Τυποποίηση του Δικτύου Αντιπροσώπων της BMW Καζακστάν με το Dynamics 365 Business Central

Η BMW Καζακστάν χρειαζόταν να εκσυγχρονίσει τις λειτουργίες λογιστικής, εφοδιαστικής αλυσίδας και αποθήκης σε ένα δίκτυο που αποτελείται από περισσότερους από 25 αντιπροσώπους, ενώ παράλληλα έπρεπε να ενσωματωθεί με τα συστήματα του κατασκευαστή και τις τοπικές λογιστικές πλατφόρμες. Η Awara IT ανέλαβε ως συνεργάτης υλοποίησης του Microsoft Dynamics 365 Business Central, προκειμένου να προσαρμόσει ένα νέο σύστημα διαχείρισης αντιπροσώπων (DMS), να μεταβιβάσει δεδομένα από τα παλαιότερα συστήματα NAV και 1C, και να καθιερώσει τυποποιημένες διαδικασίες BMW σε όλο το δίκτυο αντιπροσώπων.

Η υλοποίηση προσέφερε μια κεντρική πλατφόρμα Business Central με ενσωματώσεις σε συστήματα OEM της BMW και 1C-Accounting, αυτοματοποιημένη αναφορά στην BMW AG, παγκόσμια εκπαίδευση χρηστών και υποστήριξη μετά την έναρξη λειτουργίας. Το πρόγραμμα έδωσε προτεραιότητα στη μετάβαση χωρίς χρόνο διακοπής της παραγωγής και πέτυχε ταχύτερα κλεισίματα μήνα, βελτιωμένη ακρίβεια αποθέματος και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες εισαγωγής αντιπροσώπων—παρέχοντας στον πελάτη ενοποιημένο οικονομικό έλεγχο και λειτουργική διαφάνεια σε όλο το Καζακστάν.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η BMW Καζακστάν είναι ο εξουσιοδοτημένος διαχειριστής δικτύου αντιπροσώπων BMW στο Καζακστάν, ο οποίος διαχειρίζεται πωλήσεις, υπηρεσίες και ανταλλακτικά μέσω περισσότερων από 25 αντιπροσωπειών σε όλη τη χώρα. Η συνεργασία κάλυψε τις χρηματοοικονομικές λειτουργίες, την αλυσίδα εφοδιασμού και τις λειτουργίες αποθήκης για ένα περιβάλλον διανομής αυτοκινήτων πολλαπλών αντιπροσώπων.

Επιχειρηματική πρόκληση

Το δίκτυο αντιπροσώπων λειτουργούσε με ένα μείγμα από παλαιότερα συστήματα Microsoft Dynamics NAV 2009 και τοπικές λύσεις 1C-Accounting, δημιουργώντας ασυνεπείς διαδικασίες, διπλά κύρια δεδομένα και κατακερματισμένες αναφορές. Κάθε αντιπρόσωπος είχε τοπικές παραλλαγές στις διαδικασίες λογιστικής και διαχείρισης ανταλλακτικών, γεγονός που καθιστούσε τις ενοποιημένες οικονομικές αναφορές στην BMW AG χρονοβόρες και επιρρεπείς σε λάθη.

Βασικοί παράγοντες για την αλλαγή περιλάμβαναν την απαίτηση για ενσωμάτωση τυποποιημένων πακέτων OEM της BMW, εναρμόνιση των επιχειρηματικών διαδικασιών με τα πρότυπα της μάρκας BMW πριν από την υλοποίηση του DMS, μετανάστευση όλης της λογιστικής των αντιπροσώπων σε μια ενιαία πλατφόρμα χωρίς διακοπή της παραγωγής, και ενεργοποίηση αυτοματοποιημένων ενοποιημένων αναφορών. Ο πελάτης απαιτούσε επίσης παγκόσμια εκπαίδευση προσωπικού και συνεχή υποστήριξη χρηστών κατά την υλοποίηση σε γεωγραφικά διάσπαρτες αντιπροσωπείες.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε για τις δυνατότητές του σε πολλαπλές οντότητες, τη στενή ενσωμάτωση με το Microsoft stack (Azure, Power BI, Microsoft 365, Azure AD) και μια αποδεδειγμένη διαδρομή αναβάθμισης από το NAV. Το Business Central παρείχε μια ενιαία πηγή αλήθειας για τα οικονομικά, τη διαχείριση αποθεμάτων και ανταλλακτικών σέρβις, ενώ υποστήριζε επεκτάσεις και τοπικοποιήσεις που απαιτούνταν από το δίκτυο αντιπροσώπων.

Η εμπειρία της Awara IT με το Dynamics NAV/BC, η γνώση περιφερειακής συμμόρφωσης και οι προηγούμενες ενσωματώσεις με συστήματα OEM κατέστησαν την ομάδα έναν πρακτικό συνεργάτη. Η λύση πληρούσε τα κριτήρια επιλογής για ασφαλή φιλοξενία στο cloud, επεκτάσιμη ρύθμιση για πολλούς αντιπροσώπους, προκατασκευασμένες οικονομικές και αποθηκευτικές ενότητες και τη δυνατότητα ενσωμάτωσης με συστήματα OEM της BMW και 1C μέσω τυπικών API και ενδιάμεσου λογισμικού.

Υλοποιημένες ενότητες

• Business Central: Γενικό Καθολικό & Οικονομικά
• Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Αγορές, Απόθεμα, Αναπλήρωση)
• Διαχείριση Αποθήκης (τοποθεσίες, διαχείριση θέσεων, φορητή σάρωση)
• Διαχείριση Παραγγελιών Πωλήσεων & Υπηρεσιών (πωλήσεις αντιπροσώπων, τιμολόγηση σέρβις και ανταλλακτικών)
• Πάγια και Λογαριασμοί Πληρωτέοι/Εισπρακτέοι
• Αναφορές Power BI για ενοποιημένους KPI και αυτοματοποιημένη αναφορά στην BMW AG
• Επεκτάσεις για συμβατότητα με το πακέτο BMW OEM και προσαρμογές ειδικά για αντιπροσώπους

Ενσωματώσεις

• Συστήματα OEM της BMW (ασφαλής ενσωμάτωση API για δεδομένα ανταλλακτικών, αρχεία εγγύησης και σέρβις)
• 1C-Accounting (συγχρονισμένα κύρια δεδομένα, περιοδικές λογιστικές μεταφορές)
• Παλαιότερες εκδόσεις Dynamics NAV 2009 (μετανάστευση και μεταφορά ιστορικού καθολικού)
• Azure Active Directory για έλεγχο ταυτότητας και SSO
• Power BI για ενοποιημένες αναφορές προς την BMW AG και πίνακες εργαλείων διαχείρισης
• Microsoft 365 για συνεργασία και διαχείριση εγγράφων

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιελάμβανε τις απαιτήσεις νομικής αναφοράς του Καζακστάν και την αντιστοίχιση ενός τοπικού λογιστικού σχεδίου για τη διασφάλιση ότι ο ΦΠΑ, οι φορολογικές δηλώσεις και οι νόμιμες οικονομικές καταστάσεις συμμορφώνονται με τους εθνικούς κανονισμούς. Η υποστήριξη τοπικής γλώσσας (Ρωσικά) ενεργοποιήθηκε στις διεπαφές χρήστη και στην τεκμηρίωση. Όταν απαιτήθηκε, οι αναφορές και οι φορολογικές υποβολές προσαρμόστηκαν σε μορφές αποδεκτές από τις τοπικές αρχές, διατηρώντας παράλληλα την ενοποιημένη δομή αναφοράς που απαιτείται από την BMW AG.

Επιχειρηματική αξία

Η υλοποίηση του Business Central τυποποίησε τις διαδικασίες της μάρκας BMW σε όλο το δίκτυο αντιπροσώπων, εξάλειψε διπλούς λογιστικούς ροές και παρείχε ένα ενιαίο καθολικό για όλες τις αντιπροσωπείες στο Καζακστάν. Η ενσωμάτωση με τα συστήματα OEM της BMW και το 1C μείωσε τη χειροκίνητη συμφιλίωση, βελτίωσε τη διαθεσιμότητα ανταλλακτικών και επέτρεψε αναφορές σχεδόν σε πραγματικό χρόνο στην BMW AG.

Η υιοθέτηση από τους χρήστες υποστηρίχθηκε από ένα παγκόσμιο πρόγραμμα εκπαίδευσης και την ενεργή υποστήριξη έναρξης λειτουργίας από την Awara IT, η οποία μείωσε τον λειτουργικό κίνδυνο και βοήθησε τους αντιπροσώπους να μεταβούν χωρίς διακοπή στις πωλήσεις ή τις λειτουργίες σέρβις. Η κεντρική πλατφόρμα δημιούργησε επίσης μια βάση για μελλοντικό αυτοματισμό χρησιμοποιώντας την Power Platform και για κλιμάκωση σε πρόσθετα franchise ή περιοχές.