιμολόγηση προϊόντων και μεταδεδομένα συνδρομών

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση επικεντρώθηκε στις απαιτήσεις των ΗΠΑ: λογιστικό σχέδιο ευθυγραμμισμένο με τα US GAAP, διαμόρφωση φόρου πωλήσεων και χρήσης πολλαπλών πολιτειών, υποστήριξη για αναφορά προμηθευτών 1099 και διεπαφές μισθοδοσίας, καθώς και έλεγχοι για την ικανοποίηση των διαδρομών ελέγχου δημόσιων εταιρειών. Το νόμισμα ήταν κυρίως USD με δυνατότητες πολλαπλών νομισμάτων ενεργοποιημένες για διεθνείς ενδοεταιρικές καταχωρήσεις. Όλες οι προεπιλογές γλώσσας και τα οικονομικά πρότυπα διαμορφώθηκαν για Αγγλικά ΗΠΑ και χαρτογραφήθηκαν στην περιοδικότητα αναφοράς της Semrush στην SEC.

Επιχειρηματική αξία

Η ενοποίηση των συναλλακτικών οικονομικών και προμηθειών της Semrush στο Dynamics 365 Business Central προσέφερε μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις και μειωμένους χρόνους κύκλου που έχουν σημασία για τους ηγέτες των οικονομικών και της IT. Το ταχύτερο κλείσιμο στο τέλος του μήνα και η κεντρική διαχείριση προμηθευτών βελτίωσαν την ακρίβεια των προβλέψεων και μείωσαν τον χρόνο που δαπανάται σε μη αυτόματους συμψηφισμούς, επιτρέποντας στην ομάδα των οικονομικών να επικεντρωθεί στην ανάλυση αντί για τη συγκέντρωση. Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας προμηθειών και ένας κεντρικός κύριος προμηθευτής μείωσαν τον λειτουργικό κίνδυνο και βελτίωσαν τον έλεγχο του κεφαλαίου κίνησης.

Η λύση παρείχε επίσης μια συνεπή βάση δεδομένων για την ομάδα ανάλυσης: οι πίνακες εργαλείων Power BI αντικατοπτρίζουν τώρα τα ίδια λογιστικά βιβλία και διαστάσεις που χρησιμοποιούνται για την υποχρεωτική αναφορά, επιτρέποντας ταχύτερες αποφάσεις των στελεχών κατά τις φάσεις ανάπτυξης. Αυτά τα αποτελέσματα υποστήριξαν την κλιμάκωση της Semrush από εκατοντάδες σε πάνω από χίλιους υπαλλήλους και ενίσχυσαν τους ελέγχους κατάλληλους για μια εισηγμένη στο Nasdaq εταιρεία.