Εκσυγχρονισμός των οικονομικών με το Dynamics 365 Business Central στην SWAN HELLENIC

Η SWAN HELLENIC αντιμετώπιζε περιορισμένα δεδομένα συναλλαγών και ανεπαρκή οικονομική διαφάνεια σε ολόκληρο τον στόλο της, γεγονός που περιόριζε την έγκαιρη λήψη αποφάσεων και απέκρυπτε το κόστος ανά τουριστικό προορισμό. Η Awara IT εφάρμοσε το Microsoft Dynamics 365 Business Central για την κεντροποίηση των οικονομικών, την αυτοματοποίηση των τραπεζικών ενσωματώσεων και των ενσωματώσεων στο πλοίο, καθώς και την παροχή αξιόπιστων αναφορών διαχείρισης για τις λειτουργίες τόσο στο πλοίο όσο και στην ξηρά.

Το αποτέλεσμα ήταν μια ενιαία πηγή αλήθειας για τα οικονομικά, αυτοματοποιημένη τραπεζική συμφωνία σε έξι τράπεζες σε πολλές χώρες και ένας ευέλικτος εισαγωγέας δεδομένων ικανός να τυποποιεί διάφορα συστήματα τροφοδοσίας του πλοίου. Οι οικονομικοί ηγέτες απέκτησαν ορατότητα στην κερδοφορία των ταξιδιών και ταχύτερο κλείσιμο του μήνα, επιτρέποντας ακριβέστερες προβλέψεις και έλεγχο του λειτουργικού κόστους στις δραστηριότητες της εταιρείας με έδρα την Κύπρο και τα δρομολόγια της Δυτικής Ευρώπης.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η SWAN HELLENIC είναι ένας κυπριακός φορέας τουρισμού και φιλοξενίας που ειδικεύεται σε κρουαζιέρες αποστολών και μικρών πλοίων, που δραστηριοποιείται σε όλη τη Δυτική Ευρώπη. Το έργο επικεντρώθηκε στην οικονομική λειτουργία της εταιρείας και στην ενοποίηση των οικονομικών σε επίπεδο στόλου.

Επιχειρηματική πρόκληση

Οι χρηματοοικονομικές ομάδες στερούνταν συνεπών λεπτομερειών συναλλαγών από πλοία και τρίτους προμηθευτές, με αποτέλεσμα καθυστερημένες και χειροκίνητες λογιστικές εγγραφές, ad-hoc υπολογιστικά φύλλα και περιορισμένη πληροφόρηση σχετικά με τους παράγοντες κόστους ανά ταξίδι. Οι πολλαπλοί τοπικοί τραπεζικοί λογαριασμοί σε διάφορες δικαιοδοσίες αύξησαν την πολυπλοκότητα της συμφωνίας και απασχόλησαν το προσωπικό του ταμείου σε χειροκίνητη αντιστοίχιση και χειρισμό εξαιρέσεων.

Τα συστήματα του πλοίου παρήγαγαν ετερογενείς μορφές δεδομένων και διακοπτόμενη συνδεσιμότητα. Η επιχείρηση χρειαζόταν μια λύση για την εισαγωγή μεταβλητών δεδομένων πλοίου, την τυποποίησή τους στο γενικό καθολικό και την παροχή ακριβών, έγκαιρων αναφορών διαχείρισης, ώστε ο CFO και οι λειτουργικοί διαχειριστές να μπορούν να αξιολογούν την κερδοφορία των ταξιδιών και να ελέγχουν τα λειτουργικά έξοδα.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε για τον ενσωματωμένο οικονομικό του πυρήνα, τις δυνατότητες σε πολλά νομίσματα και την αποδεδειγμένη του καταλληλότητα για τις οικονομικές λειτουργίες φιλοξενίας και μεταφορών μεσαίας αγοράς. Οι ενσωματωμένες μονάδες λογιστικής, διαχείρισης μετρητών και αναφορών του προϊόντος κάλυψαν την ανάγκη για ένα ενοποιημένο γενικό καθολικό και ταχύτερο κλείσιμο.

Η Awara IT συνέστησε το Business Central λόγω της επεκτασιμότητάς του για προσαρμοσμένες ενσωματώσεις (τραπεζικές τροφοδοσίες, συστήματα πλοίου), επιλογές φιλοξενίας στο cloud και ένα χρονοδιάγραμμα συμβατό με το Microsoft 365 και την Power Platform για αναφορές και αυτοματοποίηση διαδικασιών. Ως συνεργάτης υλοποίησης, η Awara IT σχεδίασε μια συντηρητική, σταδιακή προσέγγιση για να ελαχιστοποιήσει τις διακοπές στις λειτουργίες του πλοίου και να εξασφαλίσει την ταχεία υλοποίηση των οφελών.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Καθολικό & Διαστάσεις
• Λογαριασμοί Πληρωτέοι και Λογαριασμοί Εισπρακτέοι
• Διαχείριση Ταμείου & Τραπεζική Συμφωνία
• Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία
• Project & Job Costing (κερδοφορία σε επίπεδο εκδρομής)
• Πολυνομισματική και Ενδοεταιρική Ενοποίηση
• Αναφορές & αναφορές Power BI (πίνακες διαχείρισης)

Ενσωματώσεις

• Λειτουργικό/σύστημα κρατήσεων επί του πλοίου (αμφίδρομος συγχρονισμός για συναλλαγές και έξοδα)
• Έξι τροφοδοσίες τραπεζών σε πολλές χώρες (άμεσες και μέσω αρχείου εισαγωγές)
• Προσαρμοσμένος εισαγωγέας δεδομένων για ετερογενή αρχεία CSV/XML από το πλοίο
• Εξαγωγή μισθοδοσίας σε τρίτο πάροχο μισθοδοσίας
• Συμφωνία επεξεργαστή πιστωτικών καρτών
• Azure Logic Apps για προγραμματισμένη ορχήστρωση ETL και API

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε χειρισμό πολλαπλών νομισμάτων και διαμόρφωση για τους κυπριακούς φορολογικούς κανόνες και την αναφορά ΦΠΑ όπου απαιτείται. Επειδή η SWAN HELLENIC δραστηριοποιείται διεθνώς, η λύση υποστήριξε μορφές τραπεζικών καταστάσεων ανά χώρα και συμβατότητα ISO‑20022/MT όπου ενδείκνυται. Οι προτιμήσεις γλώσσας και οι απαιτήσεις νόμιμης αναφοράς διαμορφώθηκαν ώστε να πληρούν τα κυπριακά πρότυπα οικονομικής αναφοράς, διατηρώντας παράλληλα ενοποιημένες προβολές για τις δραστηριότητες της Δυτικής Ευρώπης.

Επιχειρηματική αξία

Με την κεντροποίηση των οικονομικών λειτουργιών στο Dynamics 365 Business Central και την ενσωμάτωση συστημάτων πλοίου και τραπεζικών τροφοδοσιών, η SWAN HELLENIC μείωσε τη χειροκίνητη εργασία στη συμφωνία και την ενοποίηση δεδομένων. Το προσωπικό του χρηματοοικονομικού τμήματος ανακατανεμήθηκε από την επεξεργασία συναλλαγών στην ανάλυση, επιτρέποντας ταχύτερες αποφάσεις για την τιμολόγηση, τον έλεγχο κόστους δρομολογίων και τις προμήθειες. Η βελτιωμένη ορατότητα των ταμειακών ροών μείωσε τον κίνδυνο ταμείου κατά τη λειτουργία πολλαπλών τραπεζικών λογαριασμών σε διάφορες δικαιοδοσίες.

Το έργο παρείχε αναλυτικά στοιχεία κόστους και εσόδων σε επίπεδο ταξιδιού, υποστηρίζοντας τη βελτιστοποίηση διαδρομών και τη βελτίωση των περιθωρίων κέρδους. Οι ενοποιημένες, έγκαιρες αναφορές βελτίωσαν επίσης την εμπιστοσύνη των ενδιαφερομένων και υποστήριξαν ακριβέστερες βραχυπρόθεσμες προβλέψεις ταμειακών ροών για τις λειτουργίες του στόλου.