Υλοποίηση του Dynamics 365 Business Central για την BYD στο Αζερμπαϊτζάν

Η BYD εισήλθε στην αγορά του Αζερμπαϊτζάν με την απαίτηση να διαχειρίζεται τις πωλήσεις αυτοκινήτων, τη διανομή ανταλλακτικών και την εξυπηρέτηση μετά την πώληση σε μια ενιαία, ελεγχόμενη πλατφόρμα. Η Awara IT εφάρμοσε το Microsoft Dynamics 365 Business Central για να αντικαταστήσει τις κατακερματισμένες διαδικασίες, να αυτοματοποιήσει την ανταλλαγή παραγγελιών με τον κατασκευαστή και να προσφέρει στο δίκτυο αντιπροσώπων μια ενιαία πηγή επιχειρησιακών δεδομένων.

Το έργο παρέδωσε ένα ενοποιημένο σύστημα που καλύπτει τις Πωλήσεις/CRM, την Αποθήκη, την Τεχνική Υποστήριξη και τις Προμήθειες, με μια προσαρμοσμένη ενσωμάτωση στα παγκόσμια συστήματα του κατασκευαστή και την πλατφόρμα διαχείρισης αντιπροσώπων. Το αποτέλεσμα ήταν ταχύτερη επεξεργασία παραγγελιών, βελτιωμένη διαθεσιμότητα ανταλλακτικών, μειωμένη χειροκίνητη εργασία και συμβατή τοπική αναφορά — επιτρέποντας στην BYD να επεκτείνει τις λειτουργίες της στο Αζερμπαϊτζάν με συνεπή συνδεσιμότητα με τον κατασκευαστή.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η BYD είναι αντιπροσωπεία αυτοκινήτων που δραστηριοποιείται στον τομέα της αυτοκινητοβιομηχανίας, ξεκινώντας δραστηριότητες στο Αζερμπαϊτζάν (περιοχή Ανατολικής Ευρώπης). Το πεδίο εφαρμογής κάλυπτε τις πωλήσεις οχημάτων, το λιανικό εμπόριο ανταλλακτικών και τις λειτουργίες συνεργείου για μια οργάνωση αντιπροσώπων μίας αγοράς.

Επιχειρηματική πρόκληση

Κατά την έναρξη του έργου, οι λειτουργίες της BYD στο Αζερμπαϊτζάν χρησιμοποιούσαν ένα μείγμα του υπάρχοντος συστήματος διαχείρισης αντιπροσώπων (Incadea), υπολογιστικών φύλλων και αποσυνδεδεμένων συστημάτων service για ανταλλακτικά, πωλήσεις και εργασίες συνεργείου. Τα βασικά προβλήματα περιλάμβαναν διπλή καταχώριση δεδομένων μεταξύ συστημάτων, αργή επεξεργασία παραγγελιών ανταλλακτικών με τον κατασκευαστή και περιορισμένη ορατότητα στη διαθεσιμότητα ανταλλακτικών σε όλες τις αποθήκες.

Οι ρυθμιστικές και αγοραστικές πιέσεις πρόσθεσαν πολυπλοκότητα: έπρεπε να πληρούνται οι απαιτήσεις τοπικού ΦΠΑ και φορολογικής αναφοράς, ενώ ο κατασκευαστής απαιτούσε ηλεκτρονική ανταλλαγή παραγγελιών και συνεπή καταλογογράφηση. Ο πελάτης χρειαζόταν έναν συνεργάτη υλοποίησης για να παραδώσει μια συμπαγή λύση Business Central, να ενσωματωθεί με το Incadea και τα συστήματα του κατασκευαστή, και να παρέχει συμμόρφωση με την τοπική γλώσσα και φορολογία.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Το Microsoft Dynamics 365 Business Central επιλέχθηκε επειδή παρέχει έναν modul, έτοιμο για cloud πυρήνα ERP κατάλληλο για μεσαίου μεγέθους αντιπροσώπους αυτοκινήτων: χρηματοοικονομικά, απογραφή, προμήθειες και διαχείριση service σε ένα μόνο προϊόν. Το Business Central προσέφερε την ευελιξία να διαμορφώσει ειδικές διαδικασίες αντιπροσώπων χωρίς να αντικαταστήσει το σύστημα διαχείρισης αντιπροσώπων, μειώνοντας τις διαταραχές κατά την κυκλοφορία στην αγορά.

Η απόφαση οδηγήθηκε επίσης από τα πλεονεκτήματα του οικοσυστήματος της Microsoft: εγγενής συνδεσιμότητα με το Microsoft 365 για συνεργασία, Power Platform για ελαφριά αυτοματοποίηση και Power BI για λειτουργική αναφορά. Η Awara IT διατηρήθηκε ως συνεργάτης υλοποίησης για την αποδεδειγμένη εμπειρία της με τις ενσωματώσεις Dynamics NAV/BC και τις τοπικές αναπτύξεις στην περιοχή.

Υλοποιημένες ενότητες

• Πωλήσεις & CRM (lead-to-order, υποστήριξη ανταλλαγής)
• Διαχείριση Αποθεμάτων & Αποθηκών (θέσεις αποθήκευσης, σειριακοί αριθμοί)
• Διαχείριση Service / Field Service (εντολές εργασίας, παρακολούθηση εργασίας)
• Προμήθειες & Αυτοματοποίηση Εντολών Αγοράς
• Οικονομικά (γενικό καθολικό, AR/AP, αναφορά ΦΠΑ)
• Αναφορές Power BI και ροές Power Automate για εγκρίσεις

Ενσωματώσεις

• Incadea dealer management system (αμφίδρομος συγχρονισμός master data)
• Παγκόσμια ανταλλαγή παραγγελιών κατασκευαστή (EDI-like API integration)
• Microsoft 365 (έλεγχος ταυτότητας χρήστη, διαχείριση εγγράφων)
• Τοπική πύλη πληρωμών και τραπεζικές διεπαφές
• Power BI για πίνακες ελέγχου και αναφορές

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση περιλάμβανε τον εντοπισμό για το Αζερμπαϊτζάν: διαμόρφωση του συντελεστή ΦΠΑ, πρότυπα ηλεκτρονικών τιμολογίων ευθυγραμμισμένα με τις τοπικές απαιτήσεις και μορφές αναφοράς που απαιτούνται από την φορολογική αρχή. Ζητήματα γλώσσας αντιμετωπίστηκαν μέσω ετικετών UI στα Αζερικά και Ρωσικά όπου απαιτούνταν και τεκμηρίωση μεταφρασμένη για τις ομάδες λειτουργιών και λογιστηρίου.

Η Awara IT εφάρμοσε φορολογικούς ελέγχους εντός του Business Central για να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με τα τοπικά αρχεία ελέγχου, τις ομάδες λογιστικοποίησης και τις περιόδους αναφοράς. Η λύση διατήρησε επίσης τις μορφές δεδομένων που απαιτούνται από τον κατασκευαστή για την ανταλλαγή παραγγελιών, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι πληρούνταν οι τοπικές νομικές απαιτήσεις για τα τιμολόγια πελατών και τη λογιστική.

Επιχειρηματική αξία

Η BYD απέκτησε λειτουργική συνέπεια στις λειτουργίες πωλήσεων, ανταλλακτικών και συνεργείου, επιτρέποντας ταχύτερη εκπλήρωση παραγγελιών και αξιόπιστη διαθεσιμότητα ανταλλακτικών — κρίσιμο σε ένα σενάριο κυκλοφορίας στην αγορά. Η ενσωμάτωση του κατασκευαστή μείωσε τη χειροκίνητη συμφιλίωση και τον κίνδυνο σφαλμάτων παραγγελιών, βελτιώνοντας τις σχέσεις με τους προμηθευτές και τους χρόνους παράδοσης.

Από οικονομική και λειτουργική άποψη, η ανάπτυξη μείωσε τον χειρωνακτικό φόρτο εργασίας για το διοικητικό προσωπικό, αύξησε την αποδοτικότητα του αποθέματος και συντόμευσε τους κύκλους υπηρεσιών, δημιουργώντας τη δυνατότητα προσθήκης επιπλέον αντιπροσώπων ή κλιμάκωσης των λειτουργιών service στο Αζερμπαϊτζάν χωρίς αναλογικές αυξήσεις στο προσωπικό.