Dynamics 365 Business Central για την Wembley Chemicals and Supplies

Η Wembley Chemicals and Supplies αντιμετώπιζε κατακερματισμένα συστήματα, μη αυτόματους πίνακες και περιορισμένη ορατότητα στο παγκόσμιο κόστος logistics. Η Awara IT υλοποίησε το Microsoft Dynamics 365 Business Central για να αντικαταστήσει παλαιά συστήματα NAV και να αυτοματοποιήσει διαδικασίες από άκρο σε άκρο σε αγορές, προγραμματισμό, λογιστική και πωλήσεις. Το έργο επικεντρώθηκε στην παροχή έγκαιρης οικονομικής αναφοράς, αυτοματοποιημένες ροές εργασίας εντολών αγοράς και ακριβή κατανομή του συνολικού κόστους logistics.

Η δέσμευση έδωσε προτεραιότητα στα επιχειρηματικά αποτελέσματα για τις ομάδες χρηματοοικονομικών και εφοδιαστικής αλυσίδας: μείωση της χειρωνακτικής εργασίας, συντόμευση του κλεισίματος τέλους μήνα, βελτίωση της ακρίβειας αποθεμάτων και παροχή εφαρμόσιμων πληροφοριών "πραγματικό έναντι προγραμματισμένου". Η Awara IT παρέδωσε μια σταδιακή υλοποίηση του Business Central ενσωματωμένη με το Microsoft 365 και το Power Platform για να επιτρέψει την αναφορά σε πραγματικό χρόνο και την ασφαλή συνεργασία στις δραστηριότητες της Wembley στην Ελβετία και με τους διεθνείς εμπορικούς εταίρους.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Wembley Chemicals and Supplies είναι μια διεθνής εμπορική και διανεμητική εταιρεία μεσαίας αγοράς, με έδρα την Ελβετία, η οποία λειτουργεί διασυνοριακές αλυσίδες προμηθειών και διανομής σε όλη τη Δυτική Ευρώπη και άλλες παγκόσμιες αγορές. Η εταιρεία ειδικεύεται σε χημικά προϊόντα και συναφή αναλώσιμα για βιομηχανικούς πελάτες, με κεντρική λειτουργία οικονομικών και logistics που εξυπηρετεί πολλούς περιφερειακούς κόμβους.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από το έργο, η Wembley βασιζόταν σε παλαιά συστήματα και πίνακες για τη δημιουργία εντολών αγοράς, την κοστολόγηση logistics και την οικονομική ενοποίηση. Οι εντολές αγοράς δημιουργούνταν συχνά χειροκίνητα ή μέσω email, οι εγκρίσεις ήταν αργές και τα δεδομένα έπρεπε να συμφιλιωθούν σε αποσυνδεδεμένα καθολικά και πίνακες. Αυτό δημιουργούσε καθυστερήσεις στις προμήθειες, ασυνεπή κοστολόγηση των εισαγόμενων αποστολών και περιορισμένη δυνατότητα ανάλυσης των παραγόντων κόστους logistics σε επίπεδο προϊόντος ή προμηθευτή.

Οι ομάδες χρηματοοικονομικών και λειτουργιών δεν διέθεταν μια ενιαία πηγή αλήθειας για το συνολικό κόστος και την απόδοση "πραγματικό έναντι προγραμματισμένου". Το κλείσιμο τέλους μήνα και η οικονομική αναφορά ήταν χειρωνακτικά και χρονοβόρα, με καθυστερημένες προσαρμογές για τις αναλογίσεις logistics. Τα πολύπλοκα παγκόσμια logistics —πολλαπλοί μεταφορείς, τελωνειακά καθεστώτα και τιμολόγια πολλαπλών νομισμάτων— αύξαναν τον κίνδυνο εσφαλμένης κατανομής κόστους και κενών συμμόρφωσης. Το διοικητικό συμβούλιο απαιτούσε ταχύτερη, ελεγχόμενη αναφορά και καλύτερο έλεγχο του κεφαλαίου κίνησης.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε επειδή παρέχει μια ενοποιημένη πλατφόρμα χρηματοοικονομικών και εφοδιαστικής αλυσίδας κατάλληλη για διανομείς μεσαίας αγοράς, ενώ ενσωματώνεται εγγενώς με το Microsoft 365 και το Power Platform. Το Business Central υποστηρίζει σενάρια πολλαπλών εταιρειών, πολλαπλών νομισμάτων και κατανομής κόστους που σχετίζονται με το μοντέλο διεθνούς εμπορίου της Wembley, και προσέφερε μια ταχύτερη διαδρομή προς μια cloud-hosted, συντηρήσιμη λύση σε σύγκριση με ένα κατακερματισμένο προσαρμοσμένο σύνολο.

Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την εμπειρία της στο Business Central στον τομέα της διανομής και την ικανότητά της να παρέχει τοπική συμμόρφωση και ενσωματώσεις στην Ελβετία. Τα κριτήρια επιλογής έδωσαν έμφαση στην ταχεία απόδοση επένδυσης (ROI), τη συντηρησιμότητα, την εγγενή ενσωμάτωση με το Teams και το Power BI για αναφορές, και την ικανότητα υλοποίησης σχεδιασμού συνολικού κόστους και αυτοματοποιημένων ροών εργασίας "αγοράς προς πληρωμή" χωρίς βαριά προσαρμοσμένη ανάπτυξη.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Καθολικό & Οικονομική Διαχείριση
• Accounts Payable (AP) και Αυτοματοποίηση Εντολών Αγοράς
• Accounts Receivable (AR) και Διαχείριση Εντολών Πωλήσεων
• Διαχείριση Αποθεμάτων & Αποθήκης (αντικείμενα, τοποθεσίες, χειρισμός παρτίδων)
• Σχεδιασμός Αγορών και Πρόβλεψη Ζήτησης
• Σχεδιασμός και Κατανομή Κόστους Παραδοθέντων / Λογιστικών Κόστων
• Διαχείριση Πολλαπλών Εταιρειών και Πολλαπλών Νομισμάτων
• Αναφορές και Αναλύσεις (Power BI)
• Ροές Εργασίας & Εγκρίσεις (Power Automate + Business Central)
• Διαμόρφωση Ρόλων Χρηστών & Ασφάλειας

Ενσωματώσεις

• Microsoft 365 / Teams / Azure Active Directory (SSO)
• Power BI για ενοποιημένους πίνακες ελέγχου οικονομικών
• 3PL carrier APIs για κατάσταση αποστολής και καταγραφή κόστους
• Τραπεζική πύλη πληρωμών (ISO 20022 / τοπικά αρχεία ελβετικών τραπεζών)
• Σύστημα τελωνείων και τελωνειακών διασαφήσεων (βασισμένο σε API)
• Μεταφορά από παλαιά Dynamics NAV / πηγές δεδομένων Excel
• Επιλεκτικές συνδέσεις EDI με βασικούς προμηθευτές

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιελάμβανε ελβετική προσαρμογή για την αναφορά ΦΠΑ, μορφές τιμολογίων και συμβάσεις πληρωμής. Η Awara IT ρύθμισε το Business Central για την υποστήριξη ελβετικών κωδικών ΦΠΑ και κύκλων αναφοράς, εφάρμοσε διατάξεις τιμολογίων συμβατές με το ελβετικό πρότυπο QR-bill και διασφάλισε ότι τα αρχεία τραπεζικών πληρωμών πληρούσαν τις απαιτήσεις τοπικής μορφής. Παρέχθηκαν πολύγλωσσες ετικέτες και διεπαφές χρήστη (κυρίως στα Αγγλικά και Γερμανικά) για την υποστήριξη των διασυνοριακών ομάδων.

Η διατήρηση δεδομένων και τα ίχνη ελέγχου χειρίστηκαν σύμφωνα με τις ευρωπαϊκές συστάσεις φιλοξενίας. οι οικονομικοί έλεγχοι και τα αρχεία καταγραφής εγκρίσεων επιβλήθηκαν για να πληρούν τις ελβετικές απαιτήσεις συμμόρφωσης και εσωτερικού ελέγχου. Η Awara IT παρείχε τεκμηρίωση και εκπαίδευση με επίκεντρο τον τοπικό χειρισμό φόρων και τις διαδικασίες τέλους μήνα, ώστε η συμμόρφωση να είναι επαναλαμβανόμενη και ελεγχόμενη.

Επιχειρηματική αξία

Η Wembley Chemicals πέτυχε μετρήσιμες λειτουργικές και οικονομικές βελτιώσεις μέσω του Business Central και της υλοποίησης της Awara IT. Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας των εντολών αγοράς και οι ενσωματωμένοι υπολογισμοί του συνολικού κόστους μείωσαν τη χειρωνακτική εργασία στις προμήθειες και τα οικονομικά, επιτρέποντας ταχύτερη λήψη αποφάσεων και αυστηρότερο έλεγχο του κεφαλαίου κίνησης. Η βελτιωμένη ακρίβεια αποθεμάτων και η έγκαιρη εκπλήρωση μείωσαν τις διαγραφές αποθεμάτων και επιτάχυναν τις παραδόσεις στους πελάτες.

Η οικονομική αναφορά έγινε πιο έγκαιρη και ελεγχόμενη: το κλείσιμο τέλους μήνα συντομεύτηκε σημαντικά και οι αναλύσεις "πραγματικό έναντι προγραμματισμένου" παρείχαν σαφέστερη ορατότητα στους παράγοντες κόστους logistics. Η ενοποιημένη πλατφόρμα μείωσε το κόστος ενσωμάτωσης και συντήρησης και δημιούργησε μια βάση για την επέκταση των λειτουργιών σε πρόσθετους εμπορικούς διαδρόμους με συνεπείς ελέγχους συμμόρφωσης.