Η WEITNAUER μεταβαίνει στο Dynamics 365 Business Central στο cloud

Η WEITNAUER, ένας ελβετικός χονδρέμπορος καπνού που δραστηριοποιείται στην Ελβετία και την Ιταλία, μετέφερε την on-premises πλατφόρμα NAV στο Microsoft Dynamics 365 Business Central στο cloud με την Awara IT ως συνεργάτη υλοποίησης. Το έργο επικεντρώθηκε στη διατήρηση της επιχειρηματικής λογικής του NAV, εκσυγχρονίζοντας παράλληλα την υποδομή, τυποποιώντας τις διαδικασίες σε δύο χώρες και ενσωματώνοντας τις ειδικές ρυθμιστικές απαιτήσεις και τους ειδικούς φόρους κατανάλωσης του IQOS για τις τοπικές αγορές.

Η υλοποίηση παρείχε μια ενιαία παρουσία ERP στο cloud με τοπική συμμόρφωση, κεντρικά δεδομένα αρχείου και αναφορές Power BI. Το αποτέλεσμα: ταχύτερο κλείσιμο τέλους μήνα, λιγότερες μη αυτόματες συμφωνίες και πιο έγκαιρη αναφορά ειδικών φόρων κατανάλωσης και ΦΠΑ — επιτρέποντας στις ομάδες χρηματοοικονομικών και προμηθειών να επικεντρωθούν σε λειτουργικές αποφάσεις αντί για την τακτική διαχείριση δεδομένων.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η WEITNAUER είναι ένας Ελβετός χονδρέμπορος καπνού που διανέμει προϊόντα καπνού θέρμανσης (συμπεριλαμβανομένου του IQOS) και συναφή προϊόντα καπνού σε όλη την Ελβετία και την Ιταλία. Λειτουργώντας στον τομέα διανομής στη Δυτική Ευρώπη, η εταιρεία είναι διανομέας μεσαίας αγοράς με σύνθετες απαιτήσεις φόρων και ειδικών φόρων κατανάλωσης και διασυνοριακές ροές αποθέματος.

Επιχειρηματική πρόκληση

Το παλαιό σύστημα Dynamics NAV on-premises της WEITNAUER είχε προσαρμοστεί εκτενώς σε βάθος ετών για να εξυπηρετεί ροές ειδικές για τον καπνό και τοπικούς κανόνες IQOS. Αυτές οι προσαρμογές δημιούργησαν τεχνικό χρέος και κατέστησαν τις αναβαθμίσεις δαπανηρές. Το περιβάλλον δεν διέθετε τυπικές δυνατότητες cloud, όπως κεντρική ταυτότητα, ασφαλή απομακρυσμένη πρόσβαση και ενσωματωμένη αναφορά Power Platform.

Λειτουργικά, οι ομάδες χρηματοοικονομικών και προμηθειών εργάζονταν με κατακερματισμένα δεδομένα αρχείου μεταξύ των δραστηριοτήτων της Ελβετίας και της Ιταλίας. Το κλείσιμο τέλους μήνα και η αναφορά ειδικών φόρων κατανάλωσης ήταν χειροκίνητα και χρονοβόρα, η ορατότητα των αποθεμάτων διασυνοριακά ήταν ασυνεπής και τα σημεία επαφής πωλήσεων/CRM δεν ενσωματώνονταν αξιόπιστα με τα οικονομικά του back-office. Η WEITNAUER χρειαζόταν μια διαδρομή μετάβασης στο Business Central cloud που να διατηρούσε την επιχειρηματική λογική, μειώνοντας παράλληλα τον λειτουργικό κίνδυνο και διασφαλίζοντας τη νομική συμμόρφωση και στις δύο δικαιοδοσίες.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Business Central ήταν η λογική επιλογή λόγω της συνέχειας του με το Dynamics NAV (ελαχιστοποιώντας την λειτουργική επεξεργασία) και της αρχιτεκτονικής του “cloud-first” που υποστηρίζει την κεντρική διαχείριση, την ασφάλεια και την επεκτασιμότητα. Το Business Central παρέχει επίσης λειτουργικότητα χρηματοοικονομικών, προμηθειών, αποθεμάτων και πωλήσεων που ευθυγραμμίζεται με τις περιπτώσεις χρήσης διανομής, ενώ επιτρέπει εγγενείς ενσωματώσεις με το Power Platform και το Microsoft 365 για αναφορές και παραγωγικότητα.

Τα κριτήρια επιλογής περιλάμβαναν: ελάχιστη διακοπή στις υπάρχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες του NAV, δοκιμασμένες επιλογές τοπικής προσαρμογής για τους ελβετικούς και ιταλικούς φορολογικούς/ειδικούς φόρους κατανάλωσης, ισχυρές δυνατότητες ενσωμάτωσης (APIs και connectors) για logistics και ηλεκτρονική τιμολόγηση, και συνεργάτη με εμπειρία μετεγκατάστασης NAV/BC. Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για το ιστορικό της στις μεταβάσεις NAV-to-BC και τη γνώση των τοπικών ρυθμιστικών αναγκών.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Business Central: Βασικά Οικονομικά (Γενική Λογιστική, Πληρωτέοι Λογαριασμοί, Εισπρακτέοι Λογαριασμοί)
• Προμήθειες και Διαδικασία ‘Από Αγορά σε Πληρωμή’
• Διαχείριση Παραγγελιών Πωλήσεων και βασική ενσωμάτωση CRM
• Διαχείριση Αποθεμάτων και Αποθήκης (παρακολούθηση παρτίδας/σειράς)
• Διαχείριση ειδικών φόρων κατανάλωσης και ΦΠΑ για προϊόντα καπνού
• Πάγια και Διαεταιρικές καταχωρίσεις
• Power BI επιχειρησιακό και οικονομικό ταμπλό
• Azure AD / Microsoft 365 ταυτότητα και SSO

Ενσωματώσεις

• Μεταφορά δεδομένων από on-premises Dynamics NAV
• Διεπαφές τοπικής αναφοράς ειδικών φόρων/φόρων (Ελβετία & Ιταλία)
• Διεπαφή εξωτερικού ηλεκτρονικού τιμολογίου Ιταλίας (SDI)
• EDI παρόχου Logistics για μεταφορείς και διανομείς
• Αναφορές Power BI και ροές Power Platform
• Azure AD / Microsoft 365 για SSO και παροχή χρηστών

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η Awara IT διασφάλισε ότι το Business Central πληρούσε τις συγκεκριμένες νομικές και φορολογικές απαιτήσεις για την Ελβετία και την Ιταλία. Για την Ελβετία αυτό περιλάμβανε форμάτ και ροές αναφορών ειδικών φόρων κατανάλωσης και καπνού που χρησιμοποιούνται από τις τελωνειακές και φορολογικές αρχές. Για την Ιταλία η εφαρμογή περιλάμβανε συμβατές εξερχόμενες ροές ηλεκτρονικής τιμολόγησης (SDI), κανόνες καταχώρισης ΦΠΑ και γλώσσα/τοπική μορφοποίηση για ιταλικά νομοθετικά έγγραφα.

Ο εντοπισμός κάλυψε επίσης την καταχώριση σε πολλαπλά νομίσματα, τους ειδικούς φορολογικούς κωδικούς ανά χώρα και τα ίχνη ελέγχου που απαιτούνται για τη διανομή καπνού. Όπου ο τυπικός εντοπισμός του Business Central δεν κάλυπτε πεδία αναφοράς ειδικά για το IQOS, η Awara IT εφάρμοσε ελεγχόμενες επεκτάσεις που διατήρησαν την δυνατότητα αναβάθμισης ενώ παρέμειναν ελεγχόμενες για τους τοπικούς ρυθμιστικούς φορείς.

Επιχειρηματική αξία

Η μετάβαση στο Dynamics 365 Business Central προσέφερε μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις και μείωσε τον κίνδυνο συμμόρφωσης. Τα Οικονομικά επωφελήθηκαν από ταχύτερους, ελεγχόμενους κύκλους τέλους μήνα και αυτοματοποιημένη αναφορά ειδικών φόρων κατανάλωσης, γεγονός που μείωσε την έκθεση σε ποινές και βελτίωσε τη ρυθμιστική διαφάνεια. Οι ομάδες προμηθειών και αποθεμάτων επωφελήθηκαν από την σαφέστερη ορατότητα των αποθεμάτων σε Ελβετία και Ιταλία, μειώνοντας τις μεταφορές αποθεμάτων και το κεφάλαιο κίνησης.

Από την άποψη του IT, η μετάβαση στο cloud μείωσε τα λειτουργικά έξοδα συντήρησης και βελτίωσε τη θέση ασφαλείας μέσω της ενσωμάτωσης του Azure AD και των διαχειριζόμενων υπηρεσιών πλατφόρμας της Microsoft. Τα κεντρικά δεδομένα και οι αναφορές Power BI βελτίωσαν τη λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση με σχεδόν πραγματικού χρόνου χρηματοοικονομικά και λειτουργικά KPI.