Dynamics 365 CRM για την BBF — αυτοματοποιημένες πωλήσεις ακινήτων στην Κύπρο

Η BBF, μια διεθνής κατασκευαστική εταιρεία που δραστηριοποιείται στην Κύπρο, ζήτησε από την Awara IT να αναδιαμορφώσει μια στάσιμη διαδικασία πωλήσεων που είχε δημιουργηθεί με το Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement. Οι ομάδες πωλήσεων ήταν απρόθυμες να χρησιμοποιήσουν το CRM επειδή οι ροές εργασίας ήταν χειροκίνητες, η εμπειρία χρήσης από κινητό ήταν κακή και τα ορόσημα της διαδικασίας απαιτούσαν επαναλαμβανόμενη εισαγωγή δεδομένων. Ο στόχος ήταν μια πραγματιστική υλοποίηση με προτεραιότητα την επιχείρηση, η οποία θα αφαιρούσε τις τριβές, θα βελτίωνε την υιοθέτηση και θα αυτοματοποιούσε τον κύκλο ζωής των πωλήσεων ακινήτων από την αρχική επικοινωνία έως το συμβόλαιο.

Η Awara IT ανασχεδίασε το περιβάλλον Dynamics 365, εισήγαγε στοχευμένες αυτοματοποιήσεις, βελτιστοποίησε τη διεπαφή για χρήστες κινητών συσκευών και ενσωμάτωσε βασικά συστήματα (Outlook, SharePoint, λογιστικά). Εντός του χρονοδιαγράμματος του έργου, η BBF πέτυχε συνεπή χρήση του CRM, συντομότερους κύκλους πωλήσεων και λιγότερα χειροκίνητα σφάλματα — προσφέροντας μετρήσιμες βελτιώσεις στην ορατότητα του pipeline και στην παραγωγικότητα πωλήσεων για την αγορά της Κύπρου.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η BBF είναι μια διεθνής κατασκευαστική εταιρεία με έργα οικιστικών και εμπορικών ακινήτων στην Κύπρο (Δυτική Ευρώπη). Η εταιρεία δραστηριοποιείται περιφερειακά και διαχειρίζεται πωλήσεις έργων, σχέσεις με πελάτες και μεταπωλησιακή παράδοση για ανάπτυξη πολλαπλών μονάδων.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η διαδικασία πωλήσεων της BBF βασιζόταν σε μια παλαιότερη εγκατάσταση Dynamics 365 Customer Engagement που υποχρησιμοποιούνταν από το προσωπικό πωλήσεων. Οι πωλητές παρακάμπτονταν το σύστημα, διατηρώντας λογιστικά φύλλα και emails αντ' αυτού. Τα βασικά κενά της διαδικασίας περιλάμβαναν ασυνεπή προσδιορισμό ποιότητας υποψήφιων πελατών, χειροκίνητες μεταφορές μεταξύ πωλήσεων και συμβάσεων, και επαναλαμβανόμενη εισαγωγή δεδομένων που αύξανε τα ποσοστά σφαλμάτων και επιβράδυνε το κλείσιμο συμφωνιών.

Η πρόσβαση από κινητό και η χρηστικότητα στο πεδίο ήταν ιδιαίτερα αδύναμες: οι εκπρόσωποι πωλήσεων που επισκέπτονταν εκθεσιακά σπίτια και τοποθεσίες δεν μπορούσαν να ενημερώσουν αξιόπιστα τις εγγραφές εν κινήσει. Στη διοίκηση έλειπε η ορατότητα του pipeline σε πραγματικό χρόνο και οι τυποποιημένοι ορισμοί σταδίων, καθιστώντας τις προβλέψεις αναξιόπιστες. Η αφορμή για το έργο ήταν μια στρατηγική απόφαση για αυτοματοποίηση της διαδικασίας πωλήσεων ακινήτων από άκρο σε άκρο, αύξηση της υιοθέτησης του CRM και βελτίωση της επικαιρότητας και της ακρίβειας των αρχείων πωλήσεων.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η BBF χρησιμοποιούσε ήδη το Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement ως πλατφόρμα CRM, οπότε η επιλογή του για τον ανασχεδιασμό ελαχιστοποίησε τις διακοπές και αξιοποίησε τις υπάρχουσες άδειες και τα μοντέλα δεδομένων. Το Dynamics 365 παρείχε τις απαραίτητες οντότητες πωλήσεων, το μοντέλο ασφαλείας και την επεκτασιμότητα για μοντελοποίηση μονάδων ακινήτων, συμβάσεων και σταδιακών διαδικασιών πωλήσεων χωρίς πλήρη αντικατάσταση πλατφόρμας.

Η Awara IT συνέστησε τη χρήση του Dynamics 365 μαζί με τα Power Platform components για αυτοματοποίηση και κινητό UX, επειδή ο συνδυασμός υποστηρίζει εγγενή συνδεσιμότητα με το Microsoft 365, ασφαλή Azure AD single sign-on, και γρήγορη παράδοση προσαρμοσμένων σε ρόλους φορμών και ροών εργασίας. Αυτή η προσέγγιση μείωσε την πολυπλοκότητα της ενσωμάτωσης, επιτάχυνε την παράδοση και εξασφάλισε τη διατήρηση δεδομένων και τη συμμόρφωση εντός του Microsoft cloud για τις δραστηριότητες στην Κύπρο.

Υλοποιημένες ενότητες

• Dynamics 365 Sales (Customer Engagement) — προσαρμοσμένο για πωλήσεις ακινήτων
• Προσαρμοσμένες οντότητες για ακίνητα, μονάδες και κρατήσεις
• Διεπαφή κινητού Power Apps για ενημερώσεις πωλήσεων επιτόπου
• Ροές εργασίας Power Automate για αυτοματοποίηση από την αρχική επικοινωνία έως το συμβόλαιο
• Διαχείριση εγγράφων μέσω ενσωμάτωσης του SharePoint
• Βασική διαμόρφωση του Dynamics 365 Marketing για καμπάνιες ανοιχτών εκδηλώσεων

Ενσωματώσεις

• Microsoft 365 / Outlook (συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή και παρακολούθηση δραστηριοτήτων)
• SharePoint για αποθήκευση εγγράφων και πρότυπα συμβολαίων
• Azure AD για SSO και έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων
• Τοπικό λογιστικό σύστημα (API) για τιμολόγηση συμβολαίων και μεταφορά ΦΠΑ
• SMS gateway για αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις πελατών
• Εξωτερικό portal καταχωρίσεων ακινήτων API για συγχρονισμό αποθέματος

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η λύση διαμορφώθηκε για τις ειδικές απαιτήσεις της Κύπρου: νόμισμα ευρώ (EUR), τοπικός χειρισμός ΦΠΑ στις παραδόσεις συμβάσεων και υποστήριξη δίγλωσσου περιβάλλοντος χρήστη (Αγγλικά και Ελληνικά) για τους τελικούς χρήστες. Τα πρότυπα εγγράφων και οι παραδόσεις τιμολογίων ευθυγραμμίστηκαν με τους κυπριακούς κανόνες ΦΠΑ και τις προσδοκίες αναφοράς, ώστε η λογιστική να μπορεί να χρησιμοποιεί τα δεδομένα των συμβάσεων με ελάχιστες χειροκίνητες διορθώσεις. Όλη η διαχείριση προσωπικών δεδομένων και οι επικοινωνίες μάρκετινγκ εφαρμόστηκαν σύμφωνα με τον GDPR και τις τυπικές πρακτικές προστασίας δεδομένων της ΕΕ, με τα δεδομένα να αποθηκεύονται σε περιοχές cloud της Microsoft που συμμορφώνονται με τους κανόνες της ΕΕ.

Επιχειρηματική αξία

Η εστιασμένη υλοποίηση της Awara IT προσέφερε μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις για την BBF. Η αυξημένη υιοθέτηση του CRM και μια διεπαφή με προτεραιότητα το κινητό εξασφάλισαν την καταγραφή των δραστηριοτήτων πωλήσεων σε πραγματικό χρόνο, γεγονός που βελτίωσε την ακρίβεια του pipeline και την πρόβλεψη. Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας εξάλειψαν την επαναλαμβανόμενη εισαγωγή δεδομένων και μείωσαν τις καθυστερήσεις μεταφοράς μεταξύ πωλήσεων και λογιστηρίου, επιταχύνοντας τον χρόνο διεκπεραίωσης των συμβάσεων και μειώνοντας τα ποσοστά σφαλμάτων.

Για την ηγεσία της BBF, το έργο μεταφράστηκε σε μεγαλύτερη ορατότητα στην απόδοση πωλήσεων ανά έργο, ταχύτερο ποσοστό μετατροπής στις επισκέψεις σε ακίνητα και χαμηλότερο διοικητικό κόστος ανά κλεισμένη συμφωνία. Ο συνδυασμός του Dynamics 365 και των στοχευμένων ενσωματώσεων δημιούργησε μια σταθερή πλατφόρμα που η BBF μπορεί να επεκτείνει καθώς νέα έργα εκτοξεύονται στην περιοχή.