Ασφαλής, αποτελεσματική υιοθέτηση του Microsoft Copilot στην Efes Καζακστάν

Η Efes Καζακστάν ξεκίνησε μια πιλοτική εφαρμογή του Microsoft Copilot για να ενισχύσει την παραγωγικότητα σε HR, συμμόρφωση και IT, αλλά η χρήση αναπτύχθηκε με ad hoc, ανεπιτήρητο τρόπο. Οι εργαζόμενοι πειραματίστηκαν με το Copilot Chat, το Copilot for M365 και τις λειτουργίες του Copilot Agent χωρίς συνεπείς πρακτικές υποβολής ερωτημάτων, διακυβέρνηση ή επίγνωση των επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων. Αυτό δημιούργησε άνισα κέρδη παραγωγικότητας και πιθανή έκθεση ευαίσθητων πληροφοριών.

Η Awara IT εφάρμοσε ένα δομημένο πρόγραμμα διαχείρισης αλλαγών και ενεργοποίησης που συνδύασε διακυβέρνηση, πρακτική εκπαίδευση και στοχευμένη ανάπτυξη πρακτόρων. Το αποτέλεσμα: πανελλαδική γνώση της AI στον οργανισμό, μηδενικά περιστατικά ασφαλείας που σχετίζονται με το Copilot μετά την κυκλοφορία και ένας πράκτορας HR Copilot σε παραγωγή που μείωσε τον χρόνο των καθημερινών εργασιών HR βελτιώνοντας παράλληλα την εμπειρία των εργαζομένων και την ευαισθητοποίηση για τη συμμόρφωση.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Efes Καζακστάν είναι μια εθνική εταιρεία παραγωγής και διανομής μπύρας και ποτών που δραστηριοποιείται σε όλο το Καζακστάν. Ο οργανισμός παρέχει υπηρεσίες παραγωγής, logistics και εμπορικές υπηρεσίες για ένα περιφερειακό χαρτοφυλάκιο ποτών και απασχολεί πολυτομεακό προσωπικό σε λειτουργίες παραγωγής, διανομής και εταιρικές λειτουργίες.

Επιχειρηματική πρόκληση

Οι δυνατότητες του Copilot ήταν διαθέσιμες, αλλά οι εργαζόμενοι δεν διέθεταν συνεπή γνώση για την ασφαλή και αποτελεσματική χρήση. Κοινά σημεία δυσκολίας περιλάμβαναν κακές τεχνικές υποβολής ερωτημάτων, περιορισμένη χρήση προηγμένων λειτουργιών Copilot και μη ρεαλιστικές προσδοκίες σχετικά με το πού το Copilot θα μπορούσε να αντικαταστήσει την κρίση των ειδικών. Οι ομάδες HR και συμμόρφωσης ανησυχούσαν ιδιαίτερα για την τυχαία αποκάλυψη προσωπικών δεδομένων και την ασυνεπή διαχείριση εμπιστευτικών αρχείων HR.

Οι ομάδες IT και ασφάλειας είχαν περιορισμένη ορατότητα στον τρόπο χρήσης του Copilot και δεν υπήρχαν επίσημες πολιτικές ή εγχειρίδια. Η ηγεσία χρειαζόταν ένα πραγματιστικό σχέδιο για: την ταχεία αύξηση της γνώσης AI, τον καθορισμό ελέγχων διακυβέρνησης και DLP ευθυγραμμισμένων με το Microsoft 365 και την ανάπτυξη πρακτικών πρακτόρων Copilot που θα παρείχαν μετρήσιμη εξοικονόμηση χρόνου χωρίς την εισαγωγή νέων κινδύνων.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Efes Καζακστάν χρησιμοποιούσε ήδη ευρέως το Microsoft 365 σε όλη την επιχείρηση, οπότε η επιλογή του Microsoft Copilot και της στοίβας Copilot Studio ευθυγραμμίστηκε με τα υπάρχοντα συστήματα ταυτότητας, περιεχομένου και συνεργασίας. Αυτή η προσέγγιση ενός μόνο προμηθευτή απλοποίησε τη διακυβέρνηση, επέτρεψε την επαναχρησιμοποίηση υφιστάμενων πηγών περιεχομένου SharePoint και Teams και μείωσε το κόστος ενσωμάτωσης σε σύγκριση με την εισαγωγή μιας πλατφόρμας παραγωγικής AI τρίτου μέρους.

Η Awara IT καθόρισε επίσης το πρόγραμμα με στόχο τη μελλοντική αυτοματοποίηση ERP και HR: οι πράκτορες Copilot και η διακυβέρνηση σχεδιάστηκαν για να ενσωματωθούν άψογα με το Dynamics 365 (HR/Οικονομικά) όπου ισχύει, επιτρέποντας στην Efes να επεκτείνει την υποβοηθούμενη από AI βοήθεια σε συναλλακτικές διαδικασίες αργότερα με ελάχιστη επανεπεξεργασία.

Υλοποιημένες ενότητες

• Διαμόρφωση Copilot for Microsoft 365 και πρότυπα πολιτικών
• Συντονισμός Copilot Chat και βιβλιοθήκη prompt-engineering (Copilot Studio)
• Ανάπτυξη Copilot Agent — βοηθός HR (ερωτήματα εργαζομένων, πρότυπα εγγράφων)
• Διακυβέρνηση: Κανόνες DLP, πρόσβαση βάσει ρόλων και εγχειρίδια χρήσης
• Διαχείριση αλλαγών: πρόγραμμα σπουδών εκπαίδευσης και πρόγραμμα AI Ambassadors
• Παρακολούθηση: καταγραφή, ειδοποιήσεις και αναφορές συμμόρφωσης

Ενσωματώσεις

• Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint) για περιεχόμενο και συνεργασία
• Azure Active Directory για ταυτότητα, SSO και υπό όρους πρόσβαση
• Συνδέσεις συστήματος HR πελάτη (HRIS) για τον πράκτορα HR Copilot
• Προετοιμασμένες συνδέσεις και πρότυπα ενσωμάτωσης για επέκταση Dynamics 365 (HR/Οικονομικά)
• Ενσωμάτωση παρακολούθησης ασφαλείας με Azure Monitor / SIEM

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η Awara IT σχεδίασε τη λύση ώστε να σέβεται τις προσδοκίες προστασίας δεδομένων του Καζακστάν και τις εσωτερικές απαιτήσεις απορρήτου της Efes Καζακστάν. Όπου απαιτείτο, η πρόσβαση του Copilot περιορίστηκε σε εγκεκριμένα αποθετήρια περιεχομένου και η πρόσβαση υπό όρους επιβλήθηκε μέσω του Azure AD. Εφαρμόστηκαν έλεγχοι προστασίας απώλειας δεδομένων (DLP) και πολιτικές διατήρησης για την αποτροπή ακούσιας διαρροής προσωπικών ή εμπορικών δεδομένων.

Τα εκπαιδευτικά υλικά και η τεκμηρίωση διακυβέρνησης παραδόθηκαν στα Ρωσικά και τα Καζακστάνικα όπως απαιτείτο, και το τοπικό προσωπικό HR και οι νομικοί ενδιαφερόμενοι επικύρωσαν τις απαντήσεις των πρακτόρων και τις διαδρομές κλιμάκωσης για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τις εθνικές πρακτικές απασχόλησης και τα εσωτερικά πρότυπα συμμόρφωσης.

Επιχειρηματική αξία

Το πρόγραμμα απέφερε μετρήσιμη επιχειρηματική αξία μετατρέποντας μια επικίνδυνη, χαοτική πιλοτική εφαρμογή σε μια διαχειριζόμενη, επεκτάσιμη δυνατότητα. Η εκπαίδευση και το δίκτυο AI Ambassadors δημιούργησαν εσωτερική ικανότητα για επέκταση και διατήρηση της χρήσης του Copilot. Ο πράκτορας HR Copilot αυτοματοποίησε τις καθημερινές εργασίες και βελτίωσε τους χρόνους απόκρισης των εργαζομένων, απελευθερώνοντας το προσωπικό HR για εργασία υψηλότερης αξίας και επιταχύνοντας την παροχή υπηρεσιών HR.

Οι έλεγχοι διακυβέρνησης και η παρακολούθηση μείωσαν τον λειτουργικό κίνδυνο και έδωσαν στις ομάδες IT και συμμόρφωσης έγκαιρη ορατότητα στα πρότυπα χρήσης. Η αρχιτεκτονική και τα πρότυπα ενσωμάτωσης καθιστούν εύκολη για την Efes την επέκταση της βοήθειας του Copilot σε διαδικασίες Dynamics 365 που καθοδηγούνται από τα οικονομικά και το HR ως περιπτώσεις χρήσης επόμενης φάσης.