Power Apps Document Approval — Dynamics 365 & Power Platform

Η MMBI, μια εταιρεία διανομής FMCG με έδρα το Καζακστάν, χρειαζόταν έναν οικονομικά αποδοτικό και ασφαλή τρόπο για την αυτοματοποίηση των εγκρίσεων εγγράφων για όλους τους χρήστες του Microsoft Office, χωρίς την αγορά πρόσθετων αδειών. Η Awara IT εφάρμοσε το Approvy — μια λύση Power Apps που φιλοξενείται στο Teams και είναι χτισμένη στην Power Platform — για να προσφέρει υποβολές με ένα κλικ, διαμορφώσιμες διαδρομές έγκρισης, υπογραφή eGov μέσω κινητού και ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο.

Το έργο συγκέντρωσε τις εγκρίσεις, πρόσθεσε σαφή παρακολούθηση της κατάστασης υπογραφής και ενσωματώθηκε με το λογιστικό σύστημα 1C της MMBI και το Microsoft Teams. Το αποτέλεσμα: ταχύτεροι κύκλοι αποφάσεων, ψηφιακό ίχνος ελέγχου για νομική συμμόρφωση και μια λύση που χρησιμοποιεί τις υπάρχουσες άδειες χρήσης και τις επενδύσεις IT της Microsoft.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η MMBI είναι ένας διανομέας με έδρα το Καζακστάν που δραστηριοποιείται στον κλάδο των Καταναλωτικών Αγαθών Ταχείας Κύκλωσης (FMCG) σε πολλές περιοχές της χώρας. Η εταιρεία εξυπηρετεί αλυσίδες λιανικής και χονδρεμπόρους και διαχειρίζεται ροές εργασίας πωλήσεων, logistics και συμμόρφωσης για ένα ευρύ χαρτοφυλάκιο προϊόντων.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η MMBI βασιζόταν σε χειροκίνητες εγκρίσεις μέσω email και ad-hoc δρομολόγηση εγγράφων. Οι εγκρίσεις ήταν αργές ή χάνονταν στα εισερχόμενα, οι διαδρομές ήταν ασυνεπείς όταν οι διαχειριστές απουσίαζαν από το γραφείο και δεν υπήρχε αξιόπιστη, κεντρική παρακολούθηση κατάστασης. Οι νομικές και εμπορικές ομάδες ξόδευαν ώρες κυνηγώντας υπογραφές και συγκεντρώνοντας αρχεία για ελέγχους.

Ο πελάτης χρειαζόταν συγκεκριμένα μια λύση που να λειτουργεί για όλους τους χρήστες του Microsoft Office χωρίς την αγορά πρόσθετων αδειών πλατφόρμας. Χρειαζόταν επίσης να υποστηρίξει τη διαδικασία υπογραφής κινητού eGov του Καζακστάν, να ενσωματωθεί με το 1C (το βασικό τους λογιστικό σύστημα) και να εμφανίζει ειδοποιήσεις έγκρισης στο Teams και το email, διατηρώντας παράλληλα τις απαιτήσεις ελέγχου και διατήρησης.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Αντί να εισαγάγει ένα ξεχωριστό σύστημα ECM, η MMBI και η Awara IT επέλεξαν την Power Platform εντός του οικοσυστήματος της Microsoft, επειδή ενσωματώνεται απευθείας με το Microsoft 365, το Teams και το Entra ID και υποστηρίζει γρήγορη low-code παράδοση. Η χρήση του Power Apps και του Power Automate σήμαινε ότι η MMBI μπορούσε να αναπτύξει μια προσαρμοσμένη εφαρμογή έγκρισης χωρίς σημαντικές νέες άδειες χρήσης ή μακρούς κύκλους ανάπτυξης.

Η Awara IT πρότεινε μια προσέγγιση Power Apps που φιλοξενείται στο Teams (Dataverse for Teams) για να αποφύγει πρόσθετες άδειες πλατφόρμας, να παρέχει ασφαλή έλεγχο ταυτότητας μέσω Entra ID και να εξασφαλίσει απρόσκοπτες ειδοποιήσεις στο Outlook και το Teams. Η λύση ευθυγραμμίζεται επίσης με τους εταιρικούς οδικούς χάρτες του Dynamics 365 για οργανισμούς που ενδέχεται να επεκτείνουν την αυτοματοποίηση σε οικονομικά και λειτουργικά ζητήματα αργότερα.

Υλοποιημένες ενότητες

• Power Apps (εφαρμογή Canvas ‘Approvy’ φιλοξενούμενη στο Microsoft Teams)
• Ροές Power Automate για δρομολόγηση έγκρισης, υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις
• Dataverse for Teams ως αποθήκη δεδομένων εφαρμογών
• Power BI (πίνακες ελέγχου εγκρίσεων και αναφορές SLA)
• Προσαρμοσμένος σύνδεσμος για υπογραφή κινητού eGov
• Επίπεδο ενοποίησης για 1C (API/middleware)

Ενσωματώσεις

• 1C (συγχρονισμός λογιστικών και μεταδεδομένων εγγράφων μέσω middleware)
• Microsoft Teams (φιλοξενία εφαρμογών και ειδοποιήσεις)
• Outlook / Exchange (ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις μέσω email)
• eGov Mobile signing (εθνική υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής)
• Entra ID / Azure AD (έλεγχος ταυτότητας και πρόσβαση βάσει ρόλων)

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η Awara IT εφάρμοσε την υπογραφή eGov mobile για να ανταποκριθεί στο νομικό πλαίσιο ηλεκτρονικών υπογραφών του Καζακστάν και διασφάλισε ότι όλα τα υπογεγραμμένα έγγραφα περιλαμβάνουν ίχνη ελέγχου με χρονική σήμανση που απαιτούνται για νομικούς και φορολογικούς ελέγχους. Η εφαρμογή υποστηρίζει στοιχεία διεπαφής χρήστη (UI) στη ρωσική και καζακική γλώσσα και διατηρεί μεταδεδομένα εγγράφων και υπογραφές εντός του αποθηκευτικού χώρου Dataverse for Teams που βρίσκεται σε κέντρα δεδομένων της Microsoft σύμφωνα με τις πολιτικές τοπικής διατήρησης δεδομένων. Διαμορφώθηκαν δυνατότητες διατήρησης και εξαγωγής για την ικανοποίηση των διαδικασιών ελέγχου και νομικών αιτημάτων.

Επιχειρηματική αξία

Το Approvy προσέφερε μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις, ενώ ελαχιστοποίησε τις πρόσθετες δαπάνες. Αξιοποιώντας τα Teams-hosted Power Apps και το Power Automate, η MMBI απέκτησε συνεπή δρομολόγηση εγκρίσεων, αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις και ένα κεντρικό ψηφιακό ίχνος ελέγχου που υποστηρίζει νομικούς και φορολογικούς ελέγχους. Η ενσωμάτωση με το 1C εξασφάλισε ότι τα μεταδεδομένα εγγράφων συγχρονίζονται με τα λογιστικά αρχεία, μειώνοντας τις εργασίες συμφιλίωσης και τις εξαιρέσεις.

Η υλοποίηση διατήρησε επίσης την υπάρχουσα επένδυση της MMBI στο Microsoft 365, απέφυγε μεγάλες αγορές αδειών πλατφόρμας και παρείχε μια επεκτάσιμη βάση για ευρύτερη αυτοματοποίηση διαδικασιών σε όλο τον τομέα των προμηθειών και των οικονομικών. Οι ταχύτερες εγκρίσεις και οι λιγότερες χειροκίνητες παρεμβάσεις βελτίωσαν την ανταπόκριση της επιχείρησης από την παραγγελία στην παράδοση.