Εκσυγχρονισμός της Apa-Canal Chisinau με το Dynamics 365 Finance & Operations

Η Apa-Canal Chisinau απαιτούσε μια ενιαία, ελεγχόμενη πλατφόρμα για τη διαχείριση των οικονομικών, των προμηθειών, της αποθήκης και της συντήρησης πεδίου σε όλη την έκταση μιας δημόσιας επιχείρησης κοινής ωφέλειας. Η Awara IT υλοποίησε το Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations για την ενοποίηση της λογιστικής οικονομικών, φορολογικών και επενδύσεων, ενώ προσέφερε Enterprise Asset Management (EAM) και μια ολοκληρωμένη αλυσίδα εφοδιασμού. Το έργο αυτοματοποίησε την ανάλυση σχεδίου-πραγματικού, εισήγαγε τη συγκέντρωση απαιτήσεων υλικών και τις ροές εργασίας επιλογής προμηθευτών, και ενσωμάτωσε εξωτερικά συστήματα υπηρεσιών πεδίου. Ως αποτέλεσμα, η Apa-Canal απέκτησε ταχύτερη αναφορά τέλους μήνα, σαφέστερο έλεγχο αποθεμάτων και μια ενοποιημένη διαδικασία συντήρησης-προμηθειών ευθυγραμμισμένη με την κρατική αναφορά της Μολδαβίας.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Apa-Canal Chisinau είναι η δημοτική δημόσια επιχείρηση κοινής ωφέλειας υπεύθυνη για την παροχή νερού, την αποχέτευση και τις κοινοτικές υπηρεσίες στο Κισινάου, Μολδαβία. Ως περιφερειακός πάροχος κοινής ωφέλειας διαχειρίζεται μια μεγάλη διάσπαρτη βάση περιουσιακών στοιχείων, αποθήκες πολλαπλών τοποθεσιών και ένα μείγμα εσωτερικών ομάδων και εξωτερικών συνεργατών.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από την υλοποίηση, η Apa-Canal λειτουργούσε με κατακερματισμένα υπολογιστικά φύλλα και σημειακές λύσεις που καθιστούσαν δύσκολη τη διατήρηση του κόστους προγραμματισμένης συντήρησης ανά τύπο πόρου, την έγκριση και παρακολούθηση προγραμμάτων παραγωγής και τη συγκέντρωση απαιτήσεων υλικών σε όλα τα έργα. Η ορατότητα αποθεμάτων ήταν περιορισμένη· οι σχεδιαστές στερούνταν αξιόπιστα δεδομένα αποθέματος για να βελτιστοποιήσουν την αναπλήρωση και την επιλογή προμηθευτών. Οι διαδικασίες λογιστικής, φορολογικής και διαχειριστικής ήταν εν μέρει χειρωνακτικές, περιπλέκοντας το κλείσιμο τέλους μήνα και την κρατική αναφορά. Οι ομάδες συντήρησης πεδίου χρησιμοποιούσαν ξεχωριστά συστήματα, δημιουργώντας κενά μεταξύ της πραγματικής κατανάλωσης πόρων και των λογιστικών αρχείων, γεγονός που εμπόδιζε την ανάλυση σχεδίου-πραγματικού και αύξανε τους χρόνους παράδοσης προμηθειών και τις επισκευές έκτακτης ανάγκης.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations επιλέχθηκε για τις ολοκληρωμένες δυνατότητες χρηματοοικονομικών, αλυσίδας εφοδιασμού και EAM που υποστηρίζουν τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας με μεγάλα χαρτοφυλάκια περιουσιακών στοιχείων. Η λύση προσφέρει ενσωματωμένες λειτουργίες προϋπολογισμού και διαχείρισης επενδύσεων, ισχυρές λειτουργίες προμηθειών και αποθήκης, καθώς και εγγενείς οικονομικούς και φορολογικούς ελέγχους που απαιτούνται από μια οντότητα του δημόσιου τομέα. Η Awara IT επελέγη ως συνεργάτης υλοποίησης για την περιφερειακή της εμπειρία με το Dynamics F&O και τις ενσωματώσεις στην Ανατολική Ευρώπη. Το Dynamics 365 ευθυγραμμίστηκε επίσης με τις απαιτήσεις οικοσυστήματος της Microsoft της Apa-Canal (Azure και Microsoft 365) και παρείχε επεκτάσιμες επιλογές ενσωμάτωσης για εξωτερικά συστήματα υπηρεσιών πεδίου και κρατική αναφορά.

Υλοποιημένες ενότητες

• Γενικό Καθολικό, Πληρωτέοι Λογαριασμοί και Εισπρακτέοι Λογαριασμοί
• Προϋπολογισμός και Διαχείριση Επενδύσεων
• Διαχείριση Έργων & Λογιστική
• Enterprise Asset Management (EAM)
• Προμήθειες και Αναζήτηση Προμηθευτών
• Διαχείριση Αποθεμάτων και Αποθήκης
• Λογιστική Κόστους και Έλεγχος Κόστους
• Πάγια και Αποσβέσεις
• Διαχείριση και Νομική Αναφορά (Οικονομική και Φορολογική)

Ενσωματώσεις

• Εξωτερικό σύστημα υπηρεσιών πεδίου (συγχρονισμός κινητού εργατικού δυναμικού μέσω APIs)
• Τοπική τραπεζική/πύλη πληρωμών για πληρωμές προμηθευτών
• Power BI για λειτουργικούς και οικονομικούς πίνακες ελέγχου
• Ενοποίηση με καταγραφές παλαιού λογιστικού συστήματος και καταλόγους προμηθευτών
• Συσκευές σάρωσης γραμμωτού κώδικα / WMS για παραλαβές και εκδόσεις αποθήκης
• Azure Service Bus και οντότητες δεδομένων για ασφαλή επικοινωνία συστήματος-προς-σύστημα

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε τοπική προσαρμογή για τις υποχρεωτικές και φορολογικές αναφορές της Μολδαβίας: μεταχειρίσεις ΦΠΑ, χαρτογράφηση τοπικού λογιστικού σχεδίου και τις μορφές που απαιτούνται για τις περιοδικές φορολογικές δηλώσεις. Η Awara IT ρύθμισε την υποστήριξη γλώσσας και τα πρότυπα αναφορών για την παραγωγή συμβατών οικονομικών καταστάσεων και φορολογικών δηλώσεων για την Κρατική Φορολογική Υπηρεσία. Προστέθηκαν έλεγχοι για την επιβολή των νομοθετικών κανόνων καταχώρισης και των ιχνών ελέγχου που απαιτούνται από τη διακυβέρνηση του δημόσιου τομέα.

Επιχειρηματική αξία

Η συνδυασμένη ανάπτυξη των ενοτήτων Finance, Procurement, Warehouse και EAM εξάλειψε πολλαπλές χειροκίνητες μεταβιβάσεις και δημιούργησε μια ενιαία πηγή αλήθειας για τα οικονομικά και τις λειτουργίες. Η Apa-Canal εκτελεί τώρα σχέδια συντήρησης με αξιόπιστη διαθεσιμότητα υλικών, συνδέει τη φυσική κατανάλωση με τις οικονομικές καταχωρήσεις και επιβάλλει ελέγχους προϋπολογισμού για επενδυτικά έργα. Η λειτουργική ορατότητα βελτιώθηκε σε αποθήκες και ομάδες πεδίου, μειώνοντας τις απρογραμμάτιστες προμήθειες και επιτρέποντας ταχύτερη, ακριβέστερη κρατική αναφορά. Η λύση μείωσε το διοικητικό βάρος στο προσωπικό των οικονομικών και παρείχε στους διευθυντές έγκαιρους πίνακες ελέγχου για την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων και της διαχείρισης κόστους.