Αυτοματοποίηση Εγκρίσεων Εγγράφων με Power Apps στην Aquaphor

Η Aquaphor, ένας κατασκευαστής φίλτρων νερού με έδρα το Καζακστάν, χρειαζόταν έναν γρήγορο, ασφαλή τρόπο για τους χρήστες του Office 365 να δρομολογούν, να υπογράφουν και να παρακολουθούν επίσημα έγγραφα. Η εταιρεία έπρεπε να αξιοποιήσει τις υπάρχουσες άδειες M365 και να επιτρέψει την υποστήριξη ηλεκτρονικής υπογραφής από το κράτος (eGov Mobile), μειώνοντας παράλληλα τα χειροκίνητα έξοδα και τις χαμένες εγκρίσεις.

Η Awara IT εφάρμοσε μια λύση χαμηλού κώδικα χρησιμοποιώντας το Power Apps και το Power Automate που στέλνει έγγραφα για έγκριση με λίγα κλικ, αποστέλλει υπενθυμίσεις μέσω email και κινητού, υποστηρίζει ευέλικτες διαδρομές έγκρισης και καταγράφει ελεγχόμενα συμβάντα υπογραφής. Η λύση συντόμευσε τους κύκλους έγκρισης, βελτίωσε την ιχνηλασιμότητα και δημιούργησε μια πλατφόρμα έτοιμη για ενσωμάτωση με μελλοντικές ροές εργασίας του Dynamics 365.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Aquaphor είναι μια εταιρεία διακριτικής κατασκευής που επικεντρώνεται σε φίλτρα νερού, με έδρα το Καζακστάν και εξυπηρετεί τις εγχώριες και περιφερειακές αγορές σε όλη την Κεντρική Ασία. Το έργο αφορούσε γνώστες εργαζόμενους και εγκρίνοντες που χρησιμοποιούν το Office 365 στις δραστηριότητες της Aquaphor στο Καζακστάν.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από το έργο, η Aquaphor βασιζόταν σε ad-hoc δρομολόγηση email και χειροκίνητη παρακολούθηση για τις εγκρίσεις εγγράφων. Τα έγγραφα που κυκλοφορούσαν μέσω email ή κοινόχρηστων μονάδων οδήγησαν σε χαμένες υπογραφές, ασαφή ιδιοκτησία των βημάτων έγκρισης και μεγάλους χρόνους κύκλου. Η έλλειψη συνεπούς υπενθύμισης και ενός κεντρικού αρχείου ελέγχου αύξησε τον επιχειρησιακό κίνδυνο για τις νομικές και προμηθευτικές εγκρίσεις.

Η Aquaphor χρειαζόταν επίσης ασφαλή ηλεκτρονική υπογραφή που να συμμορφώνεται με τη ροή ηλεκτρονικής υπογραφής (eGov Mobile) της κυβέρνησης του Καζακστάν. Η ομάδα IT ήθελε μια λύση που να χρησιμοποιεί τις υπάρχουσες άδειες M365, να απαιτούσε ελάχιστη διαχείριση αλλαγών για τους τελικούς χρήστες και να μπορούσε να επεκταθεί αργότερα για να ενσωματωθεί με συστήματα ERP ή CRM χωρίς να χρειαστεί ανακατασκευή του επιπέδου έγκρισης.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Aquaphor επέλεξε την Microsoft Power Platform επειδή αξιοποιεί την υπάρχουσα επένδυση της εταιρείας σε Office 365, υποστηρίζει την ταχεία υλοποίηση με low-code και παρέχει ασφάλεια εταιρικού επιπέδου μέσω του Azure AD. Οι Power Apps και Power Automate επέτρεψαν στην Awara IT να δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη εμπειρία εγκρίσεων χωρίς να εισαγάγει ένα ξεχωριστό σύστημα τρίτου κατασκευαστή.

Ενώ αυτή η συνεργασία επικεντρώθηκε στην Power Platform, η αρχιτεκτονική σχεδιάστηκε ώστε να είναι συμβατή με το Dynamics 365 για μελλοντικά σενάρια (π.χ. δρομολόγηση εγκρίσεων από εγγραφές Finance ή Customer Engagement). Η επιλογή των τεχνολογιών της Microsoft μείωσε τον κίνδυνο ενσωμάτωσης και άφησε ανοιχτό το δρόμο για επεκτάσεις του Dynamics 365 όταν οι επιχειρηματικές διαδικασίες επεκταθούν.

Υλοποιημένες ενότητες

• Power Apps (εφαρμογή Canvas) για υποβάλλοντες και εγκρίνοντες
• Ροές έγκρισης και ειδοποίησης του Power Automate
• Βιβλιοθήκες εγγράφων SharePoint Online για αποθήκευση περιεχομένου
• Dataverse για μεταδεδομένα έγκρισης, αρχείο ελέγχου και κανόνες δρομολόγησης
• Προσαρμοσμένος connector στο eGov Mobile signing API
• Πρόσβαση βάσει ρόλων και ομάδες ασφαλείας Azure AD
• Ειδοποιήσεις μέσω email και Teams/Push για υπενθυμίσεις και εργασίες

Ενσωματώσεις

• SharePoint Online (κύριο αποθετήριο εγγράφων)
• Azure Active Directory (έλεγχος ταυτότητας & RBAC)
• eGov Mobile signing API (κρατική ηλεκτρονική υπογραφή)
• Outlook και Teams (ειδοποιήσεις και μηνύματα με δυνατότητα ενέργειας)
• Dataverse (μεταδεδομένα, αρχεία καταγραφής ελέγχου) και connectors έτοιμοι για ενσωμάτωση με το Dynamics 365

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η λύση ενσωματώνει την ηλεκτρονική υπογραφή eGov Mobile του Καζακστάν για την τήρηση των τοπικών απαιτήσεων ηλεκτρονικής υπογραφής και καταγράφει τα συμβάντα υπογραφής σε ένα ελεγχόμενο ίχνος. Τα έγγραφα παραμένουν στο SharePoint Online εντός του tenant της Aquaphor για την τήρηση των πολιτικών παραμονής και διατήρησης δεδομένων. Η εφαρμογή υποστηρίζει στοιχεία UI στη Ρωσική και Καζακική γλώσσα όπου απαιτείται και επιβάλλει πρόσβαση βάσει ρόλων σε ευαίσθητα νομικά και προμηθευτικά αρχεία.

Επιχειρηματική αξία

Η Aquaphor πέτυχε ταχύτερες, πιο αξιόπιστες εγκρίσεις τυποποιώντας τη διαδικασία δρομολόγησης εγγράφων και εισάγοντας ηλεκτρονική υπογραφή συμβατή με το κράτος. Η εταιρεία μείωσε τις χειροκίνητες παρακολουθήσεις και επανεργασίες, γεγονός που μείωσε την επιχειρησιακή τριβή για τις νομικές και προμηθευτικές ομάδες και απελευθέρωσε χρόνο για δραστηριότητες υψηλότερης αξίας. Η υλοποίηση παρείχε επίσης ένα αναζητήσιμο, ελεγχόμενο ίχνος εγκρίσεων που υποστηρίζει τη συμμόρφωση και τους εσωτερικούς ελέγχους.

Επειδή η λύση βασίζεται στην Power Platform και χρησιμοποιεί το Dataverse για μεταδεδομένα, η Aquaphor διαθέτει πλέον ένα αρθρωτό επίπεδο εγκρίσεων που μπορεί να επεκταθεί στο Dynamics 365 Finance ή Customer Engagement, όταν οι επιχειρηματικές διαδικασίες απαιτούν πιο στενή αυτοματοποίηση ERP/CRM.