Υλοποίηση του Dynamics 365 Business Central για την Protectimus

Η Protectimus, πάροχος λύσεων ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων που δραστηριοποιείται σε Ιρλανδία, Ισπανία, Γιβραλτάρ, Ηνωμένο Βασίλειο, και ΗΠΑ, προσέλαβε την Awara IT για να αντικαταστήσει κατακερματισμένες λογιστικές διαδικασίες με μια ενιαία, ελεγχόμενη οικονομική πλατφόρμα. Ο στόχος ήταν πραγματιστικός: αυτοματοποίηση της λογιστικής στις Πωλήσεις & Εισπράξεις, Αγορές & Πληρωτέα, Τραπεζικά & Ταμειακά, Αποθέματα και Πάγια Στοιχεία, ενώ παράλληλα να προσφέρεται ενοποιημένη ανάλυση για τις οικονομικές και διοικητικές ομάδες.

Η Awara IT υλοποίησε το Microsoft Dynamics 365 Business Central με στοχευμένες ενσωματώσεις για τραπεζικές ροές, συστήματα ταυτότητας και πωλήσεων. Το έργο επέφερε μετρήσιμη μείωση στις μη αυτόματες συμφωνίες, επιτάχυνση του μηνιαίου κλεισίματος, και σχεδόν σε πραγματικό χρόνο ορατότητα ταμειακών ροών—δημιουργώντας μια βάση που υποστηρίζει τη συνεχή γεωγραφική επέκταση χωρίς την προσθήκη ανάλογου οικονομικού προσωπικού.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Protectimus είναι ένας εξειδικευμένος πωλητής IT/τηλεπικοινωνιών που παρέχει προϊόντα και υπηρεσίες ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων. Η εταιρεία δραστηριοποιείται στη Δυτική Ευρώπη και τις Ηνωμένες Πολιτείες με εμπορικές και χρηματοοικονομικές διαδικασίες που εκτείνονται στην Ιρλανδία, την Ισπανία, το Γιβραλτάρ, το Ηνωμένο Βασίλειο και τις ΗΠΑ. Η δέσμευση στόχευε μια μεσαία αγορά με διασυνοριακές πωλήσεις, απόθεμα υλικού και μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση συνδρομών.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από το έργο, η Protectimus εκτελούσε χρηματοοικονομικές και λειτουργικές διαδικασίες σε πολλαπλά συστήματα και υπολογιστικά φύλλα. Οι παραγγελίες πωλήσεων, οι κινήσεις αποθεμάτων υλικού και οι λογαριασμοί προμηθευτών απαιτούσαν μη αυτόματη καταχώριση και συμφωνίες. Η οικονομική ομάδα αφιέρωνε σημαντικό χρόνο σε μη αυτόματες λογιστικές καταχωρήσεις, ενδοεταιρικές καταχωρήσεις και συμφωνίες τραπεζικών λογαριασμών, γεγονός που καθυστερούσε την αναφορά και απέκρυπτε την ταμειακή θέση.

Η επέκταση σε επιπλέον δικαιοδοσίες και ένα μικτό μοντέλο εσόδων (πωλήσεις υλικού, επαναλαμβανόμενες συνδρομές και επαγγελματικές υπηρεσίες) αύξησε την πολυπλοκότητα. Η Protectimus χρειαζόταν συνεπή αντιμετώπιση του ΦΠΑ και της φορολογίας σε ΕΕ/ΗΒ/ΗΠΑ, αυτοματοποιημένο χειρισμό παγίων στοιχείων (προμήθεια και απόσβεση token), και αξιόπιστες αναλύσεις για την τιμολόγηση και τα περιθώρια κέρδους. Η ώθηση για αλλαγή ήταν η ανάγκη να συντομευθούν οι κύκλοι κλεισίματος, να μειωθούν τα ποσοστά σφαλμάτων και να παρασχεθούν στον CFO και τους εμπορικούς ηγέτες έγκαιρες, ενοποιημένες πληροφορίες.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε επειδή ενοποιεί βασικές χρηματοοικονομικές και εφοδιαστικές δυνατότητες σε μια λύση κατάλληλη για μεσαίους προμηθευτές λογισμικού και υλικού. Το Business Central ευθυγραμμίζεται με την υφιστάμενη στοίβα Microsoft της Protectimus (Azure και Microsoft 365), γεγονός που απλοποίησε την ταυτότητα, την ασφάλεια και τη διαχείριση χρηστών μέσω του Azure AD και μείωσε τον κίνδυνο ενσωμάτωσης.

Τα κριτήρια επιλογής επικεντρώθηκαν σε: εγγενείς αναφορές πολλαπλών νομισμάτων και νομικές αναφορές, αρθρωτή χρηματοοικονομική λειτουργικότητα για την κάλυψη εισπράξεων/πληρωμών/Γενικού Λογαριασμού/τράπεζας, αποθεμάτων και παγίων στοιχείων, και επεκτασιμότητα μέσω του Power Platform για αναφορές και αυτοματοποίηση διαδικασιών. Η Awara IT προσλήφθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης λόγω της εμπειρογνωμοσύνης της στο Dynamics 365 και της ικανότητάς της να παρέχει διασυνοριακές εντοπίσεις και ενσωματώσεις.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Λογιστικό και Ενοποίηση
• Πωλήσεις & Εισπράξεις (Order to Cash)
• Αγορές & Πληρωτέα (Procure to Pay)
• Διαχείριση Τραπεζικών & Ταμείων με αυτοματοποίηση τραπεζικών ροών
• Διαχείριση Αποθεμάτων (παρακολούθηση αποθεμάτων για hardware tokens)
• Πάγια (προγράμματα κεφαλαιουχικών δαπανών και αποσβέσεων)
• Καταχωρίσεις πολλαπλών νομισμάτων και ενδοεταιρικές καταχωρίσεις
• Αναφορές και Αναλύσεις (ενσωμάτωση Power BI)

Ενσωματώσεις

• Azure Active Directory για SSO και ταυτότητα
• Τραπεζικές ροές μέσω ασφαλούς API (Open Banking / bank connectors)
• Ενοποίηση παρόχου πληρωμών (συμφωνία πληρωμών)
• API ηλεκτρονικού εμπορίου / παραγγελίας πωλήσεων (λήψη παραγγελιών)
• Power BI για ενοποιημένες αναλύσεις και πίνακες εργαλείων

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε τοπικές φορολογικές και νομοθετικές ρυθμίσεις για ΦΠΑ και μορφότυπα τιμολόγησης σε Ιρλανδία, Ισπανία, Γιβραλτάρ και Ηνωμένο Βασίλειο, καθώς και μια διαμόρφωση για τη διαχείριση φορολογικών χειρισμών των ΗΠΑ για εγχώριες πωλήσεις. Οι ομάδες καταχώρισης ΦΠΑ, ο χειρισμός αντίστροφης επιβάρυνσης για ενδοκοινοτικές συναλλαγές και η αριθμοδότηση τιμολογίων ειδικά για κάθε χώρα διαμορφώθηκαν ώστε να πληρούν τις τοπικές απαιτήσεις. Οι εκτιμήσεις χειρισμού και διαμονής δεδομένων αντιμετωπίστηκαν με τους ελέγχους του Microsoft cloud και την επεξεργασία ευθυγραμμισμένη με το GDPR για τις περιοχές της ΕΕ.

Επιχειρηματική αξία

Η Protectimus απέκτησε μια ελεγχόμενη, ενιαία πηγή αλήθειας για τα οικονομικά και τα αποθέματα, επιτρέποντας στην οικονομική ομάδα να μετατοπίσει την εστίαση από τη συμφωνία δεδομένων στην ανάλυση αποκλίσεων και την εταιρική συνεργασία. Οι ταχύτεροι κύκλοι κλεισίματος βελτίωσαν το ρυθμό λήψης αποφάσεων για την τιμολόγηση, τη διαχείριση περιθωρίων και τον προγραμματισμό κεφαλαίου κίνησης, ενώ οι αυτοματοποιημένες συμφωνίες τραπεζικών λογαριασμών και πληρωμών μείωσαν τον λειτουργικό κίνδυνο και τη χειρωνακτική εργασία.

Με την τυποποίηση των διαδικασιών στο Dynamics 365 Business Central και την ενσωμάτωση βασικών συστημάτων πωλήσεων και τραπεζικών, η Protectimus μπορεί να επεκταθεί σε νέες δικαιοδοσίες με ένα επαναλαμβανόμενο μοτίβο ανάπτυξης και μειωμένη τριβή συμμόρφωσης. Η πλατφόρμα παρείχε επίσης μια βάση για μελλοντική αυτοματοποίηση μέσω του Power Platform και πρόσθετων εμπορικών ενσωματώσεων.