Οικοσύστημα Dynamics 365: Power Apps & Copilot για το HR της Santo

Η Santo, μια φαρμακευτική εταιρεία και μέλος του Polpharma Group, ανέθεσε στην Awara IT να παραδώσει ένα γρήγορο, πραγματιστικό κανάλι υποστήριξης HR βασισμένο στην Microsoft Power Platform και το Copilot Studio. Το έργο—με την επωνυμία Access Me—συνδύαζε ένα front end Power Apps, μετατροπικές απαντήσεις βασισμένες στο Copilot και περιεχόμενο βασισμένο στο SharePoint για την παροχή υποστήριξης HR πρώτης γραμμής στους εργαζόμενους στο Καζακστάν.

Η Awara IT επικεντρώθηκε σε μετρήσιμα αποτελέσματα: μείωση του χρόνου απόκρισης του HR, αύξηση της επίλυσης στην πρώτη επαφή για κοινά ερωτήματα, τυποποίηση των ροών εργασίας αξιολόγησης προσωπικού και παροχή διαφανούς αναφοράς για τους διευθυντές. Η λύση σχεδιάστηκε για να προσφέρει μια λειτουργική δυνατότητα υποστήριξης πρώτης γραμμής εντός ενός μήνα και πλήρεις ροές εργασίας αξιολόγησης και αναφοράς λίγο αργότερα, αξιοποιώντας την ευρύτερη συμβατή με το Dynamics 365 στοίβα της Microsoft για μελλοντική ενοποίηση με συστήματα HR/Finance.

Πελάτης / Κλάδος / Χώρα

Η Santo είναι μια φαρμακευτική εταιρεία με έδρα το Καζακστάν και μέλος του Polpharma Group. Το έργο στόχευε τη λειτουργία HR της εταιρείας στις δραστηριότητές της στο Καζακστάν, εξυπηρετώντας έναν μεσαίου μεγέθους πληθυσμό εργαζομένων εντός ενός ρυθμιζόμενου φαρμακευτικού περιβάλλοντος στην περιοχή της Μέσης Ανατολής.

Επιχειρηματική πρόκληση

Το HR της Santo αντιμετώπιζε επανειλημμένα αιτήματα μεγάλου όγκου από εργαζόμενους σχετικά με διαδικασίες ρουτίνας (άδειες, αξιολογήσεις απόδοσης, προτάσεις ανάπτυξης καριέρας) που κατανάλωναν το χρόνο των ειδικών HR και καθυστερούσαν τις απαντήσεις σε εργασίες υψηλότερης αξίας. Η γνώση βρισκόταν σε έγγραφα και emails, και οι διευθυντές δεν είχαν έναν απλό τρόπο να συλλέξουν δομημένα δεδομένα αξιολόγησης ή να δημιουργήσουν διαφανείς αναφορές.

Ο οργανισμός απαιτούσε έναν γρήγορο, ασφαλή μηχανισμό για την παροχή απαντήσεων πρώτης γραμμής και την ψηφιοποίηση των αξιολογήσεων των εργαζομένων και των ερωτηματολογίων των διευθυντών. Ο χρόνος παράδοσης ήταν κρίσιμος: η Santo ζήτησε δυνατότητα υποστήριξης πρώτης γραμμής εντός ενός μήνα και μια εφαρμογή αξιολόγησης έτοιμη για παραγωγή λίγο αργότερα. Η λύση έπρεπε επίσης να ευθυγραμμιστεί με την ασφάλεια της επιχείρησης, τον έλεγχο και την ετοιμότητα για μελλοντικές ενσωματώσεις Dynamics 365.

Γιατί επιλέχθηκε το Dynamics 365

Η Santo επέλεξε το οικοσύστημα της Microsoft—Power Platform συν Copilot Studio—επειδή παρέχει ταχεία ανάπτυξη εφαρμογών, εγγενείς συνδέσεις με το SharePoint και το Microsoft 365, και μια σαφή πορεία αναβάθμισης σε ενότητες Dynamics 365 (HR, Finance) εάν απαιτείται βαθύτερη ενσωμάτωση ERP/HRIS. Η επιλογή της τεχνολογίας της Microsoft ελαχιστοποίησε τον κίνδυνο ενσωμάτωσης με τα υπάρχοντα εργαλεία ταυτότητας και συνεργασίας (Azure AD, Teams) που χρησιμοποιούνται ήδη σε όλο τον όμιλο.

Η Awara IT συνέστησε την προσέγγιση ευθυγραμμισμένη με το Dynamics 365 για να διασφαλίσει ότι τα μοντέλα δεδομένων και διαδικασιών θα μπορούσαν αργότερα να αντιστοιχιστούν στο Dynamics 365 HR ή Finance and Operations. Αυτή η στρατηγική διατήρησε την ικανότητα της Santo να επεκταθεί πέρα από μια μεμονωμένη λύση, ενώ παράλληλα παρείχε τον άμεσο επιχειρηματικό στόχο: ένα ανταποκρινόμενο, ελεγχόμενο κανάλι υποστήριξης HR και δομημένες ροές εργασίας αξιολόγησης.

Υλοποιημένες ενότητες

• Power Apps—Εφαρμογή Access Me για εργαζόμενους
• Copilot Studio—μετατροπικές απαντήσεις HR πρώτης γραμμής
• Power Automate—ενορχήστρωση ροής εργασιών και εγκρίσεις
• Dataverse—κεντρικά δεδομένα αξιολόγησης HR
• SharePoint—αποθήκευση εγγράφων και βάση γνώσεων
• Azure AD—έλεγχος ταυτότητας και έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων
• Power BI—αναφορές διευθυντών και πίνακες εργαλείων

Ενσωματώσεις

• Βιβλιοθήκες εγγράφων SharePoint για πολιτικές και φόρμες HR
• Azure AD για ενιαία σύνδεση και παροχή ρόλων
• Email/Outlook για ειδοποιήσεις και δρομολόγηση κλιμάκωσης
• Προαιρετικά έτοιμα για εξαγωγή ωφέλιμα φορτία για μετέπειτα ενσωμάτωση Dynamics 365 HR/Finance

Τοπική προσαρμογή & συμμόρφωση

Η υλοποίηση ακολούθησε τις προσδοκίες προστασίας δεδομένων του Καζακστάν για τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, εφαρμόζοντας ελέγχους πρόσβασης βάσει ρόλων, κρυπτογράφηση σε αδράνεια και εν κινήσει, και καταγραφή ελέγχου. Η Awara IT συνεργάστηκε με τις νομικές και IT ομάδες της Santo για να ελαχιστοποιήσει τη μεταφορά ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων και να διατηρήσει τα αρχεία αξιολόγησης εντός των συμφωνημένων ορίων αποθήκευσης. Η υποστήριξη γλώσσας και περιφερειακής μορφοποίησης (υποστήριξη γλώσσας Καζάκικων/Ρωσικών, μορφές ημερομηνίας και αριθμών) εφαρμόστηκε στο UI των Power Apps για να ανταποκριθεί στις προσδοκίες των τοπικών χρηστών.

Επιχειρηματική αξία

Με την παράδοση του Access Me, η Awara IT επέτρεψε στην Santo να αυτοματοποιήσει τις αλληλεπιδράσεις HR μεγάλου όγκου γρήγορα και με ασφάλεια. Η συνδυασμένη λύση Power Apps και Copilot μείωσε τους χρόνους απόκρισης ρουτίνας, αύξησε την επίλυση στην πρώτη επαφή και τυποποίησε τη συλλογή δεδομένων αξιολόγησης προσωπικού. Οι διευθυντές απέκτησαν ορατότητα σε πραγματικό χρόνο των αξιολογήσεων και των προτάσεων ανάπτυξης μέσω αυτοματοποιημένης αναφοράς.

Κριτικά, η λύση υλοποιήθηκε εντός του φιλικού προς τη Microsoft/Dynamics 365 οικοσυστήματος, το οποίο διατηρεί την επιλογή της Santo να ενσωματώσει δεδομένα αξιολόγησης και ιστορικό υποθέσεων HR με ενότητες Dynamics 365 HR ή Finance σε μεταγενέστερη φάση. Το αποτέλεσμα είναι άμεση λειτουργική αποδοτικότητα και μια σαφής τεχνική πορεία για μελλοντική ενοποίηση HRIS.