Approvy: Power Apps Εγκρίσεις Εγγράφων — Μελέτη Περίπτωσης Dynamics 365

Η LUCENT PETROLEUM απαιτούσε μια ασφαλή, ελεγχόμενη διαδικασία έγκρισης εγγράφων για συμβάσεις, τιμολόγια και πληρωμές που χρησιμοποιούσε ήδη αγορασμένες άδειες Microsoft 365 Power Apps. Η Awara IT εφάρμοσε το Approvy στην Power Platform για να αντικαταστήσει τη χειροκίνητη δρομολόγηση, να μειώσει τους χρόνους παράδοσης των εγκρίσεων και να προσθέσει αυτοματοποιημένη αναγνώριση εγγράφων με γνώμονα την AI.

Η λύση ενσωματώνεται με το χρηματοοικονομικό σύστημα 1C του πελάτη και το Microsoft Teams για να παρέχει μια ενιαία, βασισμένη σε ρόλους εμπειρία έγκρισης για νομικές, οικονομικές και λειτουργικές ομάδες σε όλο το Καζακστάν. Το έργο επέφερε μετρήσιμες μειώσεις στους χρόνους κύκλου, λιγότερα χειροκίνητα λάθη και βελτιωμένη ορατότητα για τους οικονομικούς και νομικούς ενδιαφερόμενους, παραμένοντας εντός του οικοσυστήματος της Microsoft που διαχειρίζεται η Awara IT ως συνεργάτης υλοποίησης.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η LUCENT PETROLEUM είναι μια εταιρεία πετρελαίου και φυσικού αερίου που λειτουργεί στο Καζακστάν με πολλαπλά περιφερειακά γραφεία και μονάδες πεδίου. Το έργο επικεντρώθηκε στη διαχείριση εταιρικών εγγράφων και στις εγκρίσεις για εμπορικά, οικονομικά και νομικά έγγραφα σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Επιχειρηματική πρόκληση

Πριν από το έργο, οι εγκρίσεις για συμβάσεις, τιμολόγια και πληρωμές στην LUCENT PETROLEUM ήταν σε μεγάλο βαθμό χειροκίνητες: σαρώσεις PDF και ανταλλαγές email κυκλοφορούσαν μεταξύ των τμημάτων, δημιουργώντας μεγάλους χρόνους παράδοσης, ασυνεπή καταγραφή μεταδεδομένων και περιορισμένη δυνατότητα ελέγχου. Οι μηχανικοί πεδίου και οι περιφερειακοί εγκρίνοντες στερούνταν έναν συνεπή, φιλικό προς το κινητό τρόπο για την επανεξέταση και την υπογραφή εγγράφων, γεγονός που καθυστέρησε τις προμήθειες και τις πληρωμές προμηθευτών.

Τα υπάρχοντα συστήματα περιλάμβαναν το 1C για τα οικονομικά και το Microsoft 365 για συνεργασία, αλλά δεν υπήρχε τυποποιημένη διαδικασία για τη σύνδεση των οικονομικών αρχείων, της νομικής επανεξέτασης και των διαδρομών ελέγχου έγκρισης. Ο πελάτης είχε διαθέσιμες άδειες Microsoft Power Apps, αλλά στερούνταν εσωτερική ομάδα με εμπειρία στην αυτοματοποίηση της Power Platform και στην αναγνώριση εγγράφων με βάση την AI. Η εντολή απαιτούσε μια υλοποίηση χαμηλού κώδικα χρησιμοποιώντας αγορασμένες άδειες Microsoft 365, ασφαλή πρόσβαση βάσει ρόλων, ενσωμάτωση με το 1C και ένα AI chat-bot για βοήθεια σε ερωτήματα για διανοητικά έγγραφα.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η LUCENT PETROLEUM επέλεξε μια προσέγγιση βασισμένη στη Microsoft επειδή ο οργανισμός χρησιμοποιούσε ήδη το Microsoft 365 και ήθελε μια στενά ενσωματωμένη λύση που θα αξιοποιούσε την υπάρχουσα ταυτότητα, τη συνεργασία στα Teams και την αδειοδότηση. Η Power Platform παρέχει ταχύτητα χαμηλού κώδικα και έτοιμους συνδέσμους που μειώνουν τον κίνδυνο υλοποίησης, διατηρώντας παράλληλα την ασφάλεια και τη διαχείριση της επιχείρησης σύμφωνα με τις πρακτικές του συνεργάτη Dynamics 365.

Η Awara IT πρότεινε το Approvy στις Power Apps επειδή επέτρεψε την ταχεία παράδοση ροών εργασιών έγκρισης, ροών Power Automate για δρομολογημένες εγκρίσεις και υπηρεσιών AI Builder/AI για αναγνώριση εγγράφων. Η επιλογή της στοίβας της Microsoft εξασφάλισε μελλοντική επεκτασιμότητα προς τις μονάδες Dynamics 365 Finance/Customer Engagement εάν ο πελάτης αποφασίσει να επεκτείνει την αυτοματοποίηση ERP ή CRM.

Υλοποιημένες ενότητες

• Power Apps (Canvas) – UI εγκρίσεων (Approvy)
• Power Automate – ροές έγκρισης, ειδοποιήσεις και κλιμακώσεις
• Dataverse – μεταδεδομένα εγγράφων και αρχεία καταγραφής ελέγχου
• AI Builder / Azure Cognitive Services – OCR και ταξινόμηση εγγράφων
• Power Virtual Agents – chatbot AI για διανοητικά έγγραφα
• Ενοποίηση του Teams – εγκρίσεις και ειδοποιήσεις εντός περιβάλλοντος
• Ασφάλεια βάσει ρόλων & ενοποίηση με το Microsoft Entra

Ενσωματώσεις

• 1C (οικονομικά) μέσω API/middleware για συμφωνία τιμολογίων και πληρωμών
• Microsoft Teams για εμπειρία εγκρίνοντα και ειδοποιήσεις
• Microsoft 365 / Exchange για email και ημερολόγιο
• Azure Blob Storage για αποθήκευση εγγράφων (ασφαλές)
• Azure Cognitive Services για προηγμένη OCR και εξαγωγή οντοτήτων

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η εφαρμογή περιλάμβανε υποστήριξη ρωσικής και αγγλικής γλώσσας διεπαφής χρήστη (UI) για να ταιριάζει στις προτιμήσεις των χρηστών σε όλο το Καζακστάν. Η Awara IT διασφάλισε ότι τα ίχνη ελέγχου, τα μεταδεδομένα διατήρησης και τα βήματα ηλεκτρονικής υπογραφής πληρούσαν τις πρακτικές εταιρικής τήρησης αρχείων του Καζακστάν και τις εσωτερικές απαιτήσεις συμμόρφωσης. Όπου απαιτήθηκε, η λύση σχεδιάστηκε για να διαλειτουργεί με τις τοπικές διαδικασίες ψηφιακής υπογραφής του πελάτη και να εξάγει ελεγχόμενα αρχεία κατάλληλα για σκοπούς νομοθετικής αναθεώρησης και εσωτερικού ελέγχου.

Επιχειρηματική αξία

Με την υλοποίηση του Approvy στην Power Platform, η LUCENT PETROLEUM μείωσε τους χρόνους παράδοσης των εγκρίσεων και τον λειτουργικό κίνδυνο που προκαλείται από τη χειροκίνητη δρομολόγηση και τα ασυνεπή μεταδεδομένα. Η εταιρεία βελτίωσε την προβλεψιμότητα της ταμειακής ροής μειώνοντας το χρόνο από το τιμολόγιο έως την ετοιμότητα πληρωμής και μείωσε τις νομικές/οικονομικές τριβές μέσω ελεγχόμενων διαδρομών έγκρισης προσβάσιμων από τα Teams και το Dataverse.

Η αξιοποίηση των υπαρχουσών αδειών Microsoft 365 και η προσέγγιση παράδοσης Power Platform της Awara IT διατήρησε χαμηλό το κόστος υλοποίησης και το χρόνο έναρξης, ενώ παράλληλα διατήρησε ένα μονοπάτι αναβάθμισης σε Dynamics 365 Finance ή Customer Engagement εάν η επιχείρηση επιλέξει να επεκτείνει την αυτοματοποίηση ERP ή CRM.