Dentsu Benefitis: Παράδοση Power Platform από την Awara IT, συνεργάτη Dynamics 365

Η Dentsu ανέθεσε στην Awara IT να αντικαταστήσει τη κατακερματισμένη διαχείριση brief μέσω email με ένα ενιαίο, μετρήσιμο χώρο εργασίας. Το έργο παρέδωσε το "Benefitis", μια λύση Power Apps ενσωματωμένη στο Microsoft Teams που συγκεντρώνει briefs, σχόλια, συνημμένα και ιστορικό εκδόσεων, παρέχοντας παράλληλα μετρήσιμα αποτελέσματα απόδοσης για ανθρώπινους πόρους και ομάδες λογαριασμών.

Η Awara IT εφάρμοσε τη λύση για να μειώσει τον χρόνο ανταπόκρισης στα briefs των πελατών, να άρει την ασάφεια από τις διατμηματικές μεταβιβάσεις και να παρέχει στους ηγέτες ορατότητα σε επίπεδο εργασίας και KPI. Το αποτέλεσμα είναι μια επαναλαμβανόμενη πλατφόρμα χαμηλού κώδικα (low-code), ευθυγραμμισμένη με την υπάρχουσα υποδομή Microsoft 365 του πελάτη και έτοιμη για μελλοντικές ενσωματώσεις Dynamics 365.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Dentsu είναι μια παγκόσμια διαφημιστική εταιρεία με έδρα την Ιαπωνία, που δραστηριοποιείται σε διαφημιστικές, ΜΜΕ και επαγγελματικές υπηρεσίες. Το πεδίο εφαρμογής του έργου στόχευε σε λογαριασμούς με έδρα την Ιαπωνία και λειτουργικές ομάδες που υποστηρίζουν πολυεθνικές δεσμεύσεις πελατών.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από το Benefitis, η επικοινωνία μεταξύ πελατών και λειτουργικών τμημάτων βασιζόταν σε ad-hoc emails, διάσπαρτα συνημμένα και ασυνεπείς εκδόσεις brief. Οι ομάδες λογαριασμών αφιέρωναν χρόνο για να εναρμονίσουν τις εισροές από πολλαπλούς ενδιαφερόμενους. Το HR στερούνταν αντικειμενικών μετρήσεων απόδοσης εργασιών στις λειτουργίες δημιουργικού, στρατηγικής και παραγωγής.

Τα βασικά επιχειρησιακά προβλήματα περιλάμβαναν: καμία ενιαία πηγή αλήθειας για τα briefs, περιορισμένη δυνατότητα επισύναψης και παρακολούθησης υποστηρικτικών αρχείων, ασαφή ιδιοκτησία για ενημερώσεις brief και έλλειψη αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων εντός του χώρου εργασίας του Teams όπου συνέβαινε το μεγαλύτερο μέρος της συνεργασίας. Αυτά τα ζητήματα προκάλεσαν καθυστερήσεις, διπλή εργασία και δυσκολία στη μέτρηση της παραγωγικότητας και της ποιότητας της ομάδας.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το υπάρχον αποτύπωμα της Dentsu στη Microsoft—Power Platform και Microsoft Teams—κατέστησε την προσέγγιση χαμηλού κώδικα (low-code) την ταχύτερη οδό για την επίτευξη αξίας. Η Awara IT συνέστησε τα Power Apps και Dataverse για να προσφέρει ένα ασφαλές, ελεγχόμενο μοντέλο δεδομένων που θα μπορούσε να ενσωματωθεί στο Teams για άμεση υιοθέτηση, ενώ παράλληλα θα παραμείνει διαλειτουργικό με τις ενότητες Dynamics 365, αν χρειαστεί αργότερα.

Η επιλογή ενός συνεργάτη Dynamics 365 με εξειδίκευση στο Power Platform εξασφάλισε τη διακυβέρνηση, την ενιαία σύνδεση και την επεκτασιμότητα. Η προσέγγιση υλοποίησης της Awara IT έδωσε προτεραιότητα στην ταχεία παράδοση, τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις χειρισμού δεδομένων της Ιαπωνίας και έναν οδικό χάρτη για προαιρετικές ενσωματώσεις Dynamics 365 Customer Engagement ή HR καθώς εξελίσσονται οι επιχειρηματικές ανάγκες.

Υλοποιημένες ενότητες

• Power Apps (Canvas) — Χώρος εργασίας Benefitis για εργαζομένους και πελάτες
• Μοντέλο δεδομένων Dataverse για briefs, εργασίες, σχόλια και εκδόσεις
• Ροές Power Automate για ειδοποιήσεις, εγκρίσεις και επεξεργασία συνημμένων
• Ενσωμάτωση εφαρμογής Microsoft Teams — ενιαίος χώρος εργασίας και ενσωματωμένες ειδοποιήσεις
• Αναφορές και πίνακες εργαλείων Power BI για βασικούς δείκτες απόδοσης HR και λογαριασμών
• SharePoint Online για αποθήκευση μεγάλων αρχείων και ασφαλείς συνδέσεις εγγράφων
• Azure AD SSO και έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων

Ενσωματώσεις

• Microsoft Teams (εμπειρία εντός εφαρμογής και ειδοποιήσεις)
• Azure Active Directory για SSO και αντιστοίχιση ρόλων
• SharePoint Online για αποθήκευση εγγράφων και δημιουργία εκδόσεων συνημμένων
• Outlook για ειδοποιήσεις μέσω email και συνδέσμους ημερολογίου
• Υπάρχον HRIS (μέσω REST API) για βασικό συγχρονισμό δεδομένων προσωπικού
• Power BI για ενοποιημένη αναφορά∙ προαιρετικοί σύνδεσμοι Dynamics 365

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η λύση προσαρμόστηκε για την Ιαπωνία: όλες οι διεπαφές χρήστη και οι ειδοποιήσεις παραδόθηκαν στα Ιαπωνικά, ενώ οι μορφές ημερομηνίας/ώρας, οι ορισμοί εργάσιμης εβδομάδας και η υποστήριξη κωδικοποίησης χαρακτήρων επαληθεύτηκαν για Kanji και είσοδο πολλαπλών byte. Η Awara IT επαλήθευσε την αποθήκευση και την επεξεργασία έναντι των τοπικών προσδοκιών για την κατοικία δεδομένων και την προστασία της ιδιωτικής ζωής.

Από αρχιτεκτονική άποψη, η εφαρμογή χρησιμοποίησε υπηρεσίες Microsoft 365 που μπορούν να οριστούν σε κέντρα δεδομένων στην Ιαπωνία όπου απαιτείται, και η Awara IT τεκμηρίωσε τον χειρισμό προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με τον ιαπωνικό νόμο για την προστασία προσωπικών πληροφοριών (APPI). Η πρόσβαση βάσει ρόλων διασφάλιζε ότι μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορούσε να δει πεδία ευαίσθητα στον πελάτη.

Επιχειρηματική αξία

Το Benefitis μείωσε τον χειροκίνητο συντονισμό και τον χρόνο διεκπεραίωσης των brief, ενοποιώντας τη δημιουργία brief, τα νήματα σχολίων, τα συνημμένα και τον έλεγχο εκδόσεων σε έναν ενιαίο χώρο εργασίας ενσωματωμένο στο Teams. Για την ηγεσία του HR και των λογαριασμών, οι αυτοματοποιημένες μετρήσεις και τα Power BI dashboards αντικατέστησαν τις αξιολογήσεις βάσει δειγματοληψίας με συνεχή ορατότητα στον φόρτο εργασίας και την ποιότητα ολοκλήρωσης.

Η υλοποίηση χαμηλού κώδικα (low-code) Power Platform ελαχιστοποίησε την προσαρμοσμένη υποδομή, διατηρώντας το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας σε συντηρητικά επίπεδα, ενώ παράλληλα επέτρεψε τη μελλοντική ενσωμάτωση με τις ενότητες Dynamics 365 για τη διαχείριση σχέσεων με πελάτες και τον προγραμματισμό πόρων. Το αποτέλεσμα είναι μια μετρήσιμη αύξηση της παραγωγικότητας και ένα τεκμηριωμένο σχέδιο για την επέκταση της λύσης σε επιπλέον αγορές.