Κίνητρα Εργαζομένων με Power Apps (Benefitis) — Freedom Pay

Η Freedom Pay συνεργάστηκε με την Awara IT για τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη του Benefitis, ενός προγράμματος κινήτρων και επιβράβευσης εργαζομένων βασισμένο στην Power Apps και ενσωματωμένο στο Microsoft Teams. Ο στόχος ήταν πραγματιστικός: να δημιουργηθεί ένα ελαφρύ, ασφαλές κανάλι για την αναγνώριση μεταξύ των συναδέλφων και ένα εταιρικό κατάστημα όπου οι εργαζόμενοι εξαργυρώνουν εταιρικό νόμισμα («Coins»), διατηρώντας παράλληλα την διαχείριση στο ελάχιστο και την ορατότητα υψηλή για το τμήμα HR και τους διευθυντές. Η Awara IT παρέδωσε μια υλοποίηση με προτεραιότητα το Teams στην Microsoft Power Platform, ενσωματωμένη στην υπάρχουσα υποδομή Microsoft 365 του πελάτη. Το αποτέλεσμα ήταν ένας άμεσα χρησιμοποιήσιμος κύκλος αναγνώρισης, ένα ελεγχόμενο λογιστικό βιβλίο εταιρικού νομίσματος, απλοποιημένες ροές εργασίας και αναφορές HR — επιτρέποντας στην Freedom Pay να σημειώσει μετρήσιμη πρόοδο στην διατήρηση προσωπικού και την κουλτούρα της εταιρείας χωρίς εκτεταμένη προσαρμοσμένη ανάπτυξη.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Freedom Pay είναι μια εταιρεία συστημάτων πληρωμών με έδρα το Καζακστάν που δραστηριοποιείται στον τραπεζικό και ασφαλιστικό τομέα σε ολόκληρη την περιοχή της Μέσης Ανατολής. Ο οργανισμός παρέχει τεχνολογία συναλλαγών και πληρωμών σε τράπεζες και εταιρικούς πελάτες και διαχειρίζεται μια κεντρική λειτουργία HR για τους εργαζομένους σε όλο το Καζακστάν.

Επιχειρηματική πρόκληση

Η Freedom Pay απαιτούσε μια ολοκληρωμένη, εύκολη στην υιοθέτηση λύση για την παρακίνηση και επιβράβευση των εργαζομένων. Το HR εντόπισε διάφορα συγκεκριμένα προβλήματα: η άτυπη αναγνώριση ήταν ασυνεπής, η έκδοση ανταμοιβών βασιζόταν σε χειροκίνητες διαδικασίες (emails και υπολογιστικά φύλλα), και δεν υπήρχε μια ενιαία εικόνα για το ποιος λάμβανε αναγνώριση ή πώς καταναλώνονταν τα εταιρικά κίνητρα. Οι διευθυντές είχαν χαμηλή ορατότητα στις δραστηριότητες αναγνώρισης και το HR αφιέρωνε σημαντικό χρόνο στη συμφιλίωση εγκρίσεων και εξαργυρώσεων ανταμοιβών.

Η εταιρεία αντιμετώπισε επίσης περιορισμούς στην υιοθέτηση: το εργατικό δυναμικό χρησιμοποιεί καθημερινά Microsoft Teams, οπότε οποιαδήποτε λύση έπρεπε να βρίσκεται εντός του Teams. Η συμμόρφωση, η ελεγξιμότητα και η ενιαία σύνδεση ήταν αδιαπραγμάτευτες· η λύση έπρεπε να έχει χαμηλή τριβή για τους χρήστες και χαμηλό κόστος λειτουργίας, ώστε να μπορεί να κλιμακωθεί σε πολλαπλά γραφεία στο Καζακστάν χωρίς ένα μεγάλο project ενοποίησης.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Freedom Pay επέλεξε μια λύση Microsoft Power Platform επειδή ο οργανισμός βασιζόταν ήδη στα Microsoft Teams και Azure AD για την ταυτότητα και τη συνεργασία. Οι Power Apps και Power Automate επιτρέπουν μια ασφαλή, διαχειριζόμενη, low-code υλοποίηση που ενσωματώνεται απευθείας με το Teams και το Microsoft 365, επιταχύνοντας τον χρόνο απόδοσης σε σύγκριση με μια προσαρμοσμένη εφαρμογή.

Η Awara IT επιλέχθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης λόγω της εμπειρίας της σε Dynamics 365 και το ευρύτερο οικοσύστημα της Microsoft. Η προσέγγιση της ομάδας έδωσε έμφαση στην επαναχρησιμοποίηση των δυνατοτήτων της πλατφόρμας της Microsoft (Dataverse, Power Platform connectors, Power BI) για την παροχή μιας ελεγχόμενης, επιχειρησιακά ικανής λύσης που κάλυπτε τις απαιτήσεις HR, IT security και συμμόρφωσης χωρίς εκτεταμένες προσαρμοσμένες εργασίες στο backend.

Υλοποιημένες ενότητες

• Benefitis Canvas App (Power Apps) — διεπαφή εργαζομένων μέσα στο Microsoft Teams
• Admin Portal (Power Apps) — HR και διευθυντές για εγκρίσεις και διαμόρφωση
• Corporate Store στο Teams — κατάλογος και ροή ολοκλήρωσης αγοράς
• Power Automate flows — λογιστικό βιβλίο νομισμάτων, ειδοποιήσεις, ροές εργασιών έγκρισης
• Dataverse data model — υπόλοιπα χρηστών, συναλλαγές, είδη καταλόγου
• Power BI dashboards — αναφορές αποδοχής, εξαργυρώσεων και ROI

Ενσωματώσεις

• Microsoft Teams (εφαρμογή + καρτέλες + επεκτάσεις μηνυμάτων)
• Azure AD (SSO και έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων)
• HRIS (συγχρονισμός αρχικών δεδομένων εργαζομένων μέσω connector)
• Payroll (μόνο για ανάγνωση συγχρονισμός για φορολογικές σημάνσεις και επιλεξιμότητα)
• Power BI για αναλύσεις και προγραμματισμένες αναφορές

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση έλαβε υπόψη τις ειδικές γλωσσικές και κανονιστικές απαιτήσεις του Καζακστάν. Το περιβάλλον χρήστη υποστηρίζει τα ρωσικά (κύρια γλώσσα για καθημερινές λειτουργίες) και έχει παραδείγματα για τα καζακικά όπου απαιτείται. Σε συνεννόηση με τις νομικές και μισθοδοτικές ομάδες της Freedom Pay, η Awara IT ρύθμισε το καθολικό Benefitis έτσι ώστε τα εταιρικά "Coins" να αντιμετωπίζονται ως εσωτερική μη χρηματική αναγνώριση, με αναφορές εξαγωγών για την υποστήριξη της τοπικής φορολογικής και μισθοδοτικής μεταχείρισης βάσει των κανονισμών εργασίας του Καζακστάν. Η κατοικία δεδομένων και οι έλεγχοι πρόσβασης ευθυγραμμίστηκαν με τις πολιτικές ασφαλείας του πελάτη και τις απαιτήσεις εσωτερικού ελέγχου.

Επιχειρηματική αξία

Το Benefitis προσέφερε μετρήσιμη επιχειρησιακή αποδοτικότητα και σαφέστερη ορατότητα για το HR και τη διοίκηση. Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας μείωσαν τα διοικητικά έξοδα και κατάργησαν τα υπολογιστικά φύλλα από τις διαδικασίες επιβράβευσης, απελευθερώνοντας το HR να επικεντρωθεί στη στρατηγική αντί στην συμφιλίωση. Η αναγνώριση μεταξύ των συναδέλφων αυξήθηκε σημαντικά μετά την ενσωμάτωση της εμπειρίας στο Teams, ενισχύοντας την καθημερινή κουλτούρα και παρέχοντας έναν ελαφρύ μοχλό διατήρησης για το προσωπικό υψηλής απόδοσης.

Από την άποψη του κινδύνου και της συμμόρφωσης, η λύση παρείχε ελεγχόμενα αρχεία συναλλαγών και διαμορφώσιμες αναφορές για σκοπούς μισθοδοσίας και φορολόγησης. Η αρθρωτή υλοποίηση στην Power Platform δημιουργεί ένα χαμηλού κόστους μονοπάτι για μελλοντικές προσθήκες λειτουργιών — για παράδειγμα, επέκταση του καταλόγου, σύνδεση με δεδομένα απόδοσης από ενότητες Dynamics 365 ή επέκταση σε άλλες χώρες της περιοχής.