Επέκταση του Microsoft Copilot με την τεχνογνωσία του Microsoft 365 και του Dynamics 365

Η Freedom Holding Corporation πραγματοποίησε μια επιτυχημένη πιλοτική εφαρμογή του Microsoft Copilot, η οποία έδειξε σαφή οφέλη παραγωγικότητας και ποιότητας για μια μικρή ομάδα υπαλλήλων. Η θετική πιλοτική εφαρμογή δημιούργησε ζήτηση σε ένα ευρύτερο μπλοκ τμημάτων, αλλά η ασυνεπής κατανόηση των εμπειριών του Copilot (Copilot for M365, Copilot Chat, Copilot agents) και τα κατακερματισμένα πρότυπα χρήσης κινδύνευαν να οδηγήσουν σε ασυνεπή αποτελέσματα και σε πιθανά κενά συμμόρφωσης.

Η Awara IT συνεργάστηκε με την Freedom Holding για να εκβιομηχανίσει την υιοθέτηση του Copilot: καθορίζοντας περιπτώσεις χρήσης, καθιερώνοντας όρια διακυβέρνησης και δεδομένων, αναπτύσσοντας διαμορφώσεις Copilot Studio και πρότυπα agent, και εκτελώντας ένα στοχευμένο πρόγραμμα διαχείρισης αλλαγών και εκπαίδευσης. Το αποτέλεσμα ήταν μια μετρήσιμη αύξηση στην AI literacy, στην ποιότητα των προτροπών και στην ασφαλή χρήση σε όλες τις εφαρμογές του Microsoft 365 — όλα παραδόθηκαν με ελέγχους ευθυγραμμισμένους με τις απαιτήσεις συμμόρφωσης χρηματοοικονομικών υπηρεσιών της Freedom Holding στο Καζακστάν.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Freedom Holding Corporation είναι ένας χρηματοοικονομικός όμιλος με έδρα το Καζακστάν, που επικεντρώνεται σε υπηρεσίες χρηματιστηριακών συναλλαγών και επενδυτικής τραπεζικής στην περιοχή της Μέσης Ανατολής. Η εταιρεία λειτουργεί επιχειρηματικές λειτουργίες συναλλαγών, συμβούλων και back-office που υποστηρίζουν θεσμικούς πελάτες και πελάτες υψηλής καθαρής θέσης.

Επιχειρηματική πρόκληση

Μετά από μια ελεγχόμενη πιλοτική εφαρμογή του Copilot, η Freedom Holding αντιμετώπισε δύο πρακτικά προβλήματα: κλίμακα και σαφήνεια. Η ζήτηση για επέκταση του Copilot σε πολλά τμήματα υπερέβη την ικανότητα του οργανισμού να εξηγήσει ποια εμπειρία Copilot να χρησιμοποιήσει για κάθε εργασία. Οι υπάλληλοι δεν ήταν σαφείς σχετικά με τις διαφορές μεταξύ του Copilot for Microsoft 365, του Copilot Chat, των agents του Copilot και των ειδικά σχεδιασμένων λύσεων Copilot. Αυτό οδήγησε σε κατακερματισμένα πρότυπα χρήσης και ασυνεπή αποτελέσματα σε όλα τα τμήματα.

Ταυτόχρονα, ο οργανισμός απαιτούσε αυστηρή διαχείριση ευαίσθητων οικονομικών δεδομένων και δεδομένων πελατών. Χωρίς ένα μοντέλο διακυβέρνησης και σαφή λειτουργική καθοδήγηση, η επέκταση του Copilot κινδύνευε να οδηγήσει σε ασυνεπή όρια δεδομένων και αυξημένο φόρτο εργασίας για τις ομάδες IT και Συμμόρφωσης. Η εργασία απαιτούσε τόσο τεχνική διαμόρφωση όσο και μια δομημένη προσέγγιση διαχείρισης αλλαγών για να διασφαλιστεί η ασφαλής, επαναλαμβανόμενη αξία από το Copilot σε όλη την επιχείρηση.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Freedom Holding επέλεξε μια προσέγγιση με επίκεντρο τη Microsoft επειδή οι βασικές πλατφόρμες συνεργασίας και ταυτότητας ήταν ήδη βασισμένες σε Microsoft 365 και Azure Active Directory. Η αξιοποίηση του Copilot εντός του υπάρχοντος Microsoft stack μείωσε την πολυπλοκότητα της ενσωμάτωσης και επέτρεψε στην ομάδα να εφαρμόσει πολιτικές ασφάλειας επιχειρησιακού επιπέδου, υπό όρους πρόσβασης και πρόληψης απώλειας δεδομένων που είναι συμβατές με περιβάλλοντα Dynamics 365.

Η Awara IT συνέστησε την ευθυγράμμιση της ανάπτυξης του Copilot με τη διακυβέρνηση του Dynamics 365 και τα μοντέλα δεδομένων όπου είναι εφικτό — όχι επειδή το Copilot αντικαθιστά το ERP/CRM, αλλά επειδή τα μεταδεδομένα του Dynamics 365 και οι εγγραφές πελατών συχνά ενημερώνουν τις προτροπές και τα πρότυπα πρόσβασης δεδομένων που χρησιμοποιούν οι agents του Copilot. Αυτή η ευθυγράμμιση διατήρησε τη δυνατότητα ελέγχου, εξασφάλισε συνεπή πρόσβαση βάσει ρόλων και δημιούργησε έναν σαφή δρόμο για μελλοντικές ενσωματώσεις του Copilot με τις επιχειρηματικές διαδικασίες του Dynamics 365.

Υλοποιημένες ενότητες

• Διαμόρφωση Copilot Studio και πρότυπα agent
• Ενεργοποίηση Copilot for Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Ανάπτυξη Copilot Chat και έλεγχος χρήσης
• Πολιτικές διακυβέρνησης, DLP και υπό όρους πρόσβασης
• Πρόγραμμα διαχείρισης αλλαγών και εκπαίδευσης βάσει ρόλων
• Εγχειρίδια ασφάλειας και συμμόρφωσης για ευαίσθητα οικονομικά δεδομένα

Ενσωματώσεις

• Azure Active Directory (ταυτότητα και υπό όρους πρόσβαση)
• Εφαρμογές Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, Teams
• Εσωτερικά αποθετήρια εγγράφων και κοινόχρηστα αρχεία ασφαλείας
• SIEM και παρακολούθηση (συγκέντρωση καταγραφών για τη δραστηριότητα του Copilot)
• Πρόληψη Απώλειας Δεδομένων (DLP) και εργαλεία συμμόρφωσης
• HR/training LMS για παρακολούθηση της χρήσης

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η ανάπτυξη και η διακυβέρνηση σχεδιάστηκαν για να πληρούν τις απαιτήσεις του χρηματοοικονομικού τομέα του Καζακστάν και τους εσωτερικούς κανόνες προστασίας δεδομένων της Freedom Holding. Η Awara IT συνεργάστηκε με το τμήμα συμμόρφωσης του πελάτη για να βεβαιωθεί ότι οι διαμορφώσεις του Copilot σέβονται τους κανόνες χειρισμού προσωπικών δεδομένων, τις προτιμήσεις διαμονής δεδομένων και τις απαιτήσεις ελέγχου. Η πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα πελατών ή συναλλαγών περιορίστηκε ανά ρόλο και οι προτροπές που θα μπορούσαν να εκθέσουν ρυθμιζόμενες πληροφορίες απαιτούσαν πρόσθετες εγκρίσεις και καταγραφή.

Όλο το εκπαιδευτικό υλικό και η τεκμηρίωση διακυβέρνησης προσαρμόστηκαν όπου ήταν απαραίτητο και οι έλεγχοι ασφαλείας δοκιμάστηκαν έναντι των υφιστάμενων αξιολογήσεων συμμόρφωσης του πελάτη για να διασφαλιστεί η ευθυγράμμιση με τις προσδοκίες των ρυθμιστικών αρχών και τις διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου.

Επιχειρηματική αξία

Το πρόγραμμα επέφερε επαναλαμβανόμενη, ελεγχόμενη χρήση του Copilot σε πολλά τμήματα, μετατρέποντας τα θετικά πιλοτικά αποτελέσματα σε αξιόπιστη επιχειρηματική δυνατότητα. Οι υπάλληλοι ανέπτυξαν συγκεκριμένες δεξιότητες υποβολής προτροπών και ένα σαφέστερο νοητικό μοντέλο για το πότε να χρησιμοποιούν το Copilot for M365, το Copilot Chat ή εξειδικευμένους agents — βελτιώνοντας την ποιότητα των αποτελεσμάτων και μειώνοντας την επανάληψη εργασιών για ροές εργασίας που βασίζονται σε έγγραφα και αναφορές.

Από την πλευρά του κινδύνου, η διακυβέρνηση, η υπό όρους πρόσβαση και οι διαμορφώσεις DLP μείωσαν την έκθεση σε κινδύνους συμμόρφωσης και αφαίρεσαν την αμφισημία για τις ομάδες IT και Συμμόρφωσης. Λειτουργικά, ο πελάτης ανέκτησε τον έλεγχο των προτύπων χρήσης του Copilot, μείωσε το φόρτο υποστήριξης και δημιούργησε ένα επεκτάσιμο πλαίσιο για μελλοντικές ενσωματώσεις με επιχειρηματικές διαδικασίες του Dynamics 365 και άλλες υπηρεσίες της Microsoft.